Dowiedz się, jak wygrywać przetargi.
26.09.2024

Czy warto występować o udzielenie zamówienia publicznego – jak wygrywać przetargi?

Zamówienia publiczne to ogromna szansa dla firm z różnych branż i różnej wielkości na relatywnie stabilne zlecenia i kontrakty. W Polsce rynek zamówień publicznych to rocznie kilkaset miliardów złotych, co pokazuje, że jest o co walczyć. Jednak sama decyzja o starcie w przetargach wymaga przemyślanej strategii. Przeczytaj, jakie korzyści i wyzwania czekają na wykonawców oraz jak skutecznie przygotować ofertę. Jednym słowem, dowiedz się, jak wygrywać przetargi.

Czy warto ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy warto angażować czas i zasoby w ubieganie się o zamówienia publiczne. Jeśli jesteś jednym z nich, musisz wiedzieć, że odpowiedź zależy od specyfiki firmy, jej zdolności produkcyjnych, a także znajomości procedur przetargowych.

Sam rynek zamówień publicznych w Polsce stale wykazuje jednak tendencję wzrostową, co może stanowić dla Ciebie dużą zachętę.

Zapraszamy na szkolenie z zamówień publicznych dla wykonawców.

Rynek zamówień publicznych w Polsce

Stan rynku zamówień publicznych w Polsce podsumowuje Sprawozdanie Prezesa UZP z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2023 roku.

W 2023 r. wartość rynku zamówień publicznych realizowanych z zastosowaniem przepisów ustawy Pzp wyniosła ok. 279,8 mld zł. Suma ta została określona w oparciu o dane zawarte w rocznych sprawozdaniach o zamówieniach. W 2022 r. wartość ta wynosiła 274,8 mld zł. Od roku 2016 wzrosła zaś niemal trzykrotnie. Oszacowana wartość zamówień udzielonych z zastosowaniem przepisów ustawy Pzp stanowiła ok. 8,20% PKB z 2023 r.

Stanowi ogromny potencjał zarobkowy. Zamówienia publiczne obejmują szeroki wachlarz usług, od robót budowlanych, przez dostawy i usługi informatyczne, aż po usługi sprzątające. Odrębnym obszarem udzielania zamówień publicznych są tzw. zamówienia sektorowe. Są to zamówienia udzielane przez podmioty prowadzące działalność w określonych sektorach gospodarki, takich jak energetyka, transport, usługi pocztowe, wodociągi i górnictwo, które ze względu na specyfikę tej działalności podlegają odrębnym regulacjom prawnym.

Ubieganie się o zamówienia publiczne może być więc atrakcyjnym źródłem przychodów, zwłaszcza dla firm, które poszukują stabilnych kontraktów.

Zamówienia publiczne – korzyści dla wykonawców

Jednym z głównych atutów zamówień publicznych jest stabilność finansowa. Zamówienia mają często charakter długoterminowy – zawierane są na wiele miesięcy, a nawet lat. Wykonawcy mogą liczyć na regularne i pewne źródło dochodów, co umożliwia stabilne planowanie i rozwój działalności. Instytucje publiczne, takie jak samorządy, jednostki rządowe czy inne podmioty sektora publicznego, są zazwyczaj wypłacalne i terminowo regulują zobowiązania. Minimalizuje to ryzyko niewypłacalności.

Wygrana w przetargu podnosi także prestiż na rynku i jest często postrzegana jako dowód na solidność firmy. Ułatwia zdobywanie kolejnych kontraktów, nie tylko od instytucji publicznych, ale również od prywatnych klientów. Realizacja dużych zamówień pozwala na zwiększenie skali działalności, a także na zdobycie cennych referencji, które mogą pomóc w kolejnych postępowaniach przetargowych.

Ubieganie się o zamówienia publiczne to doskonały sposób na dywersyfikację portfela klientów. W sytuacji, gdy rynek prywatny bywa niestabilny lub zależny od cykli gospodarczych, zamówienia publiczne często stanowią bezpieczne i stabilne źródło przychodów.

Zamówienia publiczne – wyzwania dla wykonawców

Pomimo korzyści, zamówienia publiczne wiążą się także z wieloma wyzwaniami. Przede wszystkim sam proces przetargowy jest skomplikowany, a przygotowanie dokumentacji wymaga czasu i precyzji. Dodatkowo konkurencja bywa bardzo duża, zwłaszcza w przypadku lukratywnych zleceń.

Wielu wykonawców narzeka na nadmierną biurokrację w procesie udzielania zamówień publicznych. Procedury są ściśle regulowane przez prawo, co oznacza, że każdy błąd formalny może skutkować odrzuceniem oferty.

W realizacji przetargu liczy się terminowość. Firmy muszą dostarczać usługi w wyznaczonym czasie, co przy skomplikowanych projektach bywa trudne. W przeciwnym razie muszą liczyć się z karami umownymi.

W wielu przetargach najważniejszym kryterium oceny ofert pozostaje cena. Wymusza to na wykonawcach oferowanie bardzo niskich cen. W rezultacie wygrana w przetargu przestaje być opłacalna.

Strategie sukcesu w przetargach publicznych

Wygranie przetargu publicznego nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza ze względu na wysoką konkurencję i ścisłe wymogi formalne. Aby skutecznie konkurować na rynku zamówień publicznych, przedsiębiorcy muszą opracować odpowiednią strategię. 

Monitorowanie rynku przetargów

Jednym z najważniejszych elementów skutecznego ubiegania się o zamówienia publiczne jest regularne śledzenie dostępnych przetargów. W Polsce istnieje kilka głównych źródeł, z których mogą korzystać firmy:

  • Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP) – portal rządowy, gdzie publikowane są informacje o przetargach ogłaszanych przez różne instytucje publiczne.
     
  • Portal e-Zamówienia – platforma, na której można znaleźć zarówno ogłoszenia, jak i dokumentację potrzebną do udziału w przetargu.
     
  • Komercyjne platformy przetargowe – niektóre firmy korzystają także z płatnych narzędzi, które automatycznie filtrują przetargi według określonych kryteriów. Ułatwia to proces wyszukiwania odpowiednich zamówień.

Regularne monitorowanie tych źródeł pozwala firmom szybko reagować na pojawiające się przetargi. Ma to duże znaczenie w kontekście krótkich terminów składania ofert.

Wybór odpowiedniego przetargu

Nie każde zamówienie publiczne będzie odpowiednie dla danej firmy. Kluczowym krokiem jest dokładna analiza warunków przetargu i wybór takiego, który najlepiej odpowiada możliwościom przedsiębiorstwa. Przy wyborze przetargu warto wziąć pod uwagę:

  • Zakres i wymagania techniczne: czy firma posiada odpowiednie zasoby (ludzkie, techniczne i finansowe) do zrealizowania zamówienia.
     
  • Doświadczenie wymagane przez zamawiającego: przetargi często wymagają udokumentowanego doświadczenia w realizacji podobnych projektów. Jeśli firma nie spełnia tego kryterium, istnieje duża szansa, że oferta zostanie odrzucona. Warto wtedy przemyśleć, jak zdobyć wymagane doświadczenie, by móc wystartować w przetargu kolejnym razem.
     
  • Wartość przetargu: należy ocenić, czy firma jest w stanie zrealizować zamówienie w określonym budżecie, a jednocześnie osiągnąć zysk.

Przygotowanie dokumentacji przetargowej

Kluczowym aspektem w przetargach publicznych jest poprawne i kompletne przygotowanie dokumentacji przetargowej. Błędy formalne, niekompletne załączniki lub brak wymaganych dokumentów mogą skutkować odrzuceniem oferty bez jej rozpatrzenia. Ważne kroki to:

  • Dokładna analiza Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ). Zawarte są w niej wszystkie wymogi, jakie musi spełnić oferta, w tym informacje o dokumentach, które należy załączyć.
     
  • Złożenie gwarancji przetargowej (wadium). W przypadku większych przetargów zamawiający może wymagać wniesienia wadium, które stanowi zabezpieczenie wykonania umowy.
     
  • Przygotowanie wymaganych dokumentów przedmiotowych i podmiotowych. Często wymagane są zaświadczenia potwierdzające brak zaległości podatkowych, posiadanie odpowiednich ubezpieczeń czy uprawnień zawodowych.

Precyzyjna kalkulacja kosztów

Prawidłowa kalkulacja kosztów realizacji zamówienia ma ogromne znacznie dla osiągnięcia sukcesu finansowego w przypadku wygranej. Należy dokładnie oszacować wszystkie koszty związane z wykonaniem zlecenia, takie jak:

  • koszty materiałów i surowców,
  • koszty robocizny i wynagrodzeń dla pracowników
  • koszty transportu, sprzętu i narzędzi,
  • koszty administracyjne i ewentualne nieprzewidziane wydatki.

Błędne oszacowanie tych kosztów może prowadzić do poważnych strat finansowych lub nawet do niewykonania kontraktu. Firmy, które celowo zaniżają ceny, aby zdobyć kontrakt, często napotykają problemy na etapie realizacji projektu.

Złożenie oferty w terminie

Terminowość w zamówieniach publicznych to podstawa. Każda oferta, która zostanie złożona po terminie zostanie odrzucona, niezależnie od jej jakości. Warto więc przygotować ofertę z wyprzedzeniem i zadbać o to, aby została ona dostarczona w odpowiedni sposób. Często przetargi są realizowane online, co ułatwia procedurę, ale nadal wymaga przestrzegania terminów.

Kontrola i śledzenie wyników przetargu

Po złożeniu oferty warto śledzić postępowanie przetargowe. Zamawiający może zadawać pytania lub prosić o uzupełnienie braków formalnych. Reagowanie na takie wezwania w terminie może zadecydować o utrzymaniu oferty w grze.

Dodatkowo, jeśli oferta nie zostanie wybrana, należy koniecznie zwrócić się o wyjaśnienia i przeanalizować wyniki przetargu, aby wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Jak skutecznie przygotować ofertę przetargową?

Przygotowanie dobrej oferty przetargowej wymaga dokładności i zrozumienia wymagań zamawiającego. Obie strony postępowania zobligowane są do działania według przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, która bywa skomplikowana i niejednoznaczna.

Szkolenia z zamówień publicznych dla wykonawców

Aby zwiększyć swoją wiedzę, niezbędną do skutecznego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego, wykonawcy mogą skorzystać z profesjonalnych szkoleń.

W J.G.Training przygotowaliśmy dwudniowe praktyczne warsztaty dla wykonawców, które obejmują zagadnienia związane z uczestniczeniem w procedurach przetargowych. Na spotkaniu omawiamy zasady przygotowania i skutecznego złożenia oferty.

Zapraszamy na szkolenie z zamówień publicznych dla wykonawców.

"Zamówienia publiczne dla wykonawców - jak składać oferty i ubiegać się o zamówienia zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych" to szkolenie, którego celem jest:
  • przedstawienie w sposób praktyczny przepisów związanych z przygotowaniem i złożeniem oferty przetargowej,
  • omówienie definicji, mechanizmów oraz trybów stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r. w ujęciu praktycznym.

Szkolenie odbywa się w formie hybrydowej, co oznacza, że można wziąć w nim udział zarówno stacjonarnie, jak i online.

Także inne szkolenia, które omawiają szczegółowe zagadnienia związane z ustawą Pzp, mogą być doskonałym wsparciem dla wykonawców. Polecamy m.in. tematy:

Jak wygrywać przetargi – podsumowanie

Ubieganie się o zamówienia publiczne to wyzwanie, które jednak może przynieść wymierne korzyści w postaci stabilnych i długoterminowych kontraktów. Aby zwiększyć swoje szanse na sukces, warto opracować odpowiednią strategię, monitorować rynek, dbać o precyzyjność dokumentacji oraz inwestować w szkolenia. Pamiętaj, że wygrywanie przetargów to nie tylko kwestia ceny, ale również jakości, innowacyjności i umiejętności spełnienia wysokich standardów zamawiającego.