
Umieszczanie ogłoszeń w eNotices2 – jakie czynności wykonać przed wypełnieniem formularza?
Od października 2023 roku publikowanie ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych jest realizowane wyłącznie za pośrednictwem e-formularzy. System eNotices2 zbiera różne opinie wśród zamawiających. Wielu z nich uważa, że platforma jest nieintuicyjna i problematyczna. W tym artykule podpowiadamy, jakie czynności należy wykonać przed wypełnianiem formularzy w eNotices2, tak aby dodawanie właściwego ogłoszenia przebiegało sprawniej.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest system eNotices2,
- dlaczego formularze eNotices2 sprawiają trudności użytkownikom,
- jak przygotować się do umieszczania ogłoszeń w eNotices2.
Czym jest system eNotices2?
Od 25 października 2023 r. do publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej należy stosować wyłącznie formularze ustanowione rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2019/1780 z dnia 23 września 2019 r., ustanawiającym standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych i uchylające rozporządzenie wykonawcze (UE) 2015/1986 (e-formularze).
Ogłoszenia przygotowane przy pomocy tych formularzy przesyła się do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej za pośrednictwem platformy eNotices2 lub narzędzi eSender. Jeśli chcesz skorzystać z eNotices2, musisz stworzyć na platformie nowe konto. Możesz skorzystać z tego samego EU loginu, który był używany przez Ciebie przy systemie eNotices.
Platforma umożliwia również użytkownikom zapoznanie się z nowymi formularzami za pośrednictwem środowiska testowego. Aby móc z niego skorzystać, należy utworzyć oddzielne konto EU login na stronie https://ecas.acceptance.ec.europa.eu/cas.
Problematyczne formularze eNotices2
System eNotices2 wzbudza kontrowersje. Umieszczanie ogłoszeń za jego pośrednictwem okazało się dla wielu osób w branży problematyczne. Ze względu na swoją budowę i specyfikę platforma niejednokrotnie wywołuje wśród użytkowników frustrację.
Zamawiający zgłaszali na przykład, że w systemie brakuje niektórych pól, umożliwiających sprecyzowanie stosowanych podstaw wykluczenia w danym postępowaniu. Niektóre z pól w formularzu miały też mieć znaczące limity znaków, co utrudniało zamawiającym zamieszczenie w ogłoszeniu wszystkich wymaganych informacji.
Nie brak głosów na temat tego, że formularze są nieintuicyjne, a ich budowa i treść niekiedy wprowadzają użytkowników w błąd. Do tego dochodzi niezbyt zgrabne tłumaczenie automatyczne na język polski, które dodatkowo potrafi utrudnić poruszanie się po systemie. Wszystkie te czynniki sprawiają, że eNotices2 nie cieszy się pochlebną opinią wśród zamawiających.
Czynności wstępne przed wypełnieniem formularza eNotices2
Przed wypełnieniem właściwego formularza ogłoszeniowego w eNotices2 warto wykonać kilka czynności, które ułatwią Ci późniejszą pracę. Takie procedury przygotowawcze pozwolą na sprawniejsze poruszanie się po platformie i zmniejszenie ilości błędów, które system najprawdopodobniej wyświetli po zatwierdzeniu ogłoszenia.
Sięgnięcie po instrukcje
Gdy jako zamawiający przystępujesz do pracy w eNotices2, rozpocznij od pobrania instrukcji, które zostały udostępnione przez UZP 7 lutego 2024 roku. Warto mieć je pod ręką podczas pracy z platformą. Są to:
- instrukcja wypełniania ogłoszenia o zamówieniu – przygotowana na podstawie danych zawartych w systemie na dzień 16.01.2024 r.,
- instrukcja wypełniania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia – przygotowana na podstawie danych zawartych w systemie na dzień 1.02.2024 r. i zaktualizowana 27.02.2024 r.
Jeśli podczas wypełniania formularza zdarzą się wątpliwości dotyczące tego, jaką treść należy wpisać w danym polu, instrukcje powinny posłużyć Ci jako podpowiedź. Będą też pomocne podczas identyfikowania błędów po zatwierdzeniu ogłoszenia. Za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+F możesz odnaleźć w nich kod każdego z pól i doczytać opis, który będzie wskazówką na temat tego, jak dane pole wypełnić. Umożliwiają więc one sprawniejszą nawigację po formularzu.
W systemie nadal trwają prace informatyczne, w związku z czym, w przypadku zmian w treści formularzy, instrukcje będą aktualizowane.
Skonfigurowanie formularza i informacje predefiniowane
Kolejnym krokiem, który ułatwi Ci umieszczanie ogłoszeń, będzie odpowiednia konfiguracja ustawień i wprowadzenie danych predefiniowanych. Gdy przygotujesz uprzednio dane wyjściowe, będziesz mógł korzystać z nich podczas wypełniania właściwych formularzy. Skonfiguruj następujące pola:
- ustawienia formularzy,
- domyślne wartości pól,
- ustawienia głównego nabywcy,
- książka adresowa.
Gdy jesteś już zalogowany w systemie, przejdź do opcji Ustawienia organizacji, znajdującej się w menu na górze. W tej zakładce możesz stworzyć swoją organizację. Przejdź w niej do sekcji Ustawienia formularzy. Musisz wskazać tam konkretne przepisy, które będziesz stosować w swoich ogłoszeniach, np. poprzez zaznaczenie opcji „Zamówienia publiczne ogólne”. W tej zakładce możesz także sprecyzować, które rodzaje ogłoszeń masz zamiar tworzyć. W dalszej kolejności ustaw język domyślny jako polski oraz wybierz domyślną walutę („złoty”).
Następną opcją będą Pola nieobowiązkowe i obowiązkowe, w których możesz pozostawić opcję „Domyślne”. Praktyka pracy z systemem eNotices2 pokazuje, że oznaczenia pól obowiązkowych bywają zwodnicze. Wydawałoby się, że tylko pola oznaczone gwiazdką są wymagane do prawidłowego przygotowania ogłoszenia. Okazuje się jednak, że w formularzach jest cały szereg pól, które nie zostały zaznaczone na platformie jako istotne, a mimo to na późniejszym etapie zostają one wskazane w raporcie walidacyjnym jako nieuzupełnione.
Po zaznaczeniu odpowiednich opcji możesz kliknąć „Zapisz ustawienia” i przejść do kolejnej sekcji – Domyślne wartości pól. W tej zakładce:
- podaj status prawny nabywcy, czyli określ, kim jesteś jako organizacja,
- ustaw sektor działalności instytucji,
- możesz wybrać typy zamawiającego sektorowego,
- w polu Profil nabywcy – wpisz stronę internetową prowadzonego postępowania; w polu należy podać pełny adres z formułą https://,
- w polu Opis – wybierz podstawy wykluczenia, które będą pojawiały się na stałe w każdym Twoim ogłoszeniu, np. „Podstawy wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym”,
- w polu Kod wpisz numer NIP,
- dodaj adres pocztowy.
Następnie wybierz „Zapisz wartości domyślne” i kliknij Ustawienia głównego nabywcy (czyli zamawiającego). Są one istotne, ponieważ bez nich nie będziesz w stanie opublikować ogłoszeń. Tutaj wypełnij:
- numer rejestracyjny, czyli numer NIP,
- pole Departament nie jest konieczne do wypełnienia, można w nim wpisać np. „Dział zamówień publicznych”,
- adres strony internetowej (komercyjny lub z BIP),
- adres na potrzeby wymiany informacji (URL) – czyli stronę internetową prowadzonego postępowania,
- adres pocztowy,
- punkt kontaktowy – ponownie należy wpisać stronę internetową prowadzonego postępowania,
- e-mail i numer telefonu.
Kliknij „Zapisz głównego nabywcę”. Ostatnią z czynności przygotowawczych może być skonfigurowanie Książki adresowej, dostępnej w menu u góry strony. Możesz zdefiniować w niej inne organizacje, z których będziesz korzystać na potrzeby kolejnych ogłoszeń. Książkę adresową konfiguruje się analogicznie do Ustawień głównego nabywcy.
Po uzupełnieniu wszystkich tych informacji jesteś gotowy do utworzenia nowego ogłoszenia. Dzięki tym czynnościom system będzie mógł zaciągnąć dane, które wpisałeś, i automatycznie wypełnić część pól we właściwym formularzu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak sprawnie korzystać z eNotices2, zapraszamy na szkolenie, dzięki któremu nauczysz się wypełniać formularze i unikniesz frustracji związanych z umieszczaniem ogłoszeń w systemie.