Do czego wykorzystać sztuczną inteligencję w administracji publicznej?
25.04.2025

Sztuczna inteligencja w administracji publicznej. Czyli jak wykorzystać AI w pracy urzędu?

Czy sztuczna inteligencja w administracji publicznej jest potrzebna? Jeszcze kilka lat temu to pytanie wydawało się czysto teoretyczne. Dziś staje się codziennością. AI może przyspieszyć pracę urzędów, zwiększyć jej jakość, odciążyć pracowników i poprawić kontakt z obywatelami. Przeczytaj, jak to działa w praktyce i od czego zacząć pracę z AI.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • jak AI wpływa na rynek pracy,
  • czy warto wdrażać sztuczną inteligencję w administracji publicznej,
  • jak wykorzystać sztuczną inteligencję w pracy urzędu,
  • jakie narzędzia AI pomogą w pracy urzędu,
  • od czego zacząć naukę AI.

Zapraszamy na szkolenie z AI w urzędzie.

Wpływ AI na rynek pracy

Wraz z rosnącą popularnością narzędzi sztucznej inteligencji, wśród pracowników pojawiają się obawy o przyszłość zatrudnienia.

Z raportu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) „Rynek pracy, edukacja, kompetencje – marzec 2025” wynika, że 32% Polaków obawia się, że AI zagrozi ich obecnym miejscom pracy. Wśród młodych ludzi z pokolenia Z (18–24 lata) ten odsetek rośnie aż do 38%. Paradoksalnie to właśnie oni najlepiej znają i najczęściej wykorzystują AI.

Obawy te nie są bezpodstawne – automatyzacja może zastąpić powtarzalne zadania. Jednocześnie jednak rośnie zapotrzebowanie na specjalistów, którzy umieją efektywnie współpracować z AI. Firmy planujące zwiększenie zatrudnienia (33% ogółu badanych) wskazują, że rozwój technologii, w tym sztucznej inteligencji, jest jednym z powodów ekspansji i wzrostu zatrudnienia​.

Sztuczna inteligencja w administracji publicznej czy to ma sens?

Odpowiedź jest jednoznaczna: zdecydowanie tak!

Umiejętności AI jako sposób na stabilne zatrudnienie

Z jednej strony wiemy, że AI potrafi pisać, liczyć, analizować dane czy planować procesy. Z drugiej – boimy się, że te same umiejętności odbiorą nam pracę. To zrozumiałe, zwłaszcza w sektorze publicznym, który przez lata opierał się na stabilności, procedurach i przewidywalności.

Dziś jednak ta stabilność nie oznacza „bez zmian” – tylko umiejętne dostosowanie się do nowej rzeczywistości. W takim podejściu AI nie zabiera pracy, AI zmienia jej charakter.

Jeśli sektor prywatny już dziś rekrutuje osoby, które potrafią współpracować ze sztuczną inteligencją, to wkrótce zrobi to też sektor publiczny. Co to oznacza dla urzędnika? Że opanowanie nowych narzędzi to nie „fanaberia”, tylko realna inwestycja w zawodową przyszłość.

Wyobraź sobie dwa scenariusze.

W pierwszym – narzędzia AI trafiają do urzędu, a Ty nie wiesz, jak ich używać. W drugim – to Ty jesteś osobą, która szkoli zespół, wdraża nowe narzędzia, upraszcza procesy. Która rola wydaje się bezpieczniejsza?

Innymi słowy, pracownicy, którzy nauczą się współpracować z AI, zyskają przewagę – nie tylko w urzędzie, ale też na całym rynku pracy.

Sztuczna inteligencja = bardziej efektywna praca urzędu

Większość prac administracyjno-biurowych, wspartych technologią AI, będzie wykonana szybciej, bardziej skutecznie, z mniejszą liczbą błędów. Odzyskany czas pracownicy mogą wykorzystać na inne ważne zadania, z którymi sztuczna inteligencja radzi sobie gorzej.

Może to być także ważny czynnik redukcji stresu personelu, który do niedawna był przeciążony powtarzalnymi, żmudnymi zadaniami. Dzięki odpowiedniemu wdrożeniu narzędzi AI mniejsza liczba obowiązków pozwoli zwolnić tempo pracy i zmniejszyć presję.

Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w pracy urzędu?

Wyobraź sobie urząd, w którym klient nie musi czekać w kolejce, bo sprawę załatwia online z pomocą inteligentnego asystenta. Gdzie wnioski są analizowane szybciej, decyzje zapadają sprawniej, a urzędnik nie tonie w papierach, tylko zajmuje się tym, co naprawdę istotne. Brzmi jak wizja z przyszłości? To już się dzieje – dzięki sztucznej inteligencji. 

Automatyzacja procesów, inteligentna analiza danych czy chatboty do obsługi klientów to konkretne narzędzia, które pozwalają urzędom działać szybciej, taniej i skuteczniej.

Co konkretnie można usprawnić?

Obsługa korespondencji i dokumentacji

Każdy urząd przetwarza setki, a czasem tysiące dokumentów miesięcznie. Dzięki AI można automatycznie rozpoznawać treść (np. przy użyciu OCR i NLP – rozpoznawania tekstu i języka naturalnego), klasyfikować dokumenty tematycznie, przypisywać je do właściwego referenta czy automatycznie nadawać im bieg. To skraca czas reakcji z dni do godzin, a nawet minut.

Wsparcie dla obywateli – 24/7

Chatboty oparte na AI – jak rozwiązania korzystające z technologii OpenAI – mogą pełnić rolę pierwszej linii kontaktu z petentem. Zamiast dzwonić lub pisać e-maila, obywatel zadaje pytanie online i w kilka sekund otrzymuje odpowiedź: jakie dokumenty złożyć, do którego wydziału się udać, czy jak sprawdzić status wniosku. Voiceboty mogą też odbierać połączenia i prowadzić rozmowy z osobami starszymi czy niewidomymi.

Inteligentne analizy i decyzje

Systemy analityczne z elementami AI mogą pomóc w wykrywaniu nieprawidłowości w zamówieniach publicznych, analizie danych społecznych, planowaniu budżetu czy prognozowaniu zapotrzebowania na usługi. Przykład? Urząd miasta analizuje wnioski o świadczenia i identyfikuje obszary, gdzie warto zwiększyć wsparcie – zanim pojawi się kryzys społeczny.

Automatyzacja procesów administracyjnych

AI w połączeniu z technologiami RPA (Robotic Process Automation) potrafi zautomatyzować cały obieg dokumentów – od złożenia wniosku, przez jego weryfikację, aż po generowanie decyzji i powiadomień. Dzięki temu czas obsługi sprawy może się skrócić z kilku dni do kilkunastu minut.

Wsparcie merytoryczne urzędnika

Nowoczesne modele językowe, jak ChatGPT, mogą wspierać pracowników m.in. w tworzeniu decyzji administracyjnych, odpowiedzi na skargi czy analizie przepisów. AI może też pomóc przygotować prezentacje, zestawienia, pisma przewodnie czy podsumowania z raportów. To znaczna oszczędność czasu, a także gwarancja spójności i przejrzystości treści.

Jakie narzędzia AI pomogą w pracy urzędu?

Rozwiązań AI, które można wdrożyć w sektorze publicznym, jest coraz więcej – od prostych chatbotów po zaawansowane platformy do zarządzania danymi i procesami.

1. ChatGPT (OpenAI)
Wersja biznesowa tego modelu językowego może pełnić funkcję cyfrowego asystenta. Umożliwia szybkie generowanie treści, tłumaczenie pism, analizę danych, a nawet tworzenie projektów decyzji administracyjnych. To ogromna pomoc przy pisaniu, a także w analizowaniu skomplikowanych informacji.

2. OCR i systemy rozpoznawania dokumentów (np. Google Cloud Vision, ABBYY, Kofax)
Te narzędzia automatycznie „czytają” dokumenty papierowe i zamieniają je na dane cyfrowe. W połączeniu z AI można automatycznie rozpoznać typ pisma (np. podanie, wniosek, skarga), jego temat, nadawcę i cel.

3. Systemy RPA (UiPath, Blue Prism, Automation Anywhere)
Technologie RPA wspierane AI pozwalają na automatyczne wykonywanie powtarzalnych czynności: przenoszenie danych między systemami, generowanie raportów, wysyłanie przypomnień czy przygotowywanie gotowych pism do podpisu. RPA to doskonałe narzędzie do tzw. back office’u, czyli wszelkich czynności administracyjnych.

4. Zefir i inne systemy analityczne
Zefir to narzędzie wykorzystywane przez administrację skarbową do wykrywania oszustw i analiz ryzyka. Na podstawie danych historycznych i transakcyjnych, AI wykrywa nieprawidłowości w deklaracjach podatkowych czy fakturach.

5. Microsoft Power Platform z AI Copilot
Coraz więcej urzędów korzysta z narzędzi Microsoft 365. Rozszerzenia oparte na AI – jak Copilot – wspierają użytkowników w codziennej pracy z dokumentami, Excelem czy Outlookiem, podpowiadając treści, analizując dane czy przypominając o zadaniach.

6. Inteligentne systemy CRM/ERP dla sektora publicznego (np. Comarch Public, Asseco Softlab)
Nowoczesne systemy klasy CRM i ERP coraz częściej zawierają moduły AI do predykcji, automatycznego rozdzielania zadań czy oceny wydajności. To realna pomoc w zarządzaniu zadaniami, zespołami i dokumentacją.

Szkolenia ze sztucznej inteligencji w administracji publicznej

Wdrażanie AI w administracji to nie tylko kwestia technologii – to też zmiana podejścia. Zamiast pytać, „czy warto?”, lepiej zapytać: „od czego zacząć?”. Bo narzędzia już są – teraz czas, by nauczyć się z nich korzystać.

Zapraszamy na szkolenie z AI w urzędzie.

Jeśli chcesz zacząć wykorzystywać AI w urzędzie, ale nie wiesz, od czego zacząć – postaw na edukację. Świetnym punktem startowym jest szkolenie 

Co zyskasz jako uczestnik?

  • Praktyczne umiejętności korzystania z narzędzi AI w kontekście pracy urzędowej.

  • Zrozumienie zagrożeń i szans związanych z automatyzacją.

  • Wiedzę o prawnych i etycznych aspektach stosowania sztucznej inteligencji w sektorze publicznym.

Szkolenie jest prowadzone przez eksperta, który pokazuje zastosowania AI „na żywo” – na przykładach z polskich urzędów.

Serdecznie zapraszamy!