Członkowie Unii Europejskiej, w tym Polska, zobowiązani są regularnie dostosowywać swoje prawo do uregulowań unijnych. Dotyczy to między innymi dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywy o sygnalistach lub dyrektywy o ochronie sygnalistów. Czas na jej implementację Unia Europejska wyznaczyła do 17 grudnia 2021 roku. Polski rząd nie zdążył jednak przygotować odpowiednich regulacji na czas. Kogo dotyczy dyrektywa o sygnalistach, na jakim etapie są prace oraz co i kiedy zmieni się w prawie polskim? Przeczytaj poniżej.
KIEDY USTAWA O SYGNALISTACH? AKTUALIZACJA NA KWIECIEŃ 2022
Dyrektywa o ochronie sygnalistów miała zostać wdrożona do 17 grudnia 2021 roku. Terminu tego jednak nie udało się dotrzymać. Ostatnia informacja pochodząca ze źródeł rządowych mówiła, że ustawa o sygnalistach zostanie przyjęta w pierwszym kwartale 2022 roku. Prace jednak wciąż trwają.
Kto to jest sygnalista i czego dotyczy dyrektywa o sygnalistach?
Sygnalista to każda osoba zgłaszająca „sygnały” o nieprawidłowościach w ramach funkcjonowania jednostki publicznej lub przedsiębiorstwa – naruszeniach prawa Unii Europejskiej. Sygnalistą może być więc nie tylko pracownik podmiotu, którego zgłoszenie dotyczy, lecz także np. były pracownik, osoba starająca się o pracę w danej jednostce, stażysta, wolontariusz, wspólnik, współpracownik, osoba wykonująca dzieło lub zlecenie na rzecz podmiotu – zarówno wykonawca jak i podwykonawca, dostawca. W praktyce oznacza to prawie każdą osobę mającą styczność z tym podmiotem.
Dyrektywa o ochronie sygnalistów jest odrębnym aktem prawnym, który powinien być zaimplementowany na grunt państwowy poszczególnych członków Unii. Do tej pory w Polsce przepisy dotyczące tego obszaru funkcjonowały w ramach różnych aktów legislacyjnych, m.in. w prawie pracy, kodeksie postępowania administracyjnego czy ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Brakowało jednego aktu prawnego, który zbierałby uregulowania dotyczące sygnalistów i zapewniał im realną ochronę.
Jak czytamy w dokumencie, celem dyrektywy o ochronie sygnalistów „jest poprawa egzekwowania prawa i polityk Unii w określonych dziedzinach poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających wysoki poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.”.
|
NAJNOWSZĄ AKTUALNĄ WIEDZĘ O OCHRONIE SYGNALISTÓW UZYSKASZ NA SZKOLENIU: |
Na jakim etapie jest implementacja dyrektywy o ochronie praw sygnalistów?
W grudniu 2020 roku Minister Rozwoju, Pracy i Technologii został wyznaczony jako odpowiedzialny za wdrożenie nowych uregulowań. Następnie Minister ten powołał Zespół ds. przygotowania regulacji w związku z implementacją Dyrektywy. W październiku 2021 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa z dnia 14 października 2021 roku. Aktualnie projekt jest na etapie opiniowania. Unia Europejska podała 17 grudnia 2021 roku jako datę graniczną. Polska nie dotrzymała jednak narzuconego terminu. Prace dalej trwają, a ze strony rządzącej pojawiają się głosy, że ustawa o ochronie sygnalistów zostanie przyjęta w pierwszym kwartale 2022 roku. Konkretnej daty jednak wciąż nie znamy.
Większość uregulowań, które wprowadza dyrektywa o sygnalistach, jest dla państw członkowskich obligatoryjna. W niektórych Unia Europejska pozostawia pewną dowolność. Część przepisów może zostać rozszerzona na gruncie systemów prawnych poszczególnych członków. Już teraz jednak można przygotować się do wielu zmian, które w najbliższym czasie nastąpią.
Kogo obejmuje dyrektywa o ochronie praw sygnalistów? Nie tylko duże firmy!
Docelowo nowe obowiązki wynikające z dyrektywy o ochronie sygnalistów dotyczyć mają wszystkich jednostek publicznych (w tym podmiotów im podległych) oraz przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 50 pracowników.
Unia Europejska przewidziała dwa etapy wdrożenia przepisów na gruncie legislacyjnym państw członkowskich, a więcej szczegółów ujawnia projekt ustawy krajowej o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Termin pierwszego etapu uzależniony jest od uchwalenia ustawy krajowej, który mija 17 grudnia 2021 roku. Ustawa powinna wejść w życie w ciągu dwóch tygodni, najpóźniej więc od 1 stycznia 2022 roku.
Od tego momentu organy administracji publicznej zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz przedsiębiorstwa zatrudniające ponad 250 pracowników będą zobowiązane do podjęcia szeregu działań obejmujących m.in. opracowanie regulaminu przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, ustanowienia kanałów przyjmowania zgłoszeń, wyznaczenia niezależnego podmiotu zajmującego się ich obsługą i wyjaśnianiem, czy też prowadzenia rejestru wpływających spraw.
Na kolejnym etapie, to znaczy od 17 grudnia 2023 roku, dołączą do nich mniejsze przedsiębiorstwa, zatrudniające powyżej 50 pracowników. Nie oznacza to jednak, że warto zwlekać z wdrożeniem odpowiednich procedur. Obok zgłoszeń wewnętrznych przewidziano bowiem dwa niezależne kanały - zgłoszenia zewnętrzne: do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz do Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów), a także w pod pewnymi warunkami w trybie ujawnienia publicznego. Nie można wykluczyć, że zgłoszenia w tych trybach nie będą dotyczyły podmiotów, które mają jeszcze czas na przygotowanie wewnętrznych regulacji.
Czego dotyczy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa?
Dyrektywa o ochronie sygnalistów określa zakres naruszeń, co do których przepisy (także wewnątrz państw członkowskich) muszą się odnosić. Unia pozostawia jednak dowolność w rozszerzaniu zakresu przedmiotowego naruszeń prawa. Z możliwości tej prawdopodobnie skorzysta polski ustawodawca, gdyż w projekcie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa podaje szerszy niż dyrektywa katalog naruszeń w odpowiadających wymienionym w dyrektywie dziedzinach prawa krajowego. Zakresem przepisów objęte są zgłoszenia dotyczące:
- zamówień publicznych
- usług, produktów i rynków finansowych
- zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
- bezpieczeństwa transportu
- ochrony środowiska
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
- bezpieczeństwa żywności i pasz
- zdrowia i dobrostanu zwierząt
- zdrowia publicznego
- ochrony konsumentów
- ochrony prywatności i danych osobowych
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
- interesów finansowych Unii Europejskiej
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
Co więcej, ustawodawca przewidział możliwość rozszerzenia powyższego katalogu przez pracodawcę. Może on dodatkowo ustanowić w regulaminie zgłaszanie innych naruszeń niż wskazane powyżej, w tym dotyczących obowiązujących u tego pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
Jakie obowiązki nakłada dyrektywa o sygnalistach?
Głównym celem dyrektywy o sygnalistach jest zapewnienie im należytej ochrony oraz anonimowości. Mogą oni zgłaszać nieprawidłowości korzystając z trzech kanałów raportowania: wewnętrznego, zewnętrznego (do wyodrębnionych organów administracji publicznej) lub publicznego (do informacji publicznej). W pierwszej kolejności powinni jednak wykorzystać kanał wewnętrzny.
Polski projekt ustawy zakłada, że na gruncie Polskim organem centralnym odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych będzie Rzecznik Praw Obywatelskich. Jego zadaniem będzie dokonywanie wstępnej weryfikacji zgłoszeń i kierowanie ich do właściwych organów.
Odpowiednie funkcjonowanie wewnętrznego kanału raportowania powinien zapewnić pracodawca. Kanał taki może być w pełni elektroniczny, jednak może to być też tradycyjna skrzynka podawcza lub linia telefoniczna – decyzja należy do pracodawcy. Może on ponadto wyznaczyć do realizacji tego zadania dział lub osobę wewnątrz firmy, opłacić odpowiedni system informatyczny przygotowany do tego celu lub zlecić jego realizację firmie zewnętrznej, np. kancelarii prawnej.
Niezależnie od dokonanych wyborów kanał taki ma zapewnić bezpieczeństwo i anonimowość każdemu sygnaliście. Na czym polega ochrona sygnalistów? Przede wszystkim osoby zatrudnione u pracodawcy, którego dotyczy zgłoszenie, będą chronione przed zwolnieniem. Pracodawca taki nie będzie mógł też rozwiązać innych umów: z dostawcami, współpracownikami, wykonawcami i innymi podmiotami, zgłaszającymi nieprawidłowości, przed upłynięciem przewidzianego w umowie terminu zakończenia współpracy.
Zwolnienie czy zakończenie współpracy przed upływem terminu nie jest jednak jedyną formą działań odwetowych, którym przeciwdziałać ma dyrektywa. Są to także groźby wszelkich działań odwetowych oraz represje, takie jak: degradacja ze stanowiska, przymusowy urlop bezpłatny, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie szkoleń i innych benefitów dla sygnalisty, nakładanie kar, nagan, wykluczenie, dyskryminacja i inne.
Do zgłoszeń mogą mieć dostęp wyłącznie wyznaczeni przez pracodawcę, uprawnieni, bezstronni pracownicy. Poza odebraniem zgłoszenia są oni zobowiązani do rozpatrywania, analizowania i oceny prawdziwości tych zgłoszeń. Czas na te działania wynosi nie więcej niż 3 miesiące od dnia dokonania zgłoszenia. W przypadku weryfikacji pozytywnej pracodawca zobowiązany jest do działań naprawczych w tym zakresie oraz dołożenia wszelkich starań, by podobne naruszenia nie powtórzyły się w przyszłości.
Dyrektywa o sygnalistach nakłada także obowiązki w zakresie monitoringu skuteczności kanałów wewnętrznych. Należy w tym celu prowadzić ewidencję każdego zgłoszenia otrzymanego poprzez wewnętrzny kanał raportowania. Szczegóły prowadzenia monitoringu nie są określone w dyrektywie. Być może usystematyzuje je ustawa na gruncie polskim. Wiadomo natomiast, że minimum raz na trzy lata organy kontrolujące przeprowadzą audyt funkcjonowania wewnętrznego kanału raportowania w każdej jednostce zobowiązanej do jego prowadzenia.
Państwa członkowskie w ustawach implementujących dyrektywę o ochronie sygnalistów zobowiązane są do ustanowienia sankcji za naruszenia zgłaszane przez sygnalistów. Unia nie precyzuje jednak ich wymiaru, który powinien być dostosowany do warunków każdego z państw. Podaje jedynie, że powinny one być „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające”. W polskim projekcie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa za wszystkie rodzaje naruszeń przewidziana jest taka sama kara: grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.
Sankcje karne przewidziane są za: utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych, naruszenie obowiązku zachowania poufności, dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia lub publiczne ujawnienie nieprawdziwych informacji. Ostatnim przypadkiem, zagrożonym taką samą karą, jest brak procedur i regulaminu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w jednostce. Odpowiedzialność w tym zakresie ciążyć będzie na kierownikach i menedżerach. Biorąc pod uwagę terminy i prawdopodobne krótkie vacatio legis ustawy, odpowiednie procedury i dokumenty dotyczące sygnalistów, takie jak regulamin, powinny być gotowe już dziś.
Jak przygotować się na zmiany dotyczące sygnalistów?
Jak dowiadujemy się z badania ARC Rynek i Opinia przeprowadzonego na zlecenie polskiej spółki braf.tech, aż 44% podmiotów publicznych i 35% przedsiębiorstw nie zaplanowało jeszcze, w jaki sposób będą zajmować się zgłoszeniami od sygnalistów po zmianach. Dostosowanie do nowych zasad będzie wymagało czasu i zabezpieczenia odpowiednich funduszy na ten cel. Mimo że nie znamy jeszcze projektu polskiej ustawy, wiemy, co zmieni się na pewno. Odpowiednio wczesne przygotowanie do nowych obowiązków i stopniowe wprowadzanie uregulowań, pozwoli zminimalizować stres i koszty z tym związane.
Zapraszamy na szkolenie z zakresu nowych obowiązków pracodawców wprowadzanych przez dyrektywę o ochronie sygnalistów:
