
ZFSŚ 2025, czyli zasady prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFSŚ) to narzędzie, które ma na celu finansowe wsparcie pracowników w różnych momentach ich życia zawodowego oraz prywatnego. Czy coś zmienia się w kwestii prowadzenia ZFSŚ na 2025 rok? Jakie zasady obowiązują w tym zakresie i co musi wiedzieć pracodawca? Omawiamy najważniejsze aspekty prawidłowego zarządzania tym funduszem.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
- jakie przepisy regulują zasady dotyczące ZFSŚ,
- kto musi tworzyć ZFSŚ w 2025 roku,
- jakie są zasady odpisów na ZFSŚ,
- ile wynosi odpis na ZFSŚ 2025,
- jakie są najważniejsze zasady prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- kto jest uprawniony do korzystania z ZFSŚ,
- jakie szkolenie na temat ZFSŚ wybrać.
Czym jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to fundusz, który pracodawcy tworzą na rzecz swoich pracowników w celu finansowania świadczeń socjalnych. Mogą to być m.in. zapomogi, paczki dla dzieci czy dofinansowanie wypoczynku.
ZFSŚ ma na celu wspieranie pracowników, zwłaszcza w trudnych momentach, np. w przypadku choroby, śmierci bliskiej osoby czy w innych sytuacjach losowych. Świadczenia te mogą być również skierowane na wsparcie pracowników w zakresie wypoczynku, edukacji czy organizacji czasu wolnego.
Regulacje prawne dotyczące ZFSŚ
Podstawą prawną funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są przepisy zawarte w Ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Określa ona zasady tworzenia funduszu, sposób jego wydatkowania oraz zasady rozliczania świadczeń.
Dodatkowo pracodawca ma obowiązek stworzyć regulamin ZFSŚ i przestrzegać zasad przeznaczania środków zgodnie z określonymi w nim celami. Daje to możliwość stosowania ograniczeń w zakresie wypłaty określonych kwot pieniężnych zarówno względem obecnych, jak i byłych pracowników.
Pracodawca może na przykład uzależnić prawo emeryta do świadczeń od przedłożenia dokumentów i oświadczeń dotyczących jego aktualnego stanu rodzinnego, życiowego oraz materialnego, które uzasadniałyby wypłatę wnioskowanego świadczenia.
Świadczenia z ZFŚS a składki ZUS i opodatkowanie
Istotną rolę odgrywa również Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Jest ono podstawą do zwolnienia świadczeń ZFŚS z obowiązku naliczania składek.
Kto musi tworzyć ZFSŚ w 2025 roku?
Zgodnie z aktualnymi przepisami zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zobowiązani są utworzyć pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Pracodawcy, którzy zatrudniają od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek utworzyć ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą natomiast fundusz niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.
Przepisy te nie dotyczą jednak kilku grup pracodawców:
- uczelni publicznych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym,
- szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela,
- służb mundurowych.
Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Podstawę finansowania funduszu stanowią odpisy na ZFSŚ, naliczane na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych:
- odpis podstawowy,
- dobrowolne odpisy dodatkowe,
- zwiększenia.
Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Przeciętne wynagrodzenie obejmuje rok poprzedni lub drugie półrocze roku poprzedniego – w zależności od tego, które stanowiło kwotę wyższą.
Zwiększenia mogą obejmować m.in. wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej, darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych czy odsetki od środków funduszu.
Szczegółowe przepisy regulują kwestie odpisów od osób młodocianych i niepełnosprawnych, a także emerytów i rencistów.
PRZYKŁADOWY KOSZT ODPISÓW NA ZFŚS
Ile wynosi odpis na ZFSŚ 2025?
Odpis obowiązkowy na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi w 2025 roku 2723,40 zł.
W związku z sytuacją gospodarczą i rosnącą inflacją w 2025 roku kwoty odpisów na ZFSŚ zostały zwiększone w stosunku do roku poprzedniego. Jest to wynik wyższego przeciętnego wynagrodzenia w roku 2024.
Pracodawcy muszą dostosować wysokość odpisu do aktualnych warunków gospodarczych, coraz wyższych kosztów życia oraz potrzeb swoich pracowników.
Szczegółowe kwoty odpisów w 2025 roku i latach poprzednich przedstawia poniższa tabela.
Zasady ZFŚS w 2025 roku
Zasady ZFŚS w 2025 roku nie zmieniły się. Najważniejsze z nich opisujemy poniżej.
Zarządzaniem środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zajmuje się pracodawca. Fundusz powinien być wykorzystywany w sposób transparentny, z zachowaniem odpowiednich zasad rozliczania wydatków. Zasady wykorzystywania środków powinny zaś zostać opisane we wspomnianym regulaminie.
Niewydane w danym roku fundusze mogą zostać przeniesione na kolejny rok kalendarzowy. Fundusz musi być przechowywany na oddzielnym koncie bankowym. Środki zgromadzone w ramach funduszu nie mogą być objęte egzekucją, chyba że dotyczy ona zobowiązań samego funduszu.
Zgodnie z przepisami dotyczącymi związków zawodowych, przyznawanie świadczeń finansowanych z funduszu powinno być konsultowane z reprezentującą pracowników organizacją związkową.
Osoby uprawnione do korzystania z ZFSŚ
Do grona osób uprawnionych do korzystania ze wsparcia finansowanego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zaliczają się:
-
zatrudnieni pracownicy oraz ich rodziny,
-
emeryci i renciści, którzy wcześniej byli pracownikami firmy, wraz ze swoimi rodzinami,
-
inne osoby, jeśli pracodawca uwzględnił je w regulaminie jako uprawnione do świadczeń socjalnych.
Wysokość dopłat oraz dostęp do preferencyjnych usług zależy od indywidualnej sytuacji osoby ubiegającej się o wsparcie, w tym jej warunków życiowych, rodzinnych i materialnych.
ZFSŚ 2025: najważniejsze informacje dla pracodawców
Skuteczne zarządzanie ZFSŚ wymaga odpowiedniego planowania, transparentności i znajomości przepisów.
Pracodawca powinien przede wszystkim:
-
regularnie dokonywać odpisów na fundusz,
- przestrzegać kwot odpisów na ZFSŚ,
-
ustalić zasady przyznawania świadczeń, tak aby były one zgodne z potrzebami pracowników,
- opracować i regularnie weryfikować regulamin ZFSŚ pod kątem zgodności z przepisami,
-
dbać o transparentność przy wydatkowaniu środków
Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować konsekwencjami prawnymi.
Warto jednak pamiętać, że dbałość o ZFSŚ to nie tylko kwestia przepisów. To także kwestia dobrobytu pracowników, która przekłada się na ich satysfakcję i zaangażowanie w pracę. Ma to duże znaczenie w kontekście employer brandingu, o który dba coraz więcej organizacji.
Szkolenia z ZFSŚ 2025
Aby sprostać wymaganiom prawnym i przygotować zgodny z przepisami oraz satysfakcjonujący dla pracowników regulamin ZFSŚ, warto zainwestować w odpowiednie szkolenia dla działów kadrowych i finansowych.
W J.G.Training polecamy szkolenie:
Uczestnicy uzyskają kompleksową, praktyczną wiedzę na temat zasad ZFŚS w 2025 roku. Przekażemy także wskazówki, w jaki sposób zastosować poszczególne regulacje we własnej organizacji.
Podstawa prawna1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465)
2. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 z późn. zm.)
4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349)
5. Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854)