Jakie są zasady ZFSŚ 2025?
02.04.2025

ZFSŚ 2025, czyli zasady prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFSŚ) to narzędzie, które ma na celu finansowe wsparcie pracowników w różnych momentach ich życia zawodowego oraz prywatnego. Czy coś zmienia się w kwestii prowadzenia ZFSŚ na 2025 rok? Jakie zasady obowiązują w tym zakresie i co musi wiedzieć pracodawca? Omawiamy najważniejsze aspekty prawidłowego zarządzania tym funduszem.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • czym jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
  • jakie przepisy regulują zasady dotyczące ZFSŚ,
  • kto musi tworzyć ZFSŚ w 2025 roku,
  • jakie są zasady odpisów na ZFSŚ,
  • ile wynosi odpis na ZFSŚ 2025,
  • jakie są najważniejsze zasady prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
  • kto jest uprawniony do korzystania z ZFSŚ,
  • jakie szkolenie na temat ZFSŚ wybrać.

Zapraszamy na szkolenie, podczas którego omawiamy zasady ZFSŚ 2025.

Czym jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to fundusz, który pracodawcy tworzą na rzecz swoich pracowników w celu finansowania świadczeń socjalnych. Mogą to być m.in. zapomogi, paczki dla dzieci czy dofinansowanie wypoczynku.

ZFSŚ ma na celu wspieranie pracowników, zwłaszcza w trudnych momentach, np. w przypadku choroby, śmierci bliskiej osoby czy w innych sytuacjach losowych. Świadczenia te mogą być również skierowane na wsparcie pracowników w zakresie wypoczynku, edukacji czy organizacji czasu wolnego.

Regulacje prawne dotyczące ZFSŚ

Podstawą prawną funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są przepisy zawarte w Ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Określa ona zasady tworzenia funduszu, sposób jego wydatkowania oraz zasady rozliczania świadczeń.

Dodatkowo pracodawca ma obowiązek stworzyć regulamin ZFSŚ i przestrzegać zasad przeznaczania środków zgodnie z określonymi w nim celami. Daje to możliwość stosowania ograniczeń w zakresie wypłaty określonych kwot pieniężnych zarówno względem obecnych, jak i byłych pracowników.

Pracodawca może na przykład uzależnić prawo emeryta do świadczeń od przedłożenia dokumentów i oświadczeń dotyczących jego aktualnego stanu rodzinnego, życiowego oraz materialnego, które uzasadniałyby wypłatę wnioskowanego świadczenia.

Świadczenia z ZFŚS a składki ZUS i opodatkowanie

Istotną rolę odgrywa również Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Jest ono podstawą do zwolnienia świadczeń ZFŚS z obowiązku naliczania składek.

Kto musi tworzyć ZFSŚ w 2025 roku?

Zgodnie z aktualnymi przepisami zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zobowiązani są utworzyć pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Pracodawcy, którzy zatrudniają od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek utworzyć ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą natomiast fundusz niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.

Przepisy te nie dotyczą jednak kilku grup pracodawców:

  • uczelni publicznych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym,
  • szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela,
  • służb mundurowych.

Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Podstawę finansowania funduszu stanowią odpisy na ZFSŚ, naliczane na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych:

  • odpis podstawowy, 
  • dobrowolne odpisy dodatkowe,
  • zwiększenia.

Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Przeciętne wynagrodzenie obejmuje rok poprzedni lub drugie półrocze roku poprzedniego – w zależności od tego, które stanowiło kwotę wyższą.

Zwiększenia mogą obejmować m.in. wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej, darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych czy odsetki od środków funduszu.

Szczegółowe przepisy regulują kwestie odpisów od osób młodocianych i niepełnosprawnych, a także emerytów i rencistów. 

PRZYKŁADOWY KOSZT ODPISÓW NA ZFŚS

Przykładowy koszt odpisów na ZFSŚ w zależności od liczby etatów,

Ile wynosi odpis na ZFSŚ 2025?

Odpis obowiązkowy na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi w 2025 roku 2723,40 zł.

W związku z sytuacją gospodarczą i rosnącą inflacją w 2025 roku kwoty odpisów na ZFSŚ zostały zwiększone w stosunku do roku poprzedniego. Jest to wynik wyższego przeciętnego wynagrodzenia w roku 2024.

W 2025 r. podstawą naliczenia odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 roku. Wynosi ono 7262,39 zł.

Pracodawcy muszą dostosować wysokość odpisu do aktualnych warunków gospodarczych, coraz wyższych kosztów życia oraz potrzeb swoich pracowników.

Szczegółowe kwoty odpisów w 2025 roku i latach poprzednich przedstawia poniższa tabela.

Kwoty odpisów na ZFSŚ w latach 2010-2025.

Zasady ZFŚS w 2025 roku

Zasady ZFŚS w 2025 roku nie zmieniły się. Najważniejsze z nich opisujemy poniżej.

Zarządzaniem środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zajmuje się pracodawca. Fundusz powinien być wykorzystywany w sposób transparentny, z zachowaniem odpowiednich zasad rozliczania wydatków. Zasady wykorzystywania środków powinny zaś zostać opisane we wspomnianym regulaminie.

Niewydane w danym roku fundusze mogą zostać przeniesione na kolejny rok kalendarzowy. Fundusz musi być przechowywany na oddzielnym koncie bankowym. Środki zgromadzone w ramach funduszu nie mogą być objęte egzekucją, chyba że dotyczy ona zobowiązań samego funduszu.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi związków zawodowych, przyznawanie świadczeń finansowanych z funduszu powinno być konsultowane z reprezentującą pracowników organizacją związkową. 

Osoby uprawnione do korzystania z ZFSŚ

Do grona osób uprawnionych do korzystania ze wsparcia finansowanego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zaliczają się:

  • zatrudnieni pracownicy oraz ich rodziny,

  • emeryci i renciści, którzy wcześniej byli pracownikami firmy, wraz ze swoimi rodzinami,

  • inne osoby, jeśli pracodawca uwzględnił je w regulaminie jako uprawnione do świadczeń socjalnych.

Wysokość dopłat oraz dostęp do preferencyjnych usług zależy od indywidualnej sytuacji osoby ubiegającej się o wsparcie, w tym jej warunków życiowych, rodzinnych i materialnych.

ZFSŚ 2025: najważniejsze informacje dla pracodawców

Skuteczne zarządzanie ZFSŚ wymaga odpowiedniego planowania, transparentności i znajomości przepisów.

Pracodawca powinien przede wszystkim:

  • regularnie dokonywać odpisów na fundusz,

  • przestrzegać kwot odpisów na ZFSŚ,
  • ustalić zasady przyznawania świadczeń, tak aby były one zgodne z potrzebami pracowników,

  • opracować i regularnie weryfikować regulamin ZFSŚ pod kątem zgodności z przepisami,
  • dbać o transparentność przy wydatkowaniu środków

Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować konsekwencjami prawnymi. 

Warto jednak pamiętać, że dbałość o ZFSŚ to nie tylko kwestia przepisów. To także kwestia dobrobytu pracowników, która przekłada się na ich satysfakcję i zaangażowanie w pracę. Ma to duże znaczenie w kontekście employer brandingu, o który dba coraz więcej organizacji.

Szkolenia z ZFSŚ 2025

Aby sprostać wymaganiom prawnym i przygotować zgodny z przepisami oraz satysfakcjonujący dla pracowników regulamin ZFSŚ, warto zainwestować w odpowiednie szkolenia dla działów kadrowych i finansowych.

W J.G.Training polecamy szkolenie:

 

Zapraszamy na szkolenie, podczas którego omawiamy zasady ZFSŚ 2025.

Uczestnicy uzyskają kompleksową, praktyczną wiedzę na temat zasad ZFŚS w 2025 roku. Przekażemy także wskazówki, w jaki sposób zastosować poszczególne regulacje we własnej organizacji.

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465)
2. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 z późn. zm.)
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz.U. 1998 nr 161 poz. 1106)
4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349)
5. Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854)