Jak zarządzać czasem pracy i osiągać wyznaczone cele?
Wiele osób boryka się z brakiem czasu, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Codzienna rutyna, walka z czasem, praca po godzinach, życie w ciągłym biegu… Nie ma chwili na zastanowienie się i rozplanowanie swojego dnia. Wydaje Ci się to znajome? Prawdopodobnie masz trudność z zarządzaniem czasem i planowaniem swoich prac. Jednak możesz to zmienić! Przeczytaj artykuł i poznaj najlepsze sposoby na zarządzanie czasem.
Zarządzanie czasem czy zarządzanie sobą w czasie?`
Na początku zastanów się, czy możesz zarządzać czasem? Odpowiedź brzmi: nie.
Możesz jedynie zarządzać SOBĄ W CZASIE, to znaczy lepiej zagospodarować przedział czasowy poświęcony np. na pracę. Dzięki temu unikniesz stresu i bycia „w niedoczasie”, a także zyskasz dodatkowy czas, który będziesz mógł przeznaczyć na dowolne aktywności.
Najważniejsze, abyś obrał sobie konkretny cel, do którego będziesz konsekwentnie dążył. Może to być wykonanie określonego zadania, przygotowanie prezentacji – czynności, które wykonujesz każdego dnia oraz te, które odkładasz w czasie.
Od Ciebie zależy jakie będą Twoje cele i jak je rozplanujesz w ciągu dnia. Wykonanie ich rzetelnie i bez ociągania z pewnością pomoże Ci zyskać dodatkowy czas na odpoczynek lub rozwijanie swoich pasji.
SKUTECZNE METODY ZARZĄDZANIA CZASEM/SOBĄ W CZASIE POZNASZ NA SZKOLENIU: |
Jak efektywnie zarządzać sobą w czasie?
Aby efektywnie zarządzać sobą w czasie na samym początku musisz poznać elementy tego procesu, a następnie wprowadzić je w życie. Są to:
- analiza wykorzystania czasu,
- wyznaczanie celów,
- planowanie,
- podejmowanie decyzji – priorytety,
- realizacja i organizacja,
- kontrola.
Zarządzanie czasem pracy najlepiej rozpocząć od analizy wykorzystania czasu. Możesz ją wykonać za pomocą techniki SWOT. Dzięki niej będzie Ci łatwiej podjąć kolejne kroki w celu lepszego zarządzania sobą w czasie.
Gdy już znasz swoje silne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia możesz przejść do wyznaczenia celu. Na początek najlepiej zacznij od czegoś prostego i przyjemnego, dzięki czemu będziesz mieć większą satysfakcję z ukończonego zadania i motywację do kolejnych.
Planowanie jest kolejnym ważnym punktem, który pomoże Ci ułożyć wszystko w czasie. Możesz tutaj wykorzystać metodę kombinacji ważności i pilności. Nadaj celom odpowiednią grupę:
- sprawy ważne i pilne, wymagające natychmiastowej interwencji,
- sprawy nieważne, ale pilne – najczęściej są to plany dalekosiężne,
- sprawy ważne, ale niepilne, do których należą zwykłe zadania, spotkania,
- sprawy nieważne i niepilne, czyli wszystko, co zakłóca pracę.
Dzięki temu ustalisz priorytety i plan działania, który realizujesz na podstawie wcześniej ustalonych celów.
Ostatnim punktem jest monitorowanie i kontrola osiągniętych celów. Sprawdzasz poprawność wykonywanych zadań i weryfikujesz, czy udało Ci się zrealizować swoje założenia.
Zarządzanie czasem pracy i planowanie swoich obowiązków wbrew pozorom nie jest trudne. Problem może pojawić się w momencie, gdy w grę wchodzą tzw. złodzieje czasu.
Czym są złodzieje czasu?
Wyobraź sobie, że musisz na jutro przygotować prezentację na spotkanie z klientem. Siadasz więc przed komputerem, szukasz materiałów pomocniczych i zaczynasz pracować. Przygotowujesz sobie w głowie wizję prezentacji, cele i założenia oraz jaki efekt chcesz osiągnąć. Po chwili dzwoni telefon – Twoja mama. Odbierasz z myślą, że może to być coś pilnego. Rozmawiacie chwile o sprawach codziennych, po czym kończysz rozmowę, ale nie odkładasz telefonu. W Twojej głowie pojawia się myśl – „sprawdzę co słychać w Internecie”.
Co się wtedy dzieje? Odrywasz się od prezentacji (swojego celu), którą musisz wykonać na jutro. Wszystkie myśli i wizje prezentacji, które miałeś w głowie zniknęły. Musisz zaczynać od nowa. Minęła godzina, a to miała być tylko chwila.
Takie sytuacje odciągają Twoją uwagę i skupienie na realizacji celu. Pilne zadania rozciągają się w czasie, przez co brakuje Ci go na odpoczynek lub inne aktywności. Możesz też być zdenerwowany i zestresowany, że nie zdążysz ze wszystkimi zadaniami.
Tak właśnie działają złodzieje czasu. Obniżają efektywność, odciągają uwagę, rozpraszają i zabierają sporo czasu.
Do najpopularniejszych złodziei czasu należą:
- rozmowy telefoniczne,
- media społecznościowe,
- niezapowiedziani goście,
- niewłaściwy system segregowania dokumentów, odszukiwanie informacji,
- hałas, odwracanie uwagi,
- odkładanie spraw na później.
Jak sobie z nimi radzić? Przede wszystkim ustalaj priorytety – rzeczy ważne i pilne wykonuj w pierwszej kolejności. Stwórz harmonogram, który będziesz mieć zawsze pod ręką. Na bieżąco segreguj dokumenty i pliki, aby było Ci łatwiej odszukać informacje. Rozmowy telefoniczne wykonuj w przerwie, a Internet traktuj jako nagrodę za dobre wykonanie zadania. Wyznaczaj czas poświęcony na pracę i odpoczynek. Jednym ze sposobów na radzenie sobie ze złodziejami czasu jest również postawa asertywna.
Asertywność a zarządzanie sobą w czasie
Asertywność w dużym stopniu pomaga w zarządzaniu czasem pracy, na przykład poprzez wsparcie w walce ze zjadaczami czasu. Dzięki niej zyskasz nie tylko dodatkowy czas, lecz także wyższą samoocenę i pewność siebie.
Co robisz, kiedy Twoja koleżanka prosi Cię o pomoc w przygotowaniu raportu, a Ty wiesz, że nie masz jak i kiedy tego zrobić?
A. Mówisz: „dobrze, postaram się to zrobić”,
B. Czy może odpowiadasz: „niestety nie pomogę Ci, bo mam dużo swoich obowiązków”.
Osoba asertywna odpowiedziałaby zgodnie z własną niewymuszoną wolą. Powiedziałaby szczerze to, co myśli.
Brak asertywności w życiu powoduje ciągłą frustrację, bezradność, złość na samego siebie. Bez niej dokładasz sobie niepotrzebnych obowiązków, tracąc czas, który mógłbyś spożytkować inaczej. W takich chwilach wydaje Ci się, że minuta trwa wieczność i czas zaczyna się dłużyć.
Jak rozwinąć umiejętność zarządzania sobą w czasie?`
Technik na zarządzanie czasem pracy jest bardzo wiele. Najlepiej, abyś metodą prób i błędów sprawdził, która będzie najlepsza dla Ciebie. Znając metody gospodarowania czasem, będziesz mógł dobierać je odpowiednio do swoich celów.
Najpopularniejszą i najczęściej stosowaną jest metoda Pomodoro. Jej nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Polega ona na działaniu w określonych cyklach czasowych, np. 25 minut poświęcasz na pracę, 5 minut na przerwę. Po 4 pełnych cyklach możesz odpocząć przez 30 minut.
Planując czas w taki sposób, możesz osiągnąć pełne skupienie podczas wykonywania pracy, wypełnisz wszystkie obowiązki i znajdziesz czas na chwilę przerwy.
Jakie są korzyści dobrego zarządzania czasem?
Jeśli wdrożysz powyższe zalecenia, szybko odczujesz pozytywne efekty lepszego zarządzania sobą w czasie. Będą to na przykład:
- lepsza organizacja pracy,
- lepsze wyniki w pracy,
- mniej chaosu i stresu,
- szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.
- dodatkowy czas na dowolne aktywności,
- większa motywacja,
- lepsze samopoczucie.
Dobrze organizując swój czas zobaczysz, że wykonując te same codzienne czynności, znajdziesz chwilę na sprawy, które wcześniej nie mieściły się w Twoim grafiku. Regularne stosowanie skutecznych metod zarządzania czasem przyniesie Ci korzyści zarówno zawodowe, jak i prywatne.
Jeśli chcesz poznać i przećwiczyć więcej metod na zarządzanie czasem, zapraszamy na szkolenie „Zarządzanie czasem, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie i osiągać wyznaczone cele”.
Pomoże Ci ono wypracować dobre nawyki zarządzania sobą w czasie, wygospodarować dodatkowy czas na co dzień i zrealizować dotychczas niespełnione plany.
Dzięki szkoleniu dowiesz się:
- jak doskonalić umiejętność planowania pracy własnej,
- jak wyznaczać priorytety,
- jak efektywnie pracować pod presją czasu,
- jak stosować w praktyce zróżnicowane narzędzia służące do planowania,
- jak pozbyć się nawyków, które obniżają efektywność i zastąpić je takimi, które ją podnoszą,
- jak wdrażać działania sprzyjające oszczędności czasu i energii.
Zapraszamy do zapisów:
Zarządzanie czasem, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie i osiągać wyznaczone cele