
Jak zarządzać zespołem, z którego się wyrosło? Praktyczne wskazówki dla managera
Zarządzanie zespołem nigdy nie jest prostym zadaniem. Awans w zespole, w którym dotychczas pracowałeś jako jeden z członków, jest nobilitujący. Jednocześnie może stanowić także niemałe wyzwanie. Przejście od koleżeńskich relacji do roli lidera wymaga zmiany podejścia i zdobycia autorytetu wśród dawnych współpracowników. Jak skutecznie zarządzać takim zespołem? Poznaj praktyczne wskazówki, które pomogą Ci w budowaniu efektywnych relacji i sprawnym kierowaniu zespołem, z którego wyrosłeś.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak zbudować autorytet wśród byłych kolegów,
- jak skutecznie komunikować się jako lider,
- jak zarządzać relacjami,
- jak delegować zadania,
- jak ustalić granice między pracą a sferą prywatną,
- jak zachowywać obiektywizm w ocenie wyników pracy,
- jak motywować zespół,
- jak udzielać feedbacku.
Jak zbudować autorytet wśród byłych kolegów?
Pierwszym krokiem w nowej roli jest zdobycie autorytetu. Pamiętaj, że Twoi dawni koledzy znają Cię dobrze – zarówno twoje mocne strony, jak i słabości. Ważne, aby od samego początku jasno określić swoją nową pozycję.
Pokaż, że mimo awansu, nie zmieniły się Twoje podstawowe wartości. Staraj się budować autorytet na solidnych fundamentach: kompetencji, uczciwości i transparentności. Daj odczuć zespołowi, że podejmujesz decyzje na podstawie rzetelnych przesłanek, a nie osobistych sympatii.
Budowanie autorytetu wśród byłych kolegów – PRZYKŁAD
Podczas pierwszego spotkania w roli szefa omów z zespołem swoje plany i cele. Wyraźnie podkreśl, że chcesz działać dla wspólnego dobra. Pokaż, że masz wiedzę i wskaż konkretne umiejętności, które będą przydatne na kierowniczym stanowisku. Nie zapominaj o wsłuchaniu się w opinie zespołu. Zakończ spotkanie prośbą o otwartą współpracę i informowanie Cię o wszelkich problemach.
Skuteczna komunikacja: klucz do sukcesu
W zarządzaniu zespołem, z którym wcześniej współpracowałeś, ogromne znaczenie ma komunikacja. Otwarty dialog pomaga rozwiązywać nieporozumienia i budować zaufanie. Wyjaśniaj swoje decyzje, dawaj regularny feedback i bądź dostępny dla swojego zespołu. Unikaj jednak nadmiernego dzielenia się szczegółami decyzji strategicznych – teraz pełnisz inną funkcję, która wymaga zachowania pewnych informacji w ramach kierownictwa.
Jak dbać o komunikację w zespole – PRZYKŁAD
Regularnie organizuj krótkie spotkania, podczas których wszyscy członkowie zespołu mogą zgłaszać postępy i trudności. Niech każdy podzieli się tym, nad czym pracuje i jakie napotkał wyzwania. W zależności od specyfiki Waszej pracy zaplanuj takie 15-minutowe spotkanie na przykład raz dziennie lub raz w tygodniu.
Zarządzanie relacjami: profesjonalizm ponad wszystko
Jednym z priorytetów w zarządzaniu zespołem jest zachowanie profesjonalizmu. Dawni koledzy mogą oczekiwać od Ciebie większej wyrozumiałości, ale nie oznacza to, że powinieneś traktować ich bardziej ulgowo. Ważne, aby wszystkie decyzje były podejmowane w oparciu o obiektywne kryteria. Jasno określ swoje oczekiwania i upewnij się, czy zespół rozumie, że relacje zawodowe muszą być priorytetem.
Profesjonalne relacje – PRZYKŁAD
Jeśli Twoim zadaniem jest przyznanie nagrody za najlepszy projekt, upewnij się, że decyzja jest oparta na obiektywnych kryteriach, a nie relacjach osobistych. Przed ogłoszeniem zwycięzcy możesz zapytać innych liderów o ich opinie na temat projektów, aby zyskać dodatkową, zewnętrzną perspektywę.
Delegowanie zadań bez utraty szacunku
Delegowanie zadań bywa wyzwaniem dla każdego szefa. Tym bardziej trudne jest, jeśli wcześniej współpracownicy byli Twoimi równorzędnymi kolegami. Pamiętaj, że teraz Twoja rola polega na koordynacji działań, a nie wykonywaniu ich we własnym zakresie. Delegując zadania, wykaż się zaufaniem do kompetencji zespołu. Ważne, aby obowiązki były rozdzielane sprawiedliwie i adekwatnie do umiejętności poszczególnych osób.
Skuteczne delegowanie – PRZYKŁAD
Zamiast z góry narzucać zadania, zorganizuj sesję, na której zespół sam podzieli się obowiązkami w oparciu o swoje kompetencje. Pytaj o opinie i chęci. Zamiast przydzielać danemu pracownikowi najtrudniejszy projekt, zapytaj go, jaką rolę chciałby pełnić. Pozwól mu wybrać to, co pasuje do jego mocnych stron.
Kiedy przyjaźń staje się wyzwaniem
Przyjaźnie w pracy mogą być trudne do utrzymania, kiedy stajesz się szefem. Naturalne jest, że niektóre relacje mogą ulec zmianie. Ważne, aby jasno oddzielić sferę zawodową od prywatnej i unikać faworyzowania dawnych przyjaciół. Utrzymanie równowagi pomoże zachować dobre relacje w zespole i zminimalizować potencjalne konflikty.
Zarówno Ty, jak i Twój przyjaciel z zespołu chcecie utrzymać przyjacielską relację mimo Twojej nowej roli lidera? Warto otwarcie porozmawiać o tym, jak oddzielić życie zawodowe od prywatnego. Ustalcie, że w pracy będziecie unikać rozmów na tematy osobiste, a prywatne dyskusje zostaną ograniczone do spotkań poza biurem.
Przyjaźń a praca – PRZYKŁAD
Spotkaj się z przyjacielem po pracy i porozmawiaj o nowej sytuacji. Możesz powiedzieć: „Chcę, żeby nasza przyjaźń trwała, ale zdaję sobie sprawę, że moja nowa rola może to skomplikować. Proponuję, żebyśmy w pracy trzymali się rozmów zawodowych, a prywatne tematy omawiali po godzinach. Co o tym myślisz?”. Takie ustalenie jasno oddzieli sferę prywatną od zawodowej.
Ustalanie granic między pracą a sferą prywatną
Zarządzając zespołem, z którym wcześniej dzieliłeś także prywatny czas, ważne jest wyznaczenie granic między życiem zawodowym a osobistym. Dotyczy to nie tylko wspomnianych relacji przyjacielskich, ale też kontaktów ze wszystkimi kolegami. Dzięki temu unikniesz trudnych sytuacji, w których prywatne sprawy zaczynają wpływać na ocenę pracy lub podejmowane decyzje. Określ jasno, jak chcesz oddzielać te dwa światy – dla dobra zarówno swojego, jak i zespołu.
Jak ustalać granice – PRZYKŁAD
Gdy osoba z zespołu prosi Cię o przysługę, np. elastyczne godziny pracy, podkreśl, że będziesz rozpatrywał takie prośby na tych samych zasadach, co u innych członków zespołu. Możesz powiedzieć: „Rozumiem twoją sytuację, ale muszę postępować zgodnie z ustalonymi procedurami i zasadami obowiązującymi wszystkich.”
Zachowanie obiektywizmu w ocenie wyników pracy
Obiektywizm lidera w ocenie wyników pracy jest niezwykle ważny, zwłaszcza w przypadku dawnych kolegów. Ustal jasne i mierzalne kryteria oceny, które będą transparentne dla całego zespołu. Unikaj oceniania na podstawie osobistych sympatii czy historii wspólnej pracy – skup się na konkretnych osiągnięciach i wynikach.
Jak zachować obiektywizm – PRZYKŁAD
Wprowadź system ocen oparty na mierzalnych wskaźnikach, np. realizacji celów projektowych, liczbie zamkniętych zadań, feedbacku od klientów. Zamiast opierać ocenę na ogólnym wrażeniu, stwórz zestaw kryteriów, które jasno zaprezentujesz całemu zespołowi.
Mądrość kompromisu: jak unikać konfliktów?
W roli lidera musisz nauczyć się unikać konfliktów, a także mądrze nimi zarządzać. Konflikty są naturalną częścią pracy w zespole, jednak w Twojej sytuacji mogą być bardziej delikatne. Kluczem do sukcesu jest wyważenie pomiędzy kompromisem a asertywnością. Rozwiązywanie sporów w sposób otwarty i uczciwy pomoże Ci utrzymać pozytywną atmosferę w zespole.
Sztuka kompromisu – PRZYKŁAD
Wyobraź sobie, że dwóch członków zespołu ma różne podejścia do realizacji projektu. Jeden chce skupić się na szybkości, a drugi na jakości, co prowadzi do napięć. Zamiast narzucać jedno rozwiązanie, zorganizuj spotkanie, na którym wspólnie omówicie oba podejścia. Możesz zaproponować kompromis: „Rozumiem, że jedna strona chce szybko dostarczyć wyniki, a druga priorytetowo traktuje jakość. Może podzielimy projekt na etapy, gdzie pierwsza faza będzie realizowana szybko, a kolejna będzie bardziej szczegółowa i dokładna?”
Taki kompromis pozwala obu stronom realizować swoje priorytety, a jednocześnie daje zespołowi przestrzeń na znalezienie wspólnej drogi. Tego rodzaju podejście redukuje napięcia i buduje współpracę.
Wprowadzenie nowych standardów i procedur
Awansując, możesz mieć inne spojrzenie na funkcjonowanie zespołu niż poprzedni szef. Wiąże się to z koniecznością wprowadzenia nowych standardów czy procedur. Ważne, aby zmiany te były wdrażane stopniowo i w sposób, który zaangażuje cały zespół. Wyjaśniaj, dlaczego nowe procedury są ważne i jakie korzyści przyniosą dla wszystkich.
Ustalanie nowych zasad – PRZYKŁAD
Jeśli chcesz wprowadzić nowy system zarządzania projektami, najpierw zaproś zespół do krótkiej prezentacji korzyści wynikających z jego używania. Następnie zaproponuj okres próbny, aby pracownicy mieli czas na zapoznanie się z nowymi procedurami i mogli zgłaszać uwagi. Po okresie testowym omów, jak nowy system wpłynął na efektywność pracy.
Motywowanie zespołu na nowym poziomie współpracy
Motywowanie zespołu w nowej roli wymaga nowego podejścia. Zamiast polegać na wcześniejszych, nieformalnych relacjach, teraz musisz skupić się na tworzeniu systemów motywacyjnych, które będą spójne dla całej grupy. Wyznacz jasne cele, oferuj wsparcie w rozwoju zawodowym i doceniaj osiągnięcia każdego członka zespołu.
Jak motywować zespół – PRZYKŁAD
Organizuj co miesiąc krótkie sesje poświęcone docenianiu osiągnięć pracowników, np. „pracownik miesiąca” lub „najlepszy pomysł na optymalizację procesu”. Możesz także wprowadzić programy nagród, takie jak dodatkowy dzień wolny czy bony podarunkowe, za wyjątkowe wyniki. To pomoże zbudować atmosferę wspólnego sukcesu.
Sztuka konstruktywnej krytyki wobec dawnych znajomych
Feedback wobec byłych kolegów może być trudnym zadaniem, ale jako szef musisz umieć to robić w sposób konstruktywny. Kluczem jest skupienie się na konkretnych problemach i oferowanie rozwiązań, a nie jedynie wytykanie błędów. Pamiętaj, że Twoim celem jest rozwój zespołu, a nie personalne ataki. Tak przekazywana krytyka będzie bardziej akceptowana i przyniesie lepsze rezultaty.
Dobry feedback – PRZYKŁAD
Jeśli dawny kolega popełnił błąd, zorganizuj indywidualne spotkanie, podczas którego przedstawisz konkretne sytuacje, które wymagają poprawy. Jednocześnie zaproponuj wsparcie w rozwiązaniu problemu. Zamiast mówić: „Twoja praca ostatnio nie jest dobra”, powiedz: „Zauważyłem, że ostatni raport miał kilka błędów – może mogę pomóc Ci w lepszym zorganizowaniu czasu pracy?”
Jak zarządzać zespołem, z którego się wyrosło –podsumowanie
Jeśli zastanawiasz się, jak zarządzać zespołem, z którego się wyrosło, to wiedz, że z podobnym wyzwaniem mierzy się wielu nowych managerów.
Wejście w nową rolę to skomplikowane, ale – jak pokazuje wiele przykładów – możliwe do wykonania zadanie. Podstawą jest umiejętne budowanie autorytetu, skuteczna komunikacja oraz zachowanie profesjonalizmu.
W budowaniu profesjonalnego wizerunku lidera pomocne będą szkolenia menedżerskie, które kształtują odpowiednie umiejętności i dają możliwość poszerzenia perspektywy. Na początku warto wziąć udział w ogólnym kursie lub warsztacie efektywnego zarządzania zespołem. Kolejnym etapem mogą być bardziej szczegółowe szkolenia, np. z udzielania feedbacku czy zarządzania konfliktem.
Dzięki odpowiedniemu podejściu, otwarciu na widzę i nowe umiejętności, możesz nie tylko utrzymać pozytywne relacje w zespole, ale także skutecznie prowadzić go do sukcesu.