Array
31.01.2024

Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach 2023. Co uwzględnić w dokumencie?

Sprawozdawczość w zamówieniach publicznych jest tematem specyficznym. Z jednej strony sprawozdania sporządzamy co roku. Nie powinniśmy więc być zaskoczeni, gdy na początku pierwszego kwartału po raz kolejny przychodzi nam mierzyć się z przygotowaniem raportu z udzielonych zamówień. Z drugiej strony jednak każdego roku pojawiają się kolejne – te same i nowe – wątpliwości co do zawartości sprawozdania.

Sprawozdania o zamówieniach publicznych – pytania i wątpliwości

Jednym z najczęstszych pytań, jakie pojawiają się w związku z obowiązkiem sprawozdawczości, jest: do kiedy przygotować sprawozdania o zamówieniach publicznych? Zamawiający zobowiązani są przekazać ten dokument Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach za rok 2023 powinno więc być złożone do 1 marca 2024 roku. Terminy te nie ulegają zmianie od wielu lat. Są jednak kwestie, które każdego roku budzą nowe wątpliwości. Pojawia się ich coraz więcej, odkąd wprowadzono nową ustawę Prawo zamówień publicznych. Część zamówień została bowiem udzielona jeszcze według starych przepisów, część już wg nowej ustawy Pzp. Powstają pytania, które zamówienia i według których przepisów powinny znaleźć się w sprawozdaniu.

Zapraszamy na szkolenie z rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych.

Podstawowa kwestia, którą zamawiający muszą ustalić, to które zamówienia powinny zostać objęte sprawozdaniem. Wbrew pozorom nie jest to oczywiste, choć istnieją przepisy regulujące ten obszar. Odczytanie ich i właściwe zastosowanie nastręcza niekiedy trudności.

Totalny wymiar sprawozdania o zamówieniach publicznych

Przy analizowaniu i decydowaniu, które zamówienia objąć sprawozdaniem, zamawiający powinni przede wszystkim mieć na uwadze kompleksowy charakter sprawozdawczości w zamówieniach publicznych – znacznie wykraczający poza materię ustawy Prawo zamówień publicznych. Oznacza to po pierwsze, że obejmuje ona wszystkich zamawiających, klasycznych, sektorowych a także tych udzielających zamówień w zakresie obronności i bezpieczeństwa. Po drugie, dotyczy ona szerokiego obszaru: zarówno zamówień objętych ustawą, jak i z niej wyłączonych. Jak wiadomo, ustawa Pzp nie obejmuje wszystkich zamówień publicznych, natomiast sprawozdawczość – tak. Po trzecie, dotyczy wszystkich zamówień, niezależnie od wybranego zgodnie z ustawą Pzp trybu udzielenia zamówienia.

Jak przygotować roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych?Każdego roku zamawiający sprawozdają z zamówień UDZIELONYCH w poprzednim roku, tj. między 1 stycznia a 31 grudnia w roku, z którego przygotowują raport. Dotyczy to w pierwszej kolejności zamówień podlegających ustawie Prawo zamówień publicznych. Należy jednak podkreślić, że sprawozdanie obejmuje także zamówienia pozaustawowe (wyłączone z ustawy na gruncie różnych ustaw w prawie polskim), oraz zamówienia niepodlegające ustawie (o wartości niższej niż 130 000 zł). Choć potocznie brzmi to bardzo podobnie, wiemy przecież, że na gruncie nowej ustawy Pzp są to dwie zupełnie różne grupy. Obie za to podlegają sprawozdawczości.

W rocznym sprawozdaniu zamawiający ma obowiązek uwzględnić zamówienia udzielone w sposób sformalizowany, na przykład poprzez zawarcie umowy, a także mniej sformalizowany lub nawet nieformalny, których poświadczeniem jest na przykład rachunek czy faktura. Rejestrowanie tego typu zakupów na bieżąco jest warunkiem, by kontrolować sytuację i móc uwzględnić je w rocznym sprawozdaniu do Prezesa UZP.

Co uwzględnić w sprawozdaniu z zamówień? Newralgiczne przykłady

Abstrahując od sprawy, czy dane zamówienie objęte jest ustawą, czy też nie, często podnoszona jest kwestia, czy określona czynność jest w ogóle zamówieniem publicznym. Nie zawsze jest to bowiem oczywiste.

Przykładem mogą być sytuacje, gdy zamawiający ponosi opłatę, ale dana czynność nie jest sprzedażą, a czynnością o charakterze administracyjnym. Zamawiający uiszcza wtedy opłatę urzędową, jednak nie jest to zakup. Warto dodać, że w tym samym urzędowym okienku zamawiający może dokonać zakupu usługi, np. skopiowania dokumentu. Czynność ta jest już zamówieniem publicznym i tym samym powinna zostać uwzględniona w rocznym sprawozdaniu do UZP. Generalnie ujmując, należności o charakterze administracyjno-prawnym, gdzie uiszczenie opłaty wynika z przepisów prawa, nie mają znamion zamówienia publicznego. Tam natomiast, gdzie dochodzi do umowy, także ustnej lub gdzie wystawiona jest faktura czy rachunek, mamy zwykle do czynienia z zamówieniem publicznym. Każdy tego typu przypadek wymaga jednak osobnego rozważenia i rozstrzygnięcia.

Zdarzają się sytuacje, kiedy zamawiający niepotrzebnie Zapraszamy na szkolenie z przygotowywania rocznych sprawozdań o zp.włącza pewne zakupy w system zamówień publicznych. Przykładem mogą być wydatki, które zamawiający ponosi z tytułu refundacji pracowniczych. Dzieje się tak wtedy, gdy zamawiający wymaga od swoich pracowników, by faktury za refundowane produkty czy usługi wystawione zostały na zamawiającego. Mamy przez to do czynienia z nabyciem dobra przez zamawiającego, co nie jest w tej sytuacji konieczne. Faktura powinna zostać wystawiona na pracownika, który może dodatkowo złożyć stosowne oświadczenie. Mamy wtedy poprawnie wykonaną refundację, która nie jest zamówieniem publicznym. Tym samym nie musi być uwzględniona w rocznej sprawozdawczości.

Także aneks do umowy podpisanej z wykonawcą nie jest udzieleniem zamówienia publicznego. W kwestii sprawozdań liczy się moment udzielenia zamówienia, nie jego aneksowanie. Warto tu jednak zaznaczyć, że niekiedy zamawiający nazywają aneksem coś, co de facto było udzieleniem nowego zamówienia. Jest tak w sytuacji, gdy podpisany dokument nie koryguje zapisów umowy, ale ponawia ją.

Rozporządzenie dotyczące sprawozdań o zamówieniach publicznych

Ułatwieniem dla zamawiających w kwestii sprawozdawczości ma być Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania.

Analizując ten dokument, łatwiej jest przygotować poprawne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. Jednakże i w nim znajdują się fragmenty niejasne lub niełatwe do interpretacji. Jednym z nich jest paragraf 4 rozporządzenia, który pokazuje, że zamówienia publiczne wciąż pozostają w rozkroku pomiędzy starą i nową ustawą Pzp. Na pierwszy rzut oka może się niekiedy wydawać, że w określonych sytuacjach można przygotowywać sprawozdania na dwa sposoby. Warto jednak przestudiować paragraf 4 szczegółowo i dokładnie, gdyż – wbrew pozorom – ostatecznie wyjaśnia on, do zapisów którego z rozporządzeń zamawiający powinien się zastosować.

Rozporządzenie dotyczące rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach podkreśla także sedno sprawozdawczości: fakt UDZIELENIA zamówienia. Ustawodawcę interesują wartości zamówień udzielonych. Nie chodzi o wartość szacunkową, ani nawet realną wartość wydanej kwoty. W sprawozdaniu liczy się wartość udzielonego zamówienia (umówiona) po odliczeniu podatku od towarów i usług.

By pogłębić wiedzę na temat sprawozdawczości w zamówieniach publicznych, zapraszamy na SZKOLENIE:

Zapraszamy na szkolenie z rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych.