Ustawa o doręczeniach elektronicznych, czyli e-doręczenia po zmianach
20.09.2021
Ustawa o doręczeniach elektronicznych, czyli e-doręczenia po zmianach

Mimo że pandemia pokrzyżowała plany ustawodawcy i opóźniła prace nad nowymi regulacjami, to ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, wkrótce wchodzi w życie. Warto już teraz przygotować się na nadchodzące przepisy. Zapraszamy do zapoznania się z najważniejszymi zmianami, które ustawa ta wprowadza.

Kogo dotyczy nowa ustawa o doręczeniach elektronicznych?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wyróżnia kilka grup podmiotów, które zostaną nią objęte. Przede wszystkim regulacje będą dotyczyły wszystkich obywateli, by umożliwić im kontakt z administracją publiczną bez użycia poczty tradycyjnej. Usługi przewidziane przez ustawę są dla obywateli dobrowolne i bezpłatne. Do korzystania z e-doręczeń zobowiązane będą zaś wszystkie jednostki sektora finansów publicznych oraz przedsiębiorstwa prywatne.

Kiedy wchodzi w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych?

Kiedy wchodzi w życie ustawa o e-doręczeniach?

15 czerwca 2021 r. uchwalono ustawę o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych. Jej głównym celem była zmiana pierwotnie przewidzianych terminów wejścia w życie poszczególnych regulacji zapisanych w ustawie.

Według nowelizacji ustawa o doręczeniach wchodzi w życie z dniem 5 października 2021 r. Od tego dnia będzie możliwość złożenia wniosku o adres do doręczeń elektronicznych.

Zmieniono także terminy obligatoryjnego rozpoczęcia stosowania e-doręczeń dla poszczególnych podmiotów. Obecnie kształtują się one następująco:

  • przedsiębiorcy wpisani do KRS, administracja rządowa, a także ZUS, KRUS i NFZ: 5 lipca 2022 r.
  • agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk, państwowe i samorządowe instytucje kultury: 1 stycznia 2023 r.
  • jednostki samorządu terytorialnego: 1 stycznia 2024 r.
  • sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna: 1 października 2029 r.

W ustawie czytamy także, że do dnia 30 września 2029 r. jest możliwa korespondencja między podmiotami publicznymi przy użyciu elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP. Korespondencja przy użyciu tego sposobu pomiędzy podmiotem publicznym i prywatnym jest natomiast możliwa do czasu zaistnienia obowiązku stosowania ustawy przez ten podmiot publiczny.

Jakie zmiany wprowadza ustawa o e-doręczeniach?

Ustawa o e-doręczeniach wprowadza publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publiczną usługę hybrydową. Jak czytamy w ustawie, ma ona na celu określenie zasad i warunków świadczenia obu wspomnianych typów usług publicznych.

E-doręczenia po zmianach to temat jednego ze szkoleń J.G. Training.Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego to sposób dostarczania korespondencji między podmiotami publicznymi, a osobami indywidualnymi lub przedsiębiorcami. Następuje ono przy użyciu elektronicznych środków przekazu, lecz ma tę samą rangę, co dotychczasowe dostarczanie poczty tradycyjnej. Wszystkie tak przekazywane przesyłki będą zawierały podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną urzędu.

Każdy podmiot objęty ustawą otrzyma jeden unikalny adres do doręczeń elektronicznych, a wraz z nim skrzynkę do e-doręczeń. W przypadku przedsiębiorców adres elektroniczny utworzony na potrzeby doręczeń związanych z działalnością gospodarczą będzie niezależny od adresu utworzonego na potrzeby doręczeń do tej osoby, niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli wymaga tego struktura organizacyjna, jednostka publiczna może wnioskować o utworzenie więcej niż jednego adresu do doręczeń elektronicznych. Zawsze jednak jednostka ta musi wskazać adres główny.

By adres do doręczeń elektronicznych został utworzony, poszczególne podmioty zobowiązane będą do złożenia odpowiedniego wniosku w formie on-line (dla niektórych podmiotów stanie się to automatycznie). Ustawa określa, jakie dane – w zależności od typu wnioskującego - powinny znaleźć się w dokumencie. Dodatkowo wniosek taki musi być podpisany odpowiednio: kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem uprawnionej osoby fizycznej. Ustawodawca określił także ewentualne załączniki niezbędne do złożenia wniosku.

Adresy do doręczeń elektronicznych będą rejestrem publicznym zgromadzonym w bazie adresów elektronicznych. Ustawa określa, jakie dane każdego z typów podmiotów, będą gromadzone w ramach wspomnianej bazy. Będą to między innymi: nazwa, NIP, REGON, siedziba i adres, adres do korespondencji i inne.

Adresy elektroniczne osób fizycznych wprowadzane będą do bazy na okres 3 lat z możliwością przedłużenia na podstawie oświadczenia woli składanego on-line. Adresy przedsiębiorstw znajdą się w bazie na czas prowadzenia działalności lub wykonywania zawodu. Dla pozostałych podmiotów, głównie publicznych, wpis adresu będzie bezterminowy.

W określonych sytuacjach adresy mogą zostać automatycznie wykreślone z bazy. Są to takie przypadki, jak na przykład śmierć osoby fizycznej, zniesienie lub likwidacja podmiotu publicznego czy wykreślenie podmiotu niepublicznego z Centralnej Ewidencji i Informacji i Działalności Gospodarczej.

Mimo że ustawodawca dąży do maksymalnej elektronizacji korespondencji, istnieją jednak dokumenty wyłączone z ustawy. Są to między innymi dokumenty zawierające informacje niejawne, dotyczące zamówień publicznych czy robót budowlanych.

Wkrótce nastąpią ważne zmiany w przepisach o doręczeniach elektronicznych.Operator wyznaczony

W ustawie o doręczeniach elektronicznych znajdujemy także informacje na temat operatora wyznaczonego w drodze konkursu do świadczenia usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W okresie przejściowym, czyli do dnia 31 grudnia 2025 r., obowiązki operatora wyznaczonego pełni Poczta Polska. 

Operator wyznaczony odpowiedzialny jest między innymi za zabezpieczenie wysyłania i otrzymywania danych w sposób wykluczający możliwość zewnętrznej ingerencji. Do wyznaczonego operatora należy także przechowywanie danych w ramach gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń. Pojemność ta zostanie określona rozporządzeniem. Uwzględniony zostanie przy tym charakter i sposób funkcjonowania podmiotów publicznych.

Istotnym obowiązkiem operatora wyznaczonego jest wystawianie dowodów wysłania i otrzymania korespondencji elektronicznej. W przypadku podmiotu niepublicznego dowód otrzymania wystawiany jest po odebraniu korespondencji lub, jeśli odbiór nie nastąpił, automatycznie po 14 dniach od wpłynięcia korespondencji. W przypadku zaś podmiotu publicznego dowód taki wystawiany jest po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych. „Odebranie” rozumiane jest jako każde działanie adresata powodujące możliwość zapoznania się z treścią odebranego dokumentu. „Wpłynięcie” natomiast to, według ustawodawcy, zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie dokumentu.

Publiczna usługa hybrydowa

Inną formą umożliwiającą doręczenia korespondencji, którą przewiduje ustawa o e-doręczeniach, jest publiczna usługa hybrydowa. Jest ona uzupełnieniem opisanej wyżej publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Może być stosowana w sytuacjach, gdy elektroniczny sposób dostarczenia korespondencji jest niewystarczający, np. w przypadku osób wykluczonych cyfrowo.

Dokumenty w ramach tej usługi dostarczane będą dwuetapowo. Najpierw nastąpi dostarczenie elektroniczne. Następnie dokument zostanie przekształcony w formę papierową za pomocą zautomatyzowanej linii wydruków, pakowania i kopertowania. Wszystko z zachowaniem tajemnicy pocztowej. Obie formy – elektroniczna i tradycyjna, będą miały identyczną moc prawną.

Ustawodawca przewidział wyjątki, które nie mogą zostać objęte usługą hybrydową. Chodzi o przypadki, gdy nie ma możliwości przekształcenia korespondencji z elektronicznej w tradycyjną, np. pliki audiowizualne, grafiki 3D itp. W takiej sytuacji operator zobowiązany jest poinformować nadawcę o tym fakcie drogą on-line.

Operator zobowiązany jest do potwierdzenia daty i czasu wykonania czynności przekształcenia dokumentu z elektronicznego w tradycyjny. Szczegóły wykonania usługi hybrydowej, takie jak dokładny sposób przekształcenia, terminy itp., ustawodawca przekaże w formie rozporządzenia.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje także możliwość złożenia reklamacji w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz usługi hybrydowej. Określa także sytuacje, w których ze strony operatora przysługuje nadawcy lub odbiorcy odszkodowanie, np. w przypadku niedoręczenia przesyłki lub opóźnienia w jej dostarczeniu.

By poznać szczegóły ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz odpowiednio przygotować swoją organizację na wdrożenie zmian, zapraszamy na szkolenia:

Ustawa o doręczeniach elektronicznych - nowe regulacje prawne od 5 października 2021 r.

Sprawdź aktualne terminy TUTAJ>>