Jak bezpiecznie stosować podpis elektroniczny?
11.06.2024

Podpis elektroniczny – przewodnik dla pracowników administracji publicznej

Podpis elektroniczny pełni ważną funkcję w nowoczesnej administracji publicznej: umożliwia bezpieczne i efektywne zarządzanie dokumentami. Poznaj zagadnienia związane z zastosowaniem, bezpieczeństwem, generowaniem i weryfikacją podpisu elektronicznego, a także najważniejsze regulacje prawne.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • jakie przepisy regulują kwestie związane z podpisem elektronicznym,
  • gdzie stosuje się podpis elektroniczny,
  • jak generować podpis elektroniczny,
  • jak weryfikować podpis elektroniczny,
  • jak zapewnić bezpieczeństwo korzystania z podpisu elektronicznego.

Zapraszamy na szkolenie na temat podspiu elektronicznego.

Podpis elektroniczny – regulacje prawne

Podpis elektroniczny to technologia umożliwiająca osobom oraz instytucjom potwierdzanie tożsamości oraz autentyczności dokumentów elektronicznych. Praktyka funkcjonowania podpisu elektronicznego opiera się na zastosowaniu zaawansowanych technologii kryptograficznych oraz przestrzeganiu odpowiednich standardów i regulacji prawnych. Zapewnia to autentyczność, integralność i bezpieczeństwo elektronicznych dokumentów i transakcji.

W Polsce zagadnienia związane z podpisem elektronicznym reguluje ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (która zastąpiła ustawę o podpisie elektronicznym z 2001 roku). 

Jest ona zgodna z europejskim rozporządzeniem eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE).

Zastosowanie podpisu elektronicznego

Według rozporządzenia eIDAS podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis. Pozwala on na ustalenie tożsamości osoby fizycznej, która taki podpis składa. 

Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach, w tym w sferze finansowej, administracji publicznej, handlu elektronicznym, opiece zdrowotnej itp. Może być używany na przykład do zawierania umów, podpisywania dokumentów, składania deklaracji podatkowych czy identyfikacji użytkowników w systemach informatycznych.

W administracji publicznej obejmuje to m.in poniższe obszary:

  • podpisywanie dokumentów urzędowych, takich jak decyzje administracyjne, umowy, protokoły,
  • elektroniczna korespondencja (e-doręczenia), czyli bezpieczna wymiana dokumentów pomiędzy urzędami i obywatelami,
  • procesy sądowe: wnoszenie pism procesowych i innych dokumentów do sądów drogą elektroniczną,
  • e-usługi: realizowanie usług publicznych przez internet, np. ePUAP.

Generowanie podpisu elektronicznegoPodpis elektroniczny to podstawa nowoczesnej administracji.

Generowanie podpisu elektronicznego to proces, który polega na tworzeniu bezpiecznego i prawnie wiążącego cyfrowego odpowiednika tradycyjnego podpisu ręcznego. W praktyce, w kontekstach prawnych, wykorzystywany jest zwykle zaawansowany podpis elektroniczny lub kwalifikowany podpis elektroniczny. W tej samej praktyce używa się jednak zwykle terminu skrótowego: podpis elektroniczny.

Proces tworzenia podpisu elektronicznego może odbywać się na różne sposoby, w zależności od zastosowanej technologii. 

Zwykle opiera się na asymetrycznym algorytmie kryptograficznym, czyli parze kluczy – publicznym i prywatnym. Generowany jest za pomocą prywatnego klucza, a jego autentyczność może być zweryfikowana za pomocą odpowiadającego mu klucza publicznego.

Weryfikacja podpisu elektronicznego

Weryfikacja podpisu elektronicznego polega na potwierdzeniu autentyczności i integralności dokumentu. Odbiorca dokumentu może zweryfikować podpis elektroniczny, aby upewnić się, że

  • dokument nie został zmieniony od chwili podpisania,
  • został on podpisany przez osobę lub instytucję, która twierdzi, że to zrobiła. 

Proces ten obejmuje:

  1. Użycie klucza publicznego, powiązanego z certyfikatem kwalifikowanym podpisującego, który jest dostępny publicznie.
  2. Sprawdzenie certyfikatu: czy jest ważny i wydany przez zaufanego dostawcę usług zaufania.
  3. Oprogramowanie weryfikujące, które potwierdza, że dokument nie został zmieniony od momentu podpisania.

Bezpieczeństwo podpisu elektronicznego

Bezpieczeństwo podpisu elektronicznego jest kluczowe dla zapewnienia integralności, autentyczności i poufności dokumentów urzędowych. Pracownicy administracji publicznej powinni przestrzegać wysokich standardów bezpieczeństwa, aby zapewnić zaufanie obywateli i ochronę danych. Wymaga to zastosowania zarówno technologicznych, fizycznych, jak i proceduralnych środków ochrony.

Bezpieczne przechowywanie klucza prywatnego

Klucz prywatny powinien być przechowywany na kartach kryptograficznych lub tokenach sprzętowych, które wymagają fizycznego dostępu oraz autoryzacji (np. PIN-u) do użycia.

W większych instytucjach klucze prywatne mogą być przechowywane w specjalnych modułach HSM, które zapewniają najwyższy poziom ochrony poprzez fizyczne i kryptograficzne zabezpieczenia.

Zabezpieczenia fizyczne i proceduralne

Oprócz technologicznych zabezpieczeń administracja publiczna powinna wdrożyć fizyczne i proceduralne środki bezpieczeństwa, w tym

  • Kontrola dostępu: ograniczony dostęp do urządzeń przechowujących klucze prywatne – tylko dla autoryzowanych osób.
  • Procedury bezpieczeństwa: określenie jasnych procedur dotyczących generowania, przechowywania i używania kluczy prywatnych, w tym regularne audyty i szkolenia personelu.

Szyfrowanie i integralność danych

Podpis elektroniczny musi dawać pewność, że dokumenty nie zostały zmienione od momentu podpisania. Wszystkie dokumenty i klucze powinny być szyfrowane za pomocą silnych algorytmów kryptograficznych, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi i manipulacji.

Systemy informatyczne powinny implementować mechanizmy kontroli integralności, takie jak sumy kontrolne (hashing), aby wykrywać jakiekolwiek zmiany w dokumentach.

Cyberbezpieczeństwo w urzędzie

Pracownicy powinni być świadomi potencjalnych zagrożeń cybernetycznych i wdrożyć odpowiednie środki ochrony:

  • Systemy antywirusowe i zapory sieciowe: regularne aktualizacje i monitorowanie systemów zabezpieczających przed wirusami, malware i innymi zagrożeniami.
  • Monitorowanie i reagowanie na incydenty: implementacja systemów monitorowania sieci i reagowania na incydenty, które mogą wykrywać ataki i przeciwdziałać im.

Edukacja i szkolenie personelu

Bezpieczeństwo podpisu elektronicznego zależy również od świadomości i umiejętności personelu. W tym zakresie pomocne są szkolenia z bezpieczeństwa danych, a także regulacji prawnych związanych z podpisem elektronicznym. 

Ważna jest także jasna i zrozumiała polityka bezpieczeństwa, której wszyscy pracownicy muszą przestrzegać.

Podpis elektroniczny w praktyce pracowników administracji publicznej

Podpis elektroniczny jest niezbędnym narzędziem w nowoczesnej administracji publicznej. Jego efektywne wykorzystanie wymaga jednak ścisłego przestrzegania procedur związanych z generowaniem i weryfikacją podpisu, a także zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa. 

Dla pracowników urzędów zrozumienie i stosowanie podpisu elektronicznego jest podstawą skutecznego realizowania obowiązków w erze cyfrowej. Pomocne będą w tym zakresie profesjonalne szkolenia, prowadzone przez doświadczonych ekspertów.

Zapraszamy na szkolenie na temat podspiu elektronicznego.

W J.G. Training zapraszamy na szkolenie, dzięki któremu uczestnicy zyskają:

  • pełne zrozumienie prawnych i technicznych aspektów podpisu elektronicznego,
  • umiejętność tworzenia, weryfikacji i stosowania podpisów elektronicznych w różnych kontekstach,
  • świadomość ryzyka i odpowiedzialności związanego z używaniem podpisu elektronicznego,
  • gotowość do efektywnego wykorzystania podpisu elektronicznego w swojej pracy, co przyczyni się do poprawy efektywności bezpieczeństwa operacyjnego organizacji.