Jak zostać office managerem?
18.06.2024

Jak zostać profesjonalnym office managerem i wyróżnić się na rynku? Najlepsze praktyki biznesowe w zawodzie office managera

Zawód office managera to wyzwanie, ale również szansa na spełnienie zawodowe dla wielu osób. Jeśli myślisz o rozwoju kariery w tym kierunku, koniecznie przeczytaj poniższy artykuł. Dowiesz się, co zrobić, aby osiągnąć sukces w dynamicznej i wymagającej roli office managera.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • czym zajmuje się office manager,
  • czym różnią się obowiązki office managera i sekretarki oraz asystentki,
  • jakie kompetencje są niezbędne w zawodzie managera,
  • jak wyróżnić się na rynku jako profesjonalny office manager,
  • jak zostać office managerem.

Czym zajmuje się office manager?

Office manager, nazywany także menedżerem biura, pełni ważną funkcję w organizacji pracy wielu firm. Jego zadaniem jest zapewnianie sprawnego i płynnego funkcjonowania biura. To osoba, która łączy umiejętności administracyjne z zarządzaniem i koordynacją, stanowiąc pomost pomiędzy różnymi działami i pracownikami.

Zapraszamy na szkolenie dla office managerów.

Jego obowiązki obejmują zarządzanie codziennymi operacjami biurowymi, koordynację pracy zespołu, zarządzanie zasobami i logistyką, a także dbanie o utrzymanie porządku i efektywności w biurze. Office manager odpowiada również za kontakt z dostawcami, zarządzanie zaopatrzeniem biura, organizację spotkań i wydarzeń, a także może wspierać procesy rekrutacyjne i szkoleniowe w firmie. 

Office manager a asystentka i sekretarka

Rola office managera różni się od tradycyjnej roli asystentki czy sekretarki, choć część ich zadań jest w pewnym stopniu zbliżona. 

Asystentki i sekretarki zwykle koncentrują się na wsparciu jednego lub kilku menedżerów. Wykonują zadania, takie jak zarządzanie kalendarzem, odbieranie telefonów czy przygotowywanie dokumentów.

Office manager ma znacznie szerszy zakres obowiązków. Zajmuje się nie tylko wsparciem administracyjnym, ale także zarządzaniem całym biurem i zasobami. Jest odpowiedzialny za optymalizację procesów biurowych, co wymaga zarówno umiejętności zarządzania, jak i strategicznego myślenia.

Niekiedy jednak określenie asystentka czy sekretarka stosowane jest synonimicznie do office managera. Obowiązki osób na tych stanowiskach mogą być dokładnie takie same. Mówimy wtedy o asystentce biura (office assistant).

Kompetencje w zawodzie office managera

Aby skutecznie pełnić funkcję office managera, niezbędne są różnorodne kompetencje i umiejętności. Do najważniejszych z nich należą:

  • Zarządzanie czasem oraz kalendarzem innych osób, zwykle prezesa lub dyrektora. Na tym stanowisku jednym z najważniejszych zadań jest efektywne planowanie i organizacja pracy biura oraz zdolność do priorytetyzowania zadań.
     
  • Efektywna komunikacja. Umiejętność jasnego i skutecznego komunikowania się z zespołem, menedżerami i zewnętrznymi dostawcami zdecydowanie ułatwia pracę office managera i osób z nim współpracujących. Nie pozostawia miejsca na niedopowiedzenia i zapewnia dobrą atmosferę.
     
  • Zarządzanie zasobami. Kompetencje w tym zakresie pozwalają na optymalne wykorzystanie zasobów biurowych i usprawnienie logistyki, a przez to optymalizację finansową działalności firmy.
     
  • Rozwiązywanie problemów. Zdolność do szybkiego identyfikowania i rozwiązywania problemów, które pojawiają się w codziennej pracy biura to bardzo mocny atut office managera. Dzięki temu cała firma funkcjonuje sprawniej, bez przestojów i wpadek.
     
  • Kompetencje cyfrowe. Znajomość narzędzi i oprogramowania biurowego oraz umiejętność korzystania z nowoczesnych technologii ułatwiają zarządzanie i automatyzację procesów biurowych. Pozwala to na znaczną oszczędność czasu, który można przeznaczyć na bardziej kreatywne zadania.
     
  • Budowanie relacji. Office manager powinien w umiejętny sposób budować i podtrzymywać relacje, a także wykazywać się przy tym asertywnością.

Jaki powinien być office manager?Jak wyróżnić się na rynku jako profesjonalny office manager?

Office manager to atrakcyjne stanowisko pracy dla wielu osób. Aby wyróżnić się na rynku pracy, powinieneś skupić się na kilku kluczowych aspektach.

Jako office manager będziesz często wizytówką firmy. Musisz odznaczać się więc profesjonalizmem w każdym aspekcie pracy – od komunikacji po zarządzanie konfliktami i negocjacje.

Powinieneś mieć ponadto chęci i motywację do ciągłego doskonalenia. Możesz rozwijać kompetencje poprzez regularne uczestnictwo w szkoleniach i kursach, które pozwalają na zdobycie nowych umiejętności, wiedzy i poznanie aktualnych trendów w zarządzaniu biurem. Dzięki temu uzyskasz także ważne certyfikaty zawodowe, które będą dobrze wyglądały w Twoim CV. Uczestnictwo w spotkaniach branżowych i networkingowych to również dobra okazja do rozwoju sieci kontaktów

Dobry office manager powinien być także odważny i nowatorski. Wdrażanie innowacyjnych rozwiązań w codziennej pracy biura pomaga podnosić efektywność i komfort pracy całego zespołu. Pracodawcy doceniają tego rodzaju działania, dzięki czemu zwiększa się Twoja wartość na rynku pracy.

Jak zostać office managerem?

Droga do pracy na stanowisku office managera może być różna – w zależności od indywidualnych doświadczeń i aspiracji zawodowych. 

Niewątpliwie pomocne jest zdobycie odpowiedniego wykształcenia, np. w zakresie zarządzania, administracji biurowej, HR lub pokrewnych dziedzin.

Kolejnym ważnym krokiem jest doświadczenie w pracy biurowej na stanowiskach administracyjnych. Możesz zacząć od realizacji praktyk i staży, które uatrakcyjnią Twoje CV. Dzięki temu łatwiej będzie Ci znaleźć pracę jako junior office manager lub na podobnym stanowisku.

Postaw także na samorozwój. Inwestuj w szkolenia i kursy, które pozwolą Ci rozwijać ważne kompetencje i umiejętności miękkie. Nie zapominaj o networkingu. Aktywne budowanie sieci kontaktów zawodowych i uczestnictwo w branżowych wydarzeniach mogą otworzyć nowe możliwości w rozwoju Twojej kariery. Pamiętaj, że znajomości zawodowe możesz zawierać także online, na przykład na portalach takich jak LinkedIn.


Zapraszamy na szkolenie dla office managerów.

Sukces w zawodzie office managera zależy od Twoich kompetencji. Realizacji wszystkich niezbędnych zadań wykonywanych na tym stanowisku możesz się nauczyć. Konieczna jest jednak wytrwałość i determinacja, bo najlepsi office managerowie muszą posiadać bardzo szeroki wachlarz zróżnicowanych umiejętności.