
E-Doręczenia w podmiotach publicznych – kiedy i co się zmienia? Nowe obowiązki od 1 stycznia 2025 r.
E-Doręczenia to obowiązek, który dotyczy wszystkich podmiotów publicznych. Przeczytaj, od kiedy obowiązuje system doręczeń elektronicznych, na czym polega i jak przygotować się do jego wdrożenia.
E-Doręczenia – podstawa prawna
O e-Doręczeniach pisaliśmy już w 2021 roku, kiedy to weszła w życie regulujące je ustawa. Wydawało się, że system doręczeń elektronicznych zacznie wkrótce obowiązywać. Tak się jednak nie stało, a obligatoryjne dołączenie do systemu przesunęło się w czasie.
- Aktem prawnym, który był punktem wyjścia dla polskich uregulowań, jest rozporządzenie eIDAS w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania, które od 1 lipca 2016 roku obowiązuje w całej Unii Europejskiej.
- W Polsce, od 5 października 2021 roku, obowiązuje ustawa o doręczeniach elektronicznych. Zobowiązuje ona podmioty publiczne i przedsiębiorców do posiadania adresu do doręczeń i przyjmowania korespondencji w postaci elektronicznej. Dla poszczególnych podmiotów różnią się jednak daty, kiedy e-Doręczenia zaczną być obligatoryjne.
E-Doręczenia – kogo dotyczą?
E-Doręczenia dotyczą różnych grup odbiorców. Korzystać z nich mogą lub muszą:
- obywatele (dobrowolne stosowanie e-doręczeń),
- przedsiębiorcy,
- podmioty publiczne,
- zawody zaufania publicznego.
Podmioty te są zobowiązane lub uprawnione do posiadania adresu do doręczeń, umożliwiającego przyjmowanie i wysłanie korespondencji przez ten nowy, bezpieczny kanał komunikacji elektronicznej. Każdą z tych grup obejmują nieco inne warunki oraz terminy wejścia w życie obowiązku stosowania ustawy.
E-Doręczenia w podmiotach publicznych – kiedy wchodzą w życie
Sama ustawa o e-Doręczeniach weszła w życie w 2021 roku, jednak terminy obligatoryjnego rozpoczęcia stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych dla poszczególnych podmiotów kilkukrotnie się zmieniały.
Zgodnie z najnowszymi uregulowaniami: od 1 stycznia 2025 r. podmioty publiczne i podmioty niepubliczne wskazane w ustawie o e-Doręczeniach mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń.
Według nowelizacji ustawy z dnia 21 listopada 2024 r. dla podmiotów publicznych wprowadzono okres przejściowy trwający do 31 grudnia 2025 roku. Umożliwi on zobowiązanym instytucjom dostosowanie się do nowych regulacji.
W tym czasie podmioty publiczne będą musiały mieć aktywne adresy do e-Doręczeń, jednak w wyjątkowych sytuacjach będą mogły odstąpić od doręczenia elektronicznego.
Szczegółowy harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych
Obowiązek stosowania e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje podmioty publiczne:
- organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
- Narodowy Fundusz Zdrowia
- Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
- inne podmioty publiczne.
Od 1 października 2029 r. ma wejść w życie obowiązek stosowania e-Doręczeń przez:
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej.
- Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
Od tych terminów doręczenia elektroniczne są/będą dla poszczególnych podmiotów obligatoryjne. Już od dawna jednak jednostki te mogą rejestrować się w systemie e-Doręczeń. Dzięki wcześniejszemu założeniu konta w systemie każdy podmiot mógł przetestować jego funkcjonowanie i lepiej przygotować się na moment, kiedy używanie go będzie obligatoryjne. Wymaga to bowiem odpowiednich procedur wewnętrznych, które łatwiej zaprojektować, znając system od środka.
Zalety Systemu Doręczeń Elektronicznych
Choć wdrożenie systemu korespondencji elektronicznej wymaga na początku wiele pracy, to docelowo oznacza liczne korzyści.
- Większe bezpieczeństwo i wiarygodność przekazywanej korespondencji – z zapewnieniem dowodów nadania i odbioru oraz odpowiedniej identyfikacji stron uczestniczących.
- Dostosowanie do przepisów prawa polskiego i unijnego – e-Doręczenia są zgodne z regulacjami europejskimi (eIDAS ) i ustawą o e-Doręczeniach.
- Kompleksowość – system obejmuje osoby fizyczne, prawne oraz podmioty administracji publicznej.
- Przejrzystość procesów – moment realizacji każdej czynności w procesie potwierdza kwalifikowany znacznik czasu.
- Niepodważalność i skuteczność doręczenia.
- Ekologia – e-doręczenia wpisują się w zasady zrównoważonego rozwoju (ESG).
Ustawa o e-Doręczeniach – najważniejsze regulacje
Rejestrowane doręczenie elektroniczne jest usługą zaufania, która pełni tę samą funkcję, co list polecony czy przesyłka kurierska. W odróżnieniu jednak od zwykłej wiadomości e-mail jest wiarygodna i bezpieczna, ponieważ nadawca i odbiorca są formalnie zidentyfikowani.
Każdy podmiot objęty ustawą otrzymuje jeden unikalny adres do doręczeń elektronicznych, a wraz z nim skrzynkę do e-doręczeń. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli wymaga tego struktura organizacyjna, jednostka publiczna może wnioskować o utworzenie więcej niż jednego adresu do doręczeń elektronicznych. Zawsze jednak jednostka ta musi wskazać adres główny.
By adres do doręczeń elektronicznych został utworzony, poszczególne podmioty składają odpowiedni wniosek w formie on-line (dla niektórych podmiotów dzieje się to automatycznie). Ustawa określa, jakie dane – w zależności od typu wnioskującego - powinny znaleźć się w dokumencie. Dodatkowo wniosek taki musi być podpisany odpowiednio: kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem uprawnionej osoby fizycznej. Ustawodawca określił także ewentualne załączniki niezbędne do złożenia wniosku.
Baza Adresów Elektronicznych
Adresy do doręczeń elektronicznych będą zgromadzone w Bazie Adresów Elektronicznych, czyli publicznym rejestrze prowadzonym przez ministra cyfryzacji. Ustawa określa, jakie dane każdego z typów podmiotów będą gromadzone w ramach wspomnianej bazy. Będą to między innymi: nazwa, NIP, REGON, siedziba i adres, adres do korespondencji, informacja o usłudze dostawcy i inne. Dla podmiotów publicznych wpis adresu jest bezterminowy.
W określonych sytuacjach adresy mogą zostać automatycznie wykreślone z bazy. Są to takie przypadki, jak na przykład śmierć osoby fizycznej, zniesienie lub likwidacja podmiotu publicznego czy wykreślenie podmiotu niepublicznego z Centralnej Ewidencji i Informacji i Działalności Gospodarczej.
Mimo że ustawodawca dąży do maksymalnej elektronizacji korespondencji, istnieją jednak dokumenty, których doręczanie jest wyłączone z zakresu przedmiotowego ustawy. Są to między innymi dokumenty zawierające informacje niejawne, dotyczące zamówień publicznych czy robót budowlanych.
Dostawca usługi e-Doręczeń i Operator wyznaczony
Kluczowe role w systemie e-Doręczeń w Polsce odgrywają dostawcy usług zaufania: wybierany cyklicznie operator wyznaczony (obecnie Poczta Polska), obsługujący publiczną usługę e-Doręczeń oraz dostawcy oferujący kwalifikowane usługi e-Doręczeń.
- Dostawcą usługi e-Doręczeń jest zawsze tzw. strona trzecia – podmiot niezależny od nadawcy i odbiorcy przesyłki, w ścisły sposób nadzorowany przez prawo i regulatora.
Dostawcy muszą spełniać wymagania bezpieczeństwa zapisane w rozporządzeniu eIDAS i standardzie ogłoszonym przez ministra cyfryzacji.
- Operator wyznaczony odpowiedzialny jest między innymi za zabezpieczenie wysyłania i otrzymywania danych w sposób wykluczający możliwość zewnętrznej ingerencji. Do wyznaczonego operatora należy także przechowywanie danych w ramach gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń. Pojemność ta zostanie określona rozporządzeniem. Uwzględniony zostanie przy tym charakter i sposób funkcjonowania podmiotów publicznych.
Istotnym obowiązkiem operatora wyznaczonego jest wystawianie dowodów wysłania i otrzymania korespondencji elektronicznej. W przypadku podmiotu publicznego dowód taki wystawiany jest po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych. „Odebranie” rozumiane jest jako każde działanie adresata powodujące możliwość zapoznania się z treścią odebranego dokumentu. „Wpłynięcie” natomiast to, według ustawodawcy, zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie dokumentu.
E-Doręczenia – jak sprawnie wdrożyć je w organizacji?
W celu zapoznania się z procesem integracji i używania systemu e-Doręczeń warto przeprowadzić testy nowej usługi e-Doręczenia.
By poznać szczegóły ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz odpowiednio przygotować swoją organizację na wdrożenie zmian, zapraszamy także na szkolenia:
e-Doręczenia. Ustawa o doręczeniach elektronicznych. Nowe obowiązki od 1 stycznia 2025 r.
- Uczestnicy poznają nowe regulacje ustawy o doręczeniach elektronicznych i zasady systemu e-doręczeń.
- Omówimy także wpływ nowych przepisów na postępowania administracyjne i postępowania egzekucyjne w administracji, a także wskażemy zmiany w k.p.a., w prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi i w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Sprawdź aktualne terminy TUTAJ>>