Jak przygotować rejestr umów?
18.05.2022
Nowy obowiązek dla urzędów w 2022 roku: Rejestr umów jednostek sektora finansów publicznych (jsfp)

W najbliższym czasie jednostki publiczne czeka wiele zmian. Jedną z nich jest rejestr umów jednostek sektora finansów publicznych. Kiedy wchodzi w życie? Kogo dotyczy i kto ma go przygotować? Na te i inne pytania dotyczące rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych odpowiadamy w poniższym artykule.

NAJNOWSZĄ AKTUALNĄ WIEDZĘ O REJESTRZE UMÓW ZDOBĘDZIESZ NA SZKOLENIU:
"Rejestr umów – nowe obowiązki w sektorze finansów publicznych.
Realizacja obligatoryjnych czynności w ujęciu praktycznym"


SPRAWDŹ >>


Od kiedy obowiązuje rejestr umów? UWAGA! Zmiana terminu!

12 maja 2022 r. Sejm przyjął zmiany w przepisach wprowadzających obowiązkowy rejestr umów dla jednostek sektora finansów publicznych.

Sam rejestr ma funkcjonować od 1 stycznia 2023 r., przy czym:

  • ministerstwa, urzędy wojewódzkie, KPRM oraz jednostki podległe i nadzorowane przez ministrów kierujących działami administracji rządowej będą wprowadzać dane dotyczące umów zawartych od 1 października 2022 r.
  • jednostki samorządu terytorialnego, związki JST, samorządowe jednostki organizacyjne będą wprowadzać dane dotyczące umów zawartych od 1 stycznia 2023 r.
  • pozostałe  jednostki będą wprowadzać dane dotyczące umów zawartych od 1 kwietnia 2023 r.

Rejestr umów: czy to na pewno nowość?

Umowy zawierane przez jednostki publiczne są w Polsce jawne nie od dziś. Podstawową zasadą systemu finansów publicznych jest bowiem zasada jawności gospodarowania środkami publicznymi.

Co do zasady nic się więc nie zmienia. Do tej pory jednak jawność umów funkcjonowała w nieusystematyzowany sposób, bez określonych standardów. Niektóre jednostki – jeśli chciały – wykorzystywały w tym celu Biuletyn Informacji Publicznej (BIP). Każda z nich robiła to według swojego pomysłu. Organizacje udostępniały dane w zakresie, jaki uznały za stosowne, bez żadnego rygoru co do zawartości rejestru.

Inne jednostki nie korzystały z takiej możliwości i nie dzieliły się w żaden sposób zawieranymi przez siebie umowami. Nie znaczy to, rzecz jasna, że umowy te były tajne. Każdy obywatel miał prawo uzyskać informacje dotyczące wydatkowanych środków. Musiał w tym celu złożyć wniosek o udzielenie informacji publicznej, co wymagało sporego zaangażowania.

Największą zmianą, którą wprowadza ustawa z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, będzie więc sama forma prowadzenia rejestru umów, która zostanie ustandaryzowana. Innymi słowy, celem Rejestru umów jest ułatwienie dostępu do informacji, które już przedtem były jawne. 

Co to jest rejestr umów jsfp?Rejestr umów: kogo dotyczy nowy obowiązek?

Jak sama nazwa wskazuje, do prowadzenia rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są wszystkie jednostki tworzące sektor publiczny. Kogo więc w praktyce obejmie nowy obowiązek? Jeśli nie mamy pewności co do swojej organizacji, szczegółowy wykaz podmiotów znajduje się w art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Według ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, centralny rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych w formie systemu teleinformatycznego zobowiązany jest prowadzić Minister Finansów.

Rejestr umów: od kiedy trzeba go prowadzić? 

Rejestr umów zawartych przez jsfp to zmiana wprowadzona przez ustawę z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw. Weszła ona w życie 1 stycznia 2022 roku.Od tego terminu jest jednak pewien wyjątek. Art. 15 ustawy mówi, iż data ta nie dotyczy art. 4, art. 6 (zmiany do ustawy o finansach publicznych) i art. 8, które wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2022 r. Wspomniany artykuł 6 dotyczy właśnie rejestru umów. Do niedawna wyglądało więc na to, że rejestr umów zacznie obowiązywać od 1 lipca 2022 roku.

Jednak 12 maja 2022 r. Sejm przyjął zmiany, które przesuwają tę datę na 1 stycznia 2023 roku. Przy czym:

  • ministerstwa, urzędy wojewódzkie, KPRM oraz jednostki podległe i nadzorowane przez ministrów kierujących działami administracji rządowej będą wprowadzać dane dotyczące umów zawartych od 1 października 2022 r.
  • jednostki samorządu terytorialnego, związki JST, samorządowe jednostki organizacyjne będą wprowadzać dane dotyczące umów zawartych od 1 stycznia 2023 r.
  • pozostałe  jednostki będą wprowadzać dane dotyczące umów zawartych od 1 kwietnia 2023 r.

Dlaczego warto już teraz przygotować się do prowadzenia rejestru umów?

Właściwego kształtu rejestru i szczegółowych wytycznych co do niego jeszcze nie ma. Można więc czekać do nowego roku, licząc, że ustawodawca przekaże świetne narzędzie: intuicyjne, łatwe i szybkie w obsłudze. Jednak eksperci, patrząc na historię podobnych projektów, są tu sceptyczni.

Z ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw wynika, że informacje w rejestrze należy zamieszczać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż 14 dni od daty zawarcia umowy.

Niektóre środowiska już teraz postulują, by pewne dane mogły znaleźć się w rejestrze umów automatycznie, np. przeniesione z platform zakupowych. Oznaczałoby to znacznie mniej „wklepywania” danych do komputerów przez pracowników jednostek publicznych. Na razie jednak nie wiemy, czy ustawodawca przychyli się do tych sugestii. Eksperci spodziewają się, że nowy system teleinformatyczny prowadzony przez Ministra Finansów może przypominać system do zamówień publicznych – e-zamówienia. Warto więc być gotowym na różne scenariusze. Przede wszystkim jednak już teraz należy zbierać odpowiednie dane.

Jak przygotować się do rejestru umów?Co uwzględnić w rejestrze umów jsfp?

Mimo że forma, w jakiej ma być prowadzony rejestr umów od stycznia 2023 r., nie jest jeszcze znana, warto już teraz rejestrować umowy w uporządkowany sposób.

Przede wszystkim należy wiedzieć, jakich umów dotyczy rejestr. Nowelizacja określa, że muszą one spełniać dwa warunki. Po pierwsze mają to być umowy opiewające na kwotę powyżej 500 zł brutto. Po drugie, znaczenie ma forma umowy. Z ustawy dowiadujemy się, że chodzi o umowy w formie:

  • pisemnej,
  • elektronicznej,
  • dokumentowej (np. wymiana mailowa, oferta na stronie www sklepu internetowego, skan dokumentu),
  • innych szczególnych formach (nie są one sprecyzowane, np. akt notarialny).

W razie wątpliwości co do poszczególnych form umowy, należy odnieść się do Kodeksu Cywilnego, gdzie są one omówione.

Warto zauważyć, że ustawa nie precyzuje, iż w Rejestrze mają się znaleźć jedynie umowy wydatkowe – choć wydaje się, że taka jest intencja prawodawcy. Jednak zgodnie z literą prawa, na chwilę obecną, Rejestr powinien objąć także umowy dochodowe (przykładem jest chociażby dochód z wynajmu sali gimnastycznej przez szkołę).

Najlepiej więc rejestrować wszystkie umowy powyżej kwoty 500 zł brutto. Przynajmniej do czasu, aż pojawią się szczegółowe wytyczne dotyczące rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych.

W rejestrze mają znaleźć się następujące informacje:

  • numer umowy – o ile taki nadano,
  • datę i miejsce zawarcia umowy,
  • okres obowiązywania umowy,
  • oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron,
  • określenie przedmiotu umowy,
  • wartość przedmiotu umowy,
  • tryb zawarcia umowy.

Jak przygotować się do prowadzenia rejestru umów?

Co więc zrobić w praktyce, by jak najlepiej przygotować się do wejścia w życie obowiązku prowadzenia rejestru umów? Przede wszystkim ustalić, kto w jednostce będzie za niego odpowiadał. Pewne jest bowiem, że powstanie dodatkowy zakres pracy z tym związany. Rozwiązaniem jest zatrudnienie dodatkowej osoby lub rozproszenie pracy wśród obecnych pracowników.

Według nowelizacji dane do rejestru umów mają wprowadzać kierownicy jednostek sektora finansów publicznych. Powstaje jednak pytanie, kto zajmie się tym w praktyce. Rozwiązania mogą być różne w zależności od specyfiki danej organizacji. Zasadne wydają się pomysły, by były to działy zamówień publicznych, księgowość lub działy finansów publicznych. W niektórych jednostkach może także sprawdzić się rozwiązanie powierzenia tego obowiązku poszczególnym komórkom merytorycznym – każdej w zakresie zawieranych przez siebie umów. Kwestia ta wymaga na pewno dobrej organizacji w jednostce i sensownego poukładania nowych obowiązków. Potrzebna jest spokojna refleksja i przemyślenie tematu.

Rejestr umów to nowy obowiązek dla administracji publicznej.Należy także ustalić, w jakiej formie prowadzić rejestr i jakie dane w nim agregować. Najlepiej zaopatrzyć się w odpowiednie narzędzia. Na rynku znajdują się różne – także bezpłatne – opcje, które można wykorzystać. Może to być, chociażby, plik excel, który być może będzie można wgrać bezpośrednio do systemu ministerialnego. Nawet jeśli będzie się on różnił od wymaganego formatu, i tak będziemy mieć ułatwione zadanie. Ręczne wprowadzanie takiej ilości danych może okazać się karkołomne.

Rejestr umów: czy jest potrzebny?

Rejestr umów jednostek sektora finansów publicznych budzi różnego rodzaju kontrowersje i wątpliwości. Mimo że jest to nowy obowiązek, który będzie wymagał dodatkowego zaangażowania pracowników lub całych działów, to jednak wydaje się pomysłem zasadnym. Dlaczego? Choćby dlatego, by w razie potrzeby łatwiej agregować i porównywać dane.

Wątpliwości dotyczą także sankcji grożących przedstawicielom jednostek, które nie wywiązują się lub niewłaściwie wywiązują się z realizacji nowego obowiązku. Jest to bowiem nawet kara pozbawienia wolności do lat 2, uznawana za nieadekwatną do rodzaju działania. 

Abstrahując od kary więzienia, warto zauważyć, że wielu krajach europejskich funkcjonują podobne rejestry umów i nie wzbudzają już dziś emocji. Należy mieć nadzieję, że i w naszym przypadku będzie podobnie.

Jeśli chcesz odpowiednio przygotować się do prowadzenia rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych, zapraszamy na szkolenie:

"Rejestr umów – nowe obowiązki w sektorze finansów publicznych.
Realizacja obligatoryjnych czynności w ujęciu praktycznym"

SZCZEGÓŁY I ZAPISY >>