Co to jest KPA. Kodeks postępowania administracyjnego – najważniejsze zasady
Kodeks Postępowania Administracyjnego (KPA) to kluczowy akt normatywny, który reguluje zasady prowadzenia postępowań administracyjnych w Polsce. Stanowi podstawę działania urzędów i instytucji administracyjnych w kraju. Przeczytaj, czym dokładnie jest KPA, kto powinien stosować przepisy kodeksu oraz jakie są jego najważniejsze zasady.
Z tego artykułu dowiesz się:
- co to jest KPA,
- kto i kiedy powinien stosować KPA,
- jakie są najważniejsze zasady KPA,
- jak poradzić sobie z problemami interpretacyjnymi w KPA.
Co to jest KPA?
KPA to akt prawny (pełna nazwa: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego, Dz. U. 1960 Nr 30 poz. 168), który stanowi zbiór wytycznych dla pracowników administracji publicznej.
Jest to kompleksowy dokument, który precyzuje prawa i obowiązki stron oraz organów administracji publicznej w toku różnorodnych procedur administracyjnych. Reguluje sposób działania organów administracji publicznej w procesie prowadzenia spraw administracyjnych, wydawania decyzji i zaświadczeń oraz nakładania/wymierzania administracyjnych kar pieniężnych lub udzielania ulg w ich wykonaniu.
Kodeks wprowadza standardy postępowania, które mają zapewnić uczciwość, przejrzystość i efektywność działań administracji publicznej. Dzięki KPA obywatele mają zagwarantowane prawo do uczestnictwa w procesach administracyjnych oraz możliwość obrony swoich interesów przed organami państwowymi.
Kto i kiedy powinien stosować KPA?
Kodeks Postępowania Administracyjnego dotyczy wszystkich organów administracji publicznej działających na terenie Polski oraz osób fizycznych i prawnych uczestniczących w postępowaniu administracyjnym. Obejmuje to m.in. pracowników urzędów gmin i miast, starostw powiatowych, ośrodków pomocy społecznej, urzędów wojewódzkich i urzędów marszałkowskich, a także organów centralnych i terenowych oraz służb, inspekcji i straży.
W postępowaniu administracyjnym wyróżniamy podmioty postępowania i uczestników postępowania.
Do podmiotów postępowania należą:
- organ prowadzący postępowanie,
- strony postępowania,
- podmioty na prawach strony (organizacja społeczna, prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich).
Do uczestników postępowania należą:
- osoby zainteresowane,
- świadkowie,
- biegli,
- osoby trzecie, wezwane do okazania przedmiotu oględzin.
Art. 28 k.p.a. stanowi, że stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek.
KPA stosuje się w przypadku wszelkich procedur i działań administracyjnych, takich jak wydawanie decyzji administracyjnych, udzielanie zezwoleń, przyjmowanie wniosków czy prowadzenie kontroli. Jest niezbędny przy każdym procesie, w którym organ administracyjny podejmuje jakiekolwiek działania, mające skutek prawnie wiążący dla obywateli lub innych podmiotów.
Każde postępowanie. które zostało wszczęte, musi być zakończone decyzją załatwiającą sprawę co do jej istoty lub kończącą tę sprawę w danej instancji (art. 104-105 k.p.a.). Jedyną decyzją administracyjną, która nie kończy sprawy w sposób merytoryczny, jest decyzja o umorzeniu postępowania administracyjnego (art. 105 k.p.a.).
Najważniejsze zasady KPA
Kodeks Postępowania Administracyjnego obejmuje szereg zasad, których zobowiązani są przestrzegać przedstawiciele administracji publicznej. Jest to obszerny akt prawny, którego właściwe rozumienie wymaga szczegółowej analizy i doświadczenia. 
Niemniej można wyróżnić najważniejsze, podstawowe zasady KPA, w tym:
- zasada legalizmu – art. 6
- zasada respektowania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli – art. 7
- zasada prawdy obiektywnej
- zasada przyjaznej interpretacji przepisów – art. 7a
- zasada współdziałania organów administracji publicznej – art. 7b
- zasada pozyskiwania zaufania obywateli – art. 8
- zasada bezstronności, równego traktowania i proporcjonalności – art. 8
- zasada pewności prawa – art. 8 § 2
- zasada informowania stron o ich prawach i obowiązkach oraz udzielania im w tym zakresie niezbędnej pomocy – art. 9
- zasada udziału stron w postępowaniu administracyjnym – art. 10
- zasada przekonywania stron – art. 11
- zasada sprawnego załatwienia sprawy – art. 12
- zasada nakłaniania stron do ugody – art. 13
- zasada pisemności postępowania administracyjnego – art. 14
- zasada dwuinstancyjności postępowania administracyjnego – art. 15
- zasada trwałości decyzji ostatecznej (decyzja prawomocna) – art. 16
- zasada sądowej kontroli legalności decyzji ostatecznych – art. 16 § 2
Dodatkowo zasada względnej jawności mówi, że postępowanie administracyjne ma charakter jawny, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Kluczowe dla kodeksu postępowania administracyjnego są także terminy. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (art. 35 § 3).
Przykłady zastosowania KPA
- Wydział Urbanistyki w Gminie: Gdy osoba fizyczna lub firma składa wniosek o wydanie decyzji o warunkach zabudowy dla planowanej inwestycji, pracownicy Wydziału Urbanistyki są zobowiązani do przestrzegania postanowień KPA. Muszą m.in. zapewnić równość stron, przestrzegać jawności postępowania, udzielać informacji o stanie załatwienia sprawy oraz dotrzymać ustalonych terminów.
- Urzędy Skarbowe: Kiedy przedsiębiorca składa dokumenty związane z rejestracją firmy lub z rozliczeniami podatkowymi, urzędnicy Urzędu Skarbowego muszą działać zgodnie z zasadami KPA. Są m.in. zobowiązani rozpatrzyć sprawę zgodnie z prawem i w określonych terminach.
- Wydział Edukacji w Starostwie Powiatowym: Gdy rodzice składają wniosek o przyznanie miejsca w żłobku lub przedszkolu dla swojego dziecka, pracownicy Wydziału Edukacji są zobowiązani do przestrzegania zasad KPA. Muszą zapewnić stronom równość w postępowaniu oraz udzielić wszelkich niezbędnych informacji dotyczących procesu rekrutacji.
- Urząd Wojewódzki: Gdy osoba fizyczna odwołuje się od decyzji organu pierwszej instancji, pracownicy Urzędu Wojewódzkiego, odpowiedzialni za rozpatrywanie odwołań, muszą stosować zasady KPA – zapewnić równość stron, przestrzegać zasady bezstronności organu czy gwarantować prawo do obrony interesów odwołującego.
Kodeks Postępowania Administracyjnego: problemy interpretacyjne
KPA jest fundamentalnym narzędziem regulującym postępowanie administracyjne w Polsce, zapewniającym uczciwość i przejrzystość działań organów administracji publicznej oraz praw obywateli. Zrozumienie i przestrzeganie zasad KPA są niezbędne dla każdego urzędnika, który chce skutecznie i sprawiedliwie prowadzić sprawy administracyjne.
Choć KPA to zbiór wytycznych dla pracowników administracji publicznej, nierzadko zdarza się, że osoby zobowiązane do jego stosowania, mają w tym zakresie trudności. Pojawiają się problemy interpretacyjne i inne wątpliwości.
W praktyce stosowania KPA skomplikowane okazuje się nie tylko obliczenie terminu, sporządzenie decyzji czy podjęcie odpowiedniego działania w przypadku złożenia przez stronę odwołania, lecz także dbałość o dochowanie prawidłowości doręczenia, identyfikacja braków formalnych w podaniu czy właściwe rozpoznanie przesłanek do zawieszenia lub umorzenia postępowania.
Te wszystkie kwestie to tylko wycinek praktycznej części szkolenia, jakie znajdą Państwo w naszej ofercie. Szkolenie to jest prowadzone metodą analizy przypadków - każdy z uczestników będzie miał okazję zmierzyć się z sytuacją, z którą spotkał się prowadząc postępowanie administracyjne.
Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami szkolenia:
Pozwoli ono uczestnikom:
- nabyć kompetencje pozwalające im prawidłowo wszcząć, prowadzić i zakończyć postępowanie administracyjne,
- zminimalizować ryzyko stwierdzenia nieprawidłowości przez organ wyższego stopnia w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania,
- dostrzec najczęściej występujące błędy w praktyce wydawania decyzji administracyjnych,
- poznać zbiór dobrych praktyk w zakresie KPA oraz gotowych rozwiązań najczęściej występujących problemów w procedurze administracyjnej.
