5 wskazówek: Jak skutecznie prowadzić negocjacje windykacyjne?
19.03.2018

5 wskazówek: Jak skutecznie prowadzić negocjacje windykacyjne?

Prewindykacja należności, czyli tak zwana windykacja miękka, cieszy się w dzisiejszych czasach dużą popularnością. Firmy zainteresowane odzyskaniem należności od nieterminowych kontrahentów przywiązują dużą wagę do etapu windykacji miękkiej, ponieważ prawidłowe przeprowadzanie działań na tym etapie, których skutkiem jest spłata zadłużenia, pozwala uniknąć kosztów związanych z dochodzeniem należności na drodze sądowej.

Jednym z elementów szeroko pojętej windykacji miękkej negocjacje windykacyjne. Prowadzenie negocjacji z dłużnikami zawsze opiera się na pewnych ustalonych zasadach, które porządkują cały proces, zwiększają jego efektywność, zwiększają prawdopodobieństwo spłaty należności bez konieczności jej dochodzenia na drodze sądowej, a w rezultacie pozwalają uniknąć problemów finansowych w swojej firmie.

Jakich błędów należy unikać prowadząc windykację miękką? Co musimy wiedzieć aby negocjacje z dłużnikami były bardziej skuteczne? I wreszcie - jak monitorować należności i negocjować spłatę a jednocześnie utrzymać dobre relacje z klientem?

Oto 5 podstawowych zasad, o których musisz pamiętać, jeśli prowadzisz negocjacje z dłużnikami.

1. Rzetelna informacja podstawą kontaktu.

Przygotowując się do negocjacji z dłużnikiem, zanim nawiążemy kontakt, powinniśmy zebrać informacje, które będą nam niezbędne do przeprowadzenia windykacji, tj nazwę firmy, adres, NIP, wielkość zadłużenia oraz termin jego przedawnienia. Kluczową kwestią jest również osoba kontaktowa po stronie dłużnika. Kierowanie korespondencji do niewłaściwej osoby często przedłuża proces ściągania długu oraz przedłuża tą sprawę w czasie. Powinna być to osoba upoważniona do zajmowania się zaległymi płatnościami. Dane te powinniśmy posiadać już na etapie wystawiania faktury. Rzetelność oraz dokładność w kontaktach z klientem na poprzednich etapach realizacji zamówienia zaprocentuje w przypadku ściągania należności w przypadku nieterminowych płatności.
 

2. Wykaż się odrobiną empatii…

Gdy już prowadzimy negocjacje windykacyjne - szacunek do osoby, z którą kontaktujemy się w sprawie spłaty zadłużenia pomoże nam zbudować atmosferę, która sprzyja polubownemu jej załatwieniu. Nie rzadko zdarza się, że opóźnienie w płatności wynika z niedopatrzenia, nie zaś z działania celowego. Ton głosu czy też wypowiedzi powinien być stanowczy ale nie wyrażający negatywnych emocji. Wyraźmy zaniepokojenie zaistniałą sytuacją. Pamiętajmy, że w tej sytuacji nie ma wygranych i przegranych – podstawą relacji z dłużnikiem powinno być partnerstwo stron. Najbardziej odpowiednią osobą do egzekwowania należności jest windykator posiadający umiejętności psychologiczne, potrafiący zmotywować dłużnika do zapłacenia długu i zawarcia ugody bez użycia gróźb czy przemocy słownej.
 

3.… stosuj jednak zasadę ograniczonego zaufania.

Gdy powadzisz negocjacje windykacyjne - pamiętaj, co jest Twoim celem. Skup się na konkretnych ustaleniach – wyznacz formę i datę spłaty zadłużenia lub datę następnego kontaktu. Przygotuj się na próby manipulacji ze strony dłużnika – np. poprzez budzenie współczucia w związku z zaistniałą sytuacją, udawanie „dobrej woli” spłaty długu, próbę wydłużenia terminu a nawet kłamstwo.
 

4. Nigdy nie pytaj CZY dłużnik spłaci dług, ale KIEDY to zrobi.

Spłata długu jest jego obowiązkiem. Negocjacje windykacyjne są kluczowym elementem ściągania długu - zwracaj uwagę na słowa, których używasz. Twój partner może błyskawiczne wyczuć Twoją niepewność czy zawahanie.
 

5. Sankcje? Bądź przygotowany na ich wyznaczenie i zrealizowanie.

Negocjacje windykacyjne to również sankcje. W przypadku, kiedy występują trudności ze ściągnięciem należności, przygotuj oraz poinformuj dłużnika o tym, jak wygląda tzw. spirala windykacyjna – jakie będą kolejne kroki, które podejmiesz w celu odzyskania należności, jeżeli windykacja polubowna nie przyniesie oczekiwanych efektów. Bardzo ważnym aspektem jest zdolność i gotowość do wprowadzenia w życie sankcji, które były zapowiedziane – nie możesz być niesłownym, ponieważ dłużnik przestanie traktować cię poważnie. Kolejnym krokiem w spirali windykacyjnej może być np. wpisanie firmy zalegającej z płatnością do jednego z rejestru dłużników, np. Krajowego Rejestru Dłużników, Krajowego Rejestru Długów czy Biura Informacji Gospodarczej.

Prowadząc negocjacje z dłużnikami zawsze pamiętaj, że celem wszystkich podejmowanych przez ciebie działań, negocjacji i rozmów z dłużnikami jest doprowadzenie do spłaty, bez konieczności kierowania sprawy do sądu i przy zachowaniu dobrych relacji z klientem.

  • Interesuje Cię ten temat?
  • Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób skutecznie odzyskiwać należności na drodze negocjacji  i jakich błędów nie popełniać? 
  • Chcesz przećwiczyć w praktyce umiejętność prowadzenia skutecznej rozmowy z dłużnikiem?

Przyjdź na nasze szkolenie z prowadzenia rozmów windykacyjnych. Całość szkolenia oparta jest na warsztatach, dyskusji i ćwiczeniach z omówieniem. Mini-wykłady stanowią maksymalnie 25% czasu szkolenia. Sukces jest wynikiem właściwej decyzji – nie czekaj, zapisz się już teraz!