Obsługa reklamacji i skarg – jak profesjonalnie zadbać o dobre relacje i interes firmy
SZKOLENIE ONLINE LUB STACJONARNE, 2 DNI
Szkolenie z obsługi reklamacji i skarg obejmuje m.in. następujące zagadnienia: metody i narzędzia obsługi reklamacji i skarg, prawne aspekty reklamacji, typy klientów w kontekście reklamacji i skarg, asertywna komunikacja z różnymi typami klientów.
Opis szkolenia
Zapraszamy na interaktywny warsztat, podczas którego uczestnicy poznają, przyswoją i przećwiczą rozwiązania oraz narzędzia związane z efektywną komunikacją z klientem w kontekście całego procesu obsługi reklamacji i skarg.
Proces obsługi reklamacji i skarg ma kluczowe znaczenie dla wizerunku firmy. Aby poprawnie go zorganizować, należy zrozumieć kontekstowe, psychologiczne i komunikacyjne mechanizmy związane z reklamacją lub skargą.
Wykorzystując je, łatwiej wejść w interakcję z klientem i zadbać o sprawne rozwiązanie problemu (lub uzasadnić brak podstaw do uznania reklamacji lub skargi), a jednocześnie wzmocnić relację z klientem oraz wizerunek firmy.
Szkolenie odnosi się także do aspektów emocjonalnych pojawiających się po obu stronach, przez co pomaga – oprócz merytorycznego „załatwienia sprawy” – zarządzić sytuacją reklamacji lub skargi na poziomie odpowiedniej regulacji stresu i emocji.
Ponadto zarysujemy podstawowe ramy prawne, których znajomość jest niezbędna w obsłudze reklamacji i skarg.
Cele szkolenia:
-
przekazanie sprawdzonych metod i narzędzi prowadzenia efektywnej i skutecznej komunikacji z klientem w ramach całego procesu obsługi reklamacji i skarg
-
zarysowanie prawnych aspektów reklamacji, wskazanie ram w jakich można się poruszać
-
przeprowadzenie ćwiczeń i warsztatów w zakresie technik komunikowania się w procesie obsługi reklamacji
-
udzielenie praktycznych wskazówek dotyczących profesjonalnej organizacji procesu reklamacyjnego z uwzględnieniem pytań i sytuacji występujących w praktyce uczestników szkolenia
Korzyści ze szkolenia:
- podniesienie poziomu zdrowej, relacyjnej pewności siebie, ułatwiającej nawiązanie i sprawne prowadzenie komunikacji z klientem przy obsłudze reklamacji lub skargi
- poznanie, przećwiczenie i przyswojenie technik, narzędzi i rozwiązań związanych z komunikacją z klientem przy obsłudze reklamacji lub skargi
- możliwość zastosowania poznanych rozwiązań natychmiast po zakończeniu szkolenia
- zwiększenie wpływu na poziom zadowolenia klienta i realizację odpowiednich celów firmy
Uczestnicy nabędą wiedzę o:
- znaczeniu reklamacji/skargi dla budowania wizerunku firmy i jej rozwoju
- powodach, dla których klienci zwracają się do firmy z reklamacją lub skargą
- typach klientów w kontekście reklamacji i skarg oraz sposobach radzenia sobie z nimi
- mechanizmach psychologicznych obecnych w całym procesie obsługi reklamacji lub skargi: czynniki wpływające na zadowolenie klienta, psychologię pozytywnej i negatywnej komunikacji, natura i sposób zarządzanie sytuacją konfliktową, inne
- znaczeniu i wykorzystywaniu komunikacji werbalnej i niewerbalnej w różnych kanałach komunikacji (osobistej, pisemnej i telefonicznej)
- podstawach prawnych aspektów reklamacji i skarg
Uczestnicy nabędą umiejętności:
- wielopłaszczyznowego rozumienia tego, co się dzieje w sytuacji reklamacji/skargi
- wykorzystania poznanych narzędzi w różnorodnych sytuacjach z klientami: przyjmowanie reklamacji, obsługa reklamacji, uznanie reklamacji, odmowa uznania reklamacji, pozytywny wpływ na klienta, utrzymanie klienta mimo negatywnego rezultatu rozpatrzenia reklamacji, przyjmowanie i odpowiadanie na skargi, inne
- dopasowania rozwiązań do specyfiki klienta, produktów i usług uczestników szkolenia
- dopasowania rozwiązań do sposobu komunikacji z klientem przy obsłudze reklamacji i skarg: komunikacja osobista, pisemna i telefoniczna
- prowadzenia sprawnej i efektywnej, relacyjnej komunikacji z klientem tak, by rozwiązać problem reklamacji/skargi oraz wzmocnić relację i przywiązanie klienta do produktów, usług i firmy
- radzenia sobie w różnorodnych sytuacjach związanych z obsługą reklamacji i skarg
- asertywnej komunikacji z różnymi typami klientów
- panowania nad stresem i emocjami (własnymi i klienta) w różnych sytuacjach pojawiających przy obsłudze reklamacji i skarg
Adresaci szkolenia:
Szkolenie skierowane jest do osób, które mają kontakt z klientem i obsługują reklamacje oraz skargi.
Metody szkoleniowe:
- ćwiczenia indywidualne i grupowe
- analiza realnych sytuacji z klientami
- symulacje realnych sytuacji z klientami
- ćwiczenia z kamerą i telefonem
- ćwiczenia z korespondencją pisemną dotyczącą reklamacji i skarg
- tworzenie odpowiedzi na reklamacje i skargi
- analiza i informacja zwrotna
- analizy przypadków
- przykłady dobrych praktyk
Szkolenia realizujemy w formie online, hybrydowej lub stacjonarnej. Niezależnie od formy realizacji - zajęcia odbywają się w sposób interaktywny, z możliwością zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki. Nie nagrywamy szkoleń. Pomagamy w kwestiach technicznych.
SPRAWDŹ TAKŻE SZKOLENIE:
>> Reklamacja, rękojmia i gwarancja w obrocie handlowym i konsumenckim.
Aspekty prawne odpowiedzialności sprzedawców, uprawnienia kupujących <<
Program
- Natura i kontekst prawny reklamacji/skargi oraz ich znaczenie dla firmy
- Skąd się biorą reklamacje i skargi
- Dlaczego reklamacja/skarga jest dobrą wiadomością dla firmy
- Kluczowe prawne aspekty reklamacji i skarg: prawa klienta i pole manewru sprzedawcy-doradcy
- Sprawdzony model efektywnego zarządzania reklamacjami i skargami klientów (model Barlow i Moller)
- Psychologia zadowolenia klienta w kontekście reklamacji/skargi
- Korzyść i strata – fundamentalne motywatory działania i decyzji klienta (i nie tylko)
- Trójkąt zadowolenia klienta i wykorzystanie go w zarządzaniu reklamacją/skargą
- Punkty kontaktu/momenty prawdy w kontakcie z klientem
- Jak udobruchać klienta w sytuacji reklamacji/skargi
- Kluczowe elementy konstruktywnego zarządzania procesem obsługi reklamacji/skargi w celu uniknięcia eskalacji i rozwiązania problemu
- Znaczenie reklamacji/skargi w budowaniu relacji, wzmacnianiu przywiązania i rozwoju współpracy z klientem
- Miękkie aspekty relacyjnej komunikacji z klientem
- Standardy profesjonalnej komunikacji z klientem
- Świetne (pierwsze) wrażenie, budowanie profesjonalnego wizerunku oraz wiarygodności w komunikacji z klientem
- Znaczenie i wykorzystywanie zasad skutecznej komunikacji werbalnej i niewerbalnej w kontakcie z klientem (osobistym, mailowym, pisemnym i telefonicznym)
- Co, dlaczego i jak mówić, pisać i robić, by profesjonalnie przyjmować, obsługiwać i odpowiadać na reklamacje i skargi
- Rozpoznawanie i zarządzanie oczekiwaniami klienta w kontekście reklamacji/skargi
- Nastawienie na klienta i rozwiązanie problemu w sytuacji reklamacji/skargi
- Sposoby zbierania informacji dotyczących reklamacji/skargi pozwalających ją efektywnie rozpatrzyć
- Różnica między tym, co klient komunikuje, a tym, czego faktycznie oczekuje
- Metody i narzędzia aktywnego słuchania
- Sztuka zadawania odpowiednich i kierunkowych pytań w komunikacji z klientem: dla budowania relacji, zbierania informacji i wywierania wpływu
- Metody zarządzania oczekiwaniami klienta w kontekście reklamacji/skargi
- Skuteczne prezentowanie propozycji i rozwiązań w sytuacji reklamacyjnej/skargi
- Efektywne łączenie oczekiwań klienta z proponowanymi rozwiązaniami oraz powiązanymi z nimi korzyściami dla klienta
- Sprawdzone modele prezentacyjne: reguła trzech elementów, potrzeba-cecha-korzyść, inne
- Przekonujące używanie języka korzyści oraz języka strat w komunikacji z klientem
- Specyfika komunikowania odmowy uznania reklamacji lub skargi
- Praktyczne sposoby formułowania odpowiedzi na reklamację/skargę: pozytywne i negatywne rozpatrzenie; przekazywanie informacji klientowi w formie ustnej i pisemnej, inne
- Trudne sytuacje w obsłudze reklamacji/skarg
- Asertywność, zarządzanie emocjami i stresem w kontakcie z klientem
- Typy trudnych/roszczeniowych klientów składających reklamacje/skargi i jak sobie z nimi radzić
- Proces powstawania i rozwiązywania sytuacji konfliktowych w sytuacjach reklamacyjnych (proces eskalacji i deeskalacji)
- Obrona propozycji rozwiązania sytuacji reklamacji/skargi poprzez budowanie i argumentowanie jej wartości dla klienta
- Proces, narzędzia i techniki efektywnych i skutecznych negocjacji w kontekście obsługi roszczeń reklamacji/skargi
- Skuteczne metody i techniki wywierania wpływu i prowadzenia klienta do decyzji/deklaracji
- Sposoby wywierania pozytywnego, zamykającego wrażenia w kontakcie z klientem w kontekście obsługi reklamacji/skargi
- Analiza i rozwiązania dotyczące trudnych sytuacji, z którymi uczestnicy szkolenia spotykają się w swojej pracy
- Podsumowanie szkolenia, odpowiedzi na pytania uczestników, dyskusje
Wykładowca
Ekspert z zakresu negocjacji, zarządzania projektami, metodyki procesowej, zbierania i analizy danych, ciągłego doskonalenia, rozwoju kompetencji, coachingu, psychologii pracy i organizacji. Jest certyfikowanym audytorem Lean (certyfikacja PCC). Audytuje, diagnozuje, a następnie opracowuje autorskie programy naprawcze lub rozwojowe dla organizacji.
Posiada wieloletnie doświadczenie w branżach: handlowej, logistycznej, a także produkcyjnej. Jest dyplomowanym team coachem, trenerem, konsultantem zarządzania, a także mediatorem sądowym oraz psychologiem i psychoterapeutą w trakcie certyfikacji PTP.
Posiada Certyfikaty Jakości ISO 9001:2015 w obszarze szkoleń i doradztwa. Zrealizowała ponad 7000 godzin szkoleniowych, spędziła ponad 800 dni doradczych w projektach wdrożeniowych, a także 500 dni audytów zewnętrznych.
Miejsce
Forma realizacji szkolenia wskazana jest na górze strony, bezpośrednio pod terminem szkolenia. Szkolenie może być realizowane:
- ONLINE
- stacjonarnie (w sali szkoleniowej)
- lub hybrydowo (jednocześnie w sali szkoleniowej i ONLINE).
W Warszawie nasze szkolenia odbywają się w Centrum Szkoleniowym Golden Floor, w dwóch lokalizacjach, obie są w centrum Warszawy:
- przy ul. Prostej 69 (przy stacji metra Rondo Daszyńskiego)
- lub w budynku Centrum LIM (dawnej siedzibie Hotelu Marriott), Al. Jerozolimskie 65/79, naprzeciwko Dworca Centralnego.
Informację o miejscu szkolenia wysyłamy wraz z potwierdzeniem realizacji szkolenia.
SZKOLENIE ONLINE:
Każdy uczestnik łączy się ze swojego miejsca pracy / zamieszkania. Wymagania: komputer / tablet z dostępem do Internetu, wyposażony w mikrofon, opcjonalnie słuchawki. Link dostępowy do szkolenia dostarczymy z wyprzedzeniem 1-dniowym.
WIELE SZKOLEŃ REALIZUJEMY HYBRYDOWO, by umożliwić Państwu wybór dogodnej formy udziału w szkoleniu. Część uczestników jest w sali szkoleniowej, a część osób łączy się ze szkoleniem zdalnie. Niezależnie od formy udziału w szkoleniu, zajęcia odbywają się w sposób interaktywny, z możliwością zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki.
Cena
Cena szkolenia podana jest na górze strony, obok terminu szkolenia i przycisku ZAPISZ SIĘ. Dla szkoleń hybrydowych (realizowanych jednocześnie w sali szkoleniowej i ONLINE) - cena szkolenia różni się w zależności od formy udziału w szkoleniu.
UDZIAŁ W FORMIE ONLINE:
Cena obejmuje: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć), zapewnienie platformy szkoleniowej i dostępu do szkolenia w czasie rzeczywistym, test połączenia, pomoc techniczną w razie potrzeby.
UDZIAŁ W FORMIE STACJONARNEJ:
Cena obejmuje: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby, materiały szkoleniowe, serwis kawowy, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć).
Ważne informacje:
-
Do podanej ceny netto doliczany jest podatek VAT w wysokości 23%. W przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany co najmniej w 70% ze środków publicznych, szkolenie podlega zwolnieniu z VAT.
-
Przy zgłoszeniu więcej niż 1 osoby - RABAT 5% dla każdego uczestnika.
-
Cena szkolenia nie obejmuje noclegu. Osoby zainteresowane noclegiem mogą skorzystać z naszej pomocy przy dokonaniu rezerwacji, poniżej informacje o dostępnych możliwościach.
-
SPOSÓB PŁATNOŚCI: Płatność może być dokonana po zrealizowanej usłudze, gdy zgłaszającym jest instytucja publiczna, a także w przypadku innych zgłaszających, o ile taka forma płatności zostanie zaakceptowana przez organizatora. Organizator akceptuje wydłużone terminy płatności. Prosimy o wskazanie preferowanej formy płatności na formularzu zgłoszeniowym.
-
Szczegółowe informacje na temat zasad realizacji usługi znajdują się w Regulaminie
Jeśli są Państwo zainteresowani zarezerwowaniem noclegu korzystając z naszego pośrednictwa - prosimy o kontakt: szkolenia@jgt.pl
Poniżej lista hoteli, z którymi współpracujemy i w których możemy dla Państwa dokonać rezerwacji noclegu.
Ważne:
- Ceny noclegów w hotelach mogą się zmieniać w zależności od terminu i wolnych miejsc w hotelu.
- Nie możemy zagwarantować, że w danym terminie hotel dysponuje wolnymi pokojami.
- Nie możemy zagwarantować, że zawsze jest możliwość zarezerwowania noclegu wg podanych poniżej cen minimalnych. Im wcześniej dokonamy rezerwacji, tym łatwiej o miejsce w hotelu i uzyskanie minimalnej ceny.
- Po dokonaniu rezerwacji cena nie ulegnie zmianie.
- Rezerwacja może zostać przez Państwa anulowana do ostatniego dnia roboczego poprzedzającego przyjazd.
Hotele o różnym standardzie należące do grupy Louvre Hotels.
Ceny minimalne w 2025 roku (są uzależnione od sezonu):
Golden Tulip Warszawa Centrum**** ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 582 75 00, https://warsaw-centre.goldentulip.com/pl/
- styczeń-luty oraz lipiec-sierpień: od 460 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 555 zł (dwójka ze śniadaniem)
- marzec-czerwiec oraz wrzesień-grudzień: od 490 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 585 zł (dwójka ze śniadaniem)
Campanile Warszawa Centrum***, ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 582 72 00, www.campanile-warszawa.pl/pl
- styczeń-luty: od 330 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 385 zł (dwójka ze śniadaniem)
- marzec-sierpień: od 360 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 415 zł (dwójka ze śniadaniem)
- wrzesień-grudzień: od 400 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 455 zł (dwójka ze śniadaniem)
Premiere Classe Warszawa Centrum*, ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 624 08 00, www.premiere-classe-warszawa.pl/pl
- styczeń-grudzień: od 270 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 305 zł (dwójka ze śniadaniem)
Korzystanie z parkingu hotelowego jest dodatkowo płatne: 80 zł za dobę.