Profesjonalna asystentka. Najlepsze praktyki w obsłudze sekretariatu – warsztaty
Szkolenie 2-dniowe
Na warsztacie omówimy między innymi następujące zagadnienia: rola asystentki w sekretariacie, etykieta biznesowa, mowa ciała, trudne sytuacje w pracy asystentki, organizacja spotkań i wyjazdów, korespondencja firmowa, netykieta, rozmowy telefoniczne, planowanie pracy, zarządzanie czasem w sekretariacie, wizerunek profesjonalnej asystentki.
Opis szkolenia
Sekretariat stanowi serce dobrze funkcjonującej firmy. Przez niego przepływają kluczowe informacje i wiele decyzji, a jednocześnie jest wizytówką organizacji. Profesjonalna asystentka to osoba, która łączy umiejętności organizacyjne, doskonałą komunikację i autoprezentację. W trakcie szkolenia przygotowującego do profesjonalnego pełnienia roli asystentki/sekretarki uczestnicy uczą się w praktyczny sposób realizować najważniejsze zadania oraz budują poczucie skuteczności osobistej.
Cele szkolenia:
Przygotowanie do profesjonalnego prowadzenia sekretariatu i pełnienia roli asystentki zgodnie z najlepszymi praktykami biznesowymi.
Korzyści ze szkolenia:
- przygotowanie do zadań wynikających z pełnienia funkcji sekretarki/asystentki,
- poczucie pewności w roli asystentki/sekretarki, dzięki treningowi skuteczności osobistej i komunikacji w trudnych sytuacjach,
- nabycie umiejętności zarządzania czasem i efektywnej organizacji pracy,
- zbudowanie profesjonalnego wizerunku z elementami savoir-vivre, ubioru i makijażu.
Uczestnicy nabędą wiedzę i umiejętności w zakresie:
- kompleksowej obsługi biura i organizacji pracy,
- organizacji spotkań, szkoleń i konferencji,
- standardów komunikacji telefonicznej i korespondencji z różnymi odbiorcami,
- budowania relacji biznesowych i prawidłowej współpracy z przełożonym pracownikami oraz klientami,
- etykiety biznesu i budowania profesjonalnego wizerunku.
Adresaci szkolenia:
Osoby, które planują rozpocząć pracę na stanowisku asystentki/sekretarki lub pragnące poznać techniki i narzędzia ułatwiające pracę i podnoszące poziom profesjonalizmu na pełnionym stanowisku.
Metody szkoleniowe:
Szkolenie oparte jest niemal w całości na treningu umiejętności z wykorzystaniem poznanych technik i narzędzi:
- symulacje scenariuszy rozmów w celu przećwiczenia poznanych technik,
- studium przypadku umożliwiające analizowanie i rozwiązywanie trudnych sytuacji,
- miniwykłady służące przekazywaniu wiedzy teoretycznej dotyczącej omawianych zagadnień - uzupełniają i porządkują posiadaną wiedzę,
- odgrywanie ról umożliwiające indywidualną analizę i trening skutecznych zachowań uczestników,
- dyskusje mające na celu wymianę doświadczeń oraz rozwiązywanie problemów dotyczących specyfiki pracy uczestników szkolenia.
Nastawienie na uczenie w działaniu, w oparciu o doświadczenie, pozwala kształtować wśród uczestników przede wszystkim umiejętności. Stanowi to praktyczne zastosowanie wiedzy oraz ogranicza do minimum teorię, która ma być zapleczem do skutecznego działania.
Szkolenia realizujemy w formie online, hybrydowej lub stacjonarnej. Niezależnie od formy realizacji - zajęcia odbywają się w sposób interaktywny, z możliwością zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki. Nie nagrywamy szkoleń. Pomagamy w kwestiach technicznych.
Program
- Rola asystentki/sekretarki we współczesnym sekretariacie
- Sekretariat – serce firmy i centrum dowodzenia
- Jakie umiejętności warto rozwijać, aby czuć się świetnie na swoim stanowisku
- Jak doskonale ułożyć relacje biznesowe z przełożonymi i współpracownikami – umawianie zasad współpracy
- Poufność i ochrona tajemnic firmy – co, kiedy i komu można powiedzieć lub przekazać
- Etykieta biznesu w sekretariacie i wizerunek asystentki
- Powitania, podawanie ręki, przedstawianie, tytułowanie, precedencja – biznesowy savoir-vivre w pigułce
- Ubiór, dodatki, fryzura, makijaż – psychologia wizerunku w biznesie
- Profesjonalna mowa ciała – jak bez słów osiągnąć sukces w komunikacji
- Jak dyplomatycznie wyjść z trudnych sytuacji w relacjach z przełożonym, współpracownikami, klientami
- Organizacja spotkań i wyjazdów służbowych
- Harmonogram spotkania i opieka nad gośćmi
- Przygotowanie sali konferencyjnej, gabinetu – różne wytyczne w zależności od typu wydarzenia
- Organizacja podróży przełożonego – krok po kroku
- Korespondencja firmowa i netykieta
- Standardy w korespondencji papierowej i e-mail – redagowanie różnych typów korespondencji w praktyce
- Dane poufne i dane osobowe – jak postępować w zgodzie z zasadami
- Rozmowy telefoniczne i przekazywanie połączeń
- Właściwe powitanie, przebieg i zwroty domykające rozmowę
- Weryfikacja połączeń i ważności sprawy
- Dyplomatyczne i skuteczne odmawianie przez telefon, także w trudnych rozmowach
- Organizacja pracy i zarządzanie czasem w sekretariacie
- Krzywa wydajności dobowej REFA i efekt piły – zwiększanie efektywności pracy i eliminowanie „pożeraczy czasu”
- Prawo Yerkersa – Dodsona, czyli kiedy zjeść batonik i znów być sobą
- System planowania czasu 60/40 i zasada Pareto – maksymalne wyniki w optymalnym czasie
- Proces wytyczania priorytetów – praktyczne zastosowanie metody generała Eisenhowera
- Wykorzystywanie MS Outlook do odciążenia zasobów pamięci i uwagi
- Jak zapanować nad napływającą korespondencją? – przydatne tricki
- Zwiększanie własnej efektywności dzięki narzędziom planowania i oznaczania priorytetów
- Lepsze zarządzanie zadaniami dzięki praktycznym funkcjom
- Skuteczne radzenie sobie z trudnymi sytuacjami
- Uspokajające słowa „klucze” – jak opanować narastanie negatywnych emocji u rozmówcy
- Jak szybko zapanować nad emocjami swoimi i drugiej osoby? – precyzyjna instrukcja
- Skuteczne odreagowywanie negatywnych emocji – najlepsze techniki antystresowe
Wykładowca
Psycholog z osiemnastoletnim doświadczeniem w biznesie, trener trenerów, coach, specjalista HR, trener umiejętności osobistych i menedżerskich.
Gromadziła doświadczenia pracując w międzynarodowej korporacji w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w sektorze bankowym oraz usług konsultingowych jako członek zarządu firmy doradczej i specjalista w zakresie nowoczesnych rozwiązań podnoszących efektywność, komfort pracy i zaangażowanie pracowników.
Prowadzi szkolenia w oparciu o aktywne metody uczenia się dorosłych, w tym cykl Kolba, oraz proces grupowy. W ramach projektów szkoleniowych przeprowadza diagnozę potrzeb szkoleniowych z wykorzystaniem metodologii IPA (Importance-Performance Analysis), kompleksową ewaluację w oparciu o Nowy Model Kirkpatricka (także z rozszerzeniem Phillipsa z badaniem zwrotu z inwestycji) oraz stosuje narzędzia podnoszące efektywność biznesową szkoleń.
Ekspert w obszarze budowania skuteczności osobistej, m.in.:
- radzenia sobie ze stresem i budowania odporności psychicznej,
- rozwiązywania konfliktów i radzenia sobie z trudnymi sytuacjami interpersonalnymi,
- motywowania i wzmacniania zaangażowania,
- standardów profesjonalnej obsługi klienta,
- zarządzania zespołami, także rozproszonymi,
- przywództwa i budowania autorytetu lidera,
- identyfikowania i rozwoju talentów własnych oraz podwładnych.
Prowadzi wykłady oraz wystąpienia w ramach ogólnopolskich konferencji z zakresu nowoczesnych rozwiązań w zarządzaniu zasobami ludzkimi, motywowania, sprzedaży i przywództwa. Współpracuje z jedną z ogólnopolskich telewizji w charakterze eksperta z zakresu psychologii i zjawisk społecznych. Publikuje m.in. dla Personel i Zarządzanie, Gazety Wyborczej, HR News, HRna5.pl, Beck Info Biznes.
Bada potrzeby szkoleniowe i efektywność projektów szkoleniowych w oparciu o najlepsze praktyki metodologiczne.
Zajęcia przeprowadza w sposób dynamiczny, atrakcyjny i efektywny, łącząc w zróżnicowanych formach pracy potrzeby indywidualne i grupowe.
Zawsze czerpie z szerokiego doświadczenia biznesowego, kładąc największy nacisk na praktykę i rozwiązania dopasowane do realiów organizacji.
Miejsce
SZKOLENIE ONLINE:
Każdy uczestnik łączy się ze swojego miejsca pracy / zamieszkania. Wymagania: komputer / tablet z dostępem do Internetu, wyposażony w mikrofon, opcjonalnie słuchawki. Link dostępowy do szkolenia dostarczymy z wyprzedzeniem 1-dniowym.
SZKOLENIE STACJONARNE:
Miejsce szkolenia zlokalizowane w centrum Warszawy, czas dojazdu tramwajem z Dworca Centralnego - około 5 minut.
Na 4 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia skontaktujemy się z Państwem i przekażemy szczegółowe informacje na temat lokalizacji szkolenia.
Cena
1290,00 zł + 23% VAT = 1586,70 zł brutto
1290,00 zł + VAT zw = 1290,00 zł brutto - w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany co najmniej w 70% ze środków publicznych.
Przy zgłoszeniu więcej niż 1 osoby - RABAT 5% dla każdego uczestnika.
SZKOLENIE ONLINE:
Cena obejmuje: udział w zajęciach dla 1 osoby, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia, zapewnienie platformy szkoleniowej i dostępu do szkolenia w czasie rzeczywistym, test połączenia, pomoc techniczną w razie potrzeby.
SZKOLENIE STACJONARNE:
Cena obejmuje: udział w zajęciach dla 1 osoby, materiały szkoleniowe, serwis kawowy, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.
Cena szkolenia nie obejmuje noclegu.
Jeśli są Państwo zainteresowani zarezerwowaniem miejsca w hotelu korzystając z naszego pośrednictwa - prosimy o kontakt.
Cena noclegu zależy od terminu i od wolnych miejsc w hotelu. Im wcześniej dokonamy rezerwacji, tym łatwiej o miejsce w hotelu i uzyskanie dobrej ceny.
Współpracujemy z hotelami znajdującymi się w pobliżu miejsca szkolenia:
CENY W 2023 roku:
Hotel Premiere Classe, ul. Towarowa 2, Warszawa
Koszt: od 220 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 250 zł (dwójka ze śniadaniem)
tel. +48 22 582 72 06, www.premiere-classe-warszawa.pl/pl
Hotel Campanile***, ul. Towarowa 2, Warszawa
Koszt: od 310 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 360 zł (dwójka ze śniadaniem)
tel. +48 22 582 72 04, www.campanile-warszawa.pl/pl
Hotel Golden Tulip**** ul. Towarowa 2, Warszawa
Koszt: od 450 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 545 zł (dwójka ze śniadaniem)
tel. +48 48 22 582 75 00, https://warsaw-centre.goldentulip.com/pl/
Parking hotelowy płatny dodatkowo.