
Jak zarządzać zakupami w firmie – logistyka zaopatrzenia i wybór odpowiednich dostawców
Prowadzenie firmy wiąże się z regularnym usprawnianiem wielu procesów, m.in. związanych z zaopatrzeniem. Optymalizacja obszaru zakupowego sprzyja oszczędnościom i dostarcza korzystnych rozwiązań klientom. Przeczytaj, dlaczego sprawna logistyka zaopatrzenia w przedsiębiorstwie jest tak istotna oraz jak wybrać odpowiednich dostawców.
Z tego artykułu dowiesz się:
- na czym polega zarządzanie obszarem zakupowym w organizacji,
- dlaczego logistyka zaopatrzenia w firmie jest tak istotna,
- jak wybierać dostawców,
- jak zoptymalizować proces zarządzania zakupami w firmie.
Zarządzanie obszarem zakupowym w organizacji
Zarządzanie zakupami w firmie to proces polegający na poszukiwaniu i nabywaniu produktów i/lub usług od dostawcy, przy jednoczesnym uzgadnianiu odpowiednich warunków zamówienia. Ma on na celu pozyskanie produktu w możliwie najkorzystniejszej cenie, z zachowaniem satysfakcjonującej jakości towaru. Najczęściej dzieje się to na drodze negocjacji lub poprzez postępowanie ofertowe. Dlatego też istotne jest, by pracownicy działu zakupowego stale rozwijali kompetencje i techniki negocjacyjne. Wybór odpowiedniej strategii negocjacyjnej potrafi skutecznie doprowadzić do celów, na których zależy firmie.
Na zarządzanie zakupami składa się wiele zadań, m.in. porównywanie jakości, lokalizacji i cen produktów, tworzenie odpowiednich strategii, dobór kontrahentów. Nie mniej ważne są kompetencje z zakresu analizy potrzeb zakupowych, identyfikacji i zarządzania ryzykiem, a także wiedza związana z logistyką zaopatrzenia.
Decyzje, podejmowane w obszarze zakupowym, mogą w dużym stopniu wpłynąć na efekty biznesowe przedsiębiorstwa i na koszty prowadzenia działalności. Firma, chcąca zoptymalizować swój obszar zakupowy, powinna umieć zidentyfikować elementy możliwe do usprawnienia w tym dziale, ponieważ pozwala to na spore oszczędności oraz zyskanie przewagi nad konkurencją.
Logistyka zaopatrzenia w firmie – dlaczego jest ważna
Jednym z obszarów zarządzania zakupami w przedsiębiorstwie jest logistyka zaopatrzenia. Ma ona na celu dostarczenie odpowiedniej ilości i jakości materiałów, półproduktów i produktów, aby możliwa była realizacja procesów produkcyjnych.
Logistyka zaopatrzenia skupia się na trzech dużych zagadnieniach: zakupach, magazynowaniu i kontroli zapasów. Do zadań pracowników logistykinależy m.in.:
- zarządzanie zapotrzebowaniem (planowanie zaopatrzenia, organizowanie dostaw),
- wybór i ocena dostawców,
- negocjowanie warunków dostawy,
- zarządzanie zapasami,
- kontrola jakości i ilości produktów,
- magazynowanie i transport towarów.
W firmie logistyka zaopatrzenia spełnia wiele funkcji, m.in.:
- optymalizowanie kosztów,
- minimalizowanie ryzyka nadmiaru zapasów lub ich braku,
- zapewnienie jakości towarów,
- współpraca z innymi jednostkami w firmie.
Odpowiednie zarządzanie obszarem zaopatrzenia jest sporym wyzwaniem logistycznym. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do sporych problemów – braków towarowych, przestojów, nadmiernych zapasów czy spadku zadowolenia klientów. Te z kolei często skutkują poważnymi stratami finansowymi.
Wybór dostawców jako kluczowy element logistyki zaopatrzenia
Proces wyboru dostawców jest jednym z kluczowych elementów logistyki zaopatrzenia. Decyzje w tym obszarze powinny być podejmowane przy jednoczesnym uwzględnianiu jakości i cen towarów oraz warunków dostawy. Na tym etapie istotne są kompetencje związane z kryteriami i metodami weryfikacji dostawców.
Należy wziąć pod uwagę co najmniej kilka istotnych kryteriów.
- Jakość produktu – Kontrola jakości powinna obejmować m.in. sprawdzenie wymagań konserwacyjnych, daty użyteczności towaru, gwarancji, łatwości jego naprawy i użycia.
- Cena produktu – Analizie podlega stosunek jakości towaru do jego ceny. Warto ponadto zwrócić uwagę na możliwość negocjacji kosztów z dostawcą i szanse na uzyskanie rabatów.
- Czas dostawy – Ważne jest, by partner biznesowy realizował dostawy terminowo, ponieważ każde opóźnienie może spowodować poważne przestoje, a co za tym idzie – często stratę klientów.
- Miejsce działalności dostawcy – Jeśli znajduje się on w znacznej odległości od lokalizacji firmy, należy wziąć pod uwagę dodatkowe koszty transportu. Niekiedy możliwe jest wynegocjowanie oferty, w której – pomimo wyższych kosztów dostawy – kontrahent dostarcza produkt o wyższej jakości.
Wybór właściwego dostawcy ma spore znaczenie dla konkurencyjności i efektywności przedsiębiorstwa. Jest on partnerem biznesowym, który dostarcza firmie niezbędne surowce, towary czy usługi, a te wpływają na koszt, jakość i terminowość produkcji. Jako kluczowe ogniwo łańcucha dostaw ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie firmy.
Jak zoptymalizować proces zarządzania zakupami w firmie?
Zarządzanie zakupami w firmie ma kluczowe znaczenie dla jej funkcjonowania – warto więc zadbać o regularne optymalizowanie tego procesu. Jednym ze sposobów są regularne szkolenia pracowników.
Skuteczne techniki optymalizacji procesu zaopatrzenia w firmie poznasz na szkoleniu dla działu zakupów:
Optymalne zarządzanie obszarem zakupowym, negocjacje zakupowe
Podczas szkolenia będziesz mieć okazję do poszerzenia swojej wiedzy na temat logistyki zaopatrzenia, procesu zamówień, kategorii i koszyków zakupowych czy podstaw zarządzania ryzykiem. Przećwiczysz także i rozwiniesz swoje kompetencje negocjacyjne. Omówimy analizę produktów, strukturę działu, a także zasady negocjacji i dobór partnerów w kontekście czasu, jakości i ceny.