Profesjonalny Office Manager – rola asystentki/ asystenta w biurze, najlepsze praktyki biznesowe
Szkolenie 1-dniowe
Szkolenie dla Office Managerów obejmuje m.in. zagadnienia: rola Office Managera, wizerunek profesjonalisty, etykieta biznesowa, wielozadaniowość i optymalizacja pracy, efektywna organizacja i zarządzanie czasem, komunikacja pisemna i telefoniczna, spotkania w firmie i podróże biznesowe.
Opis szkolenia
Office Manager łączy wiele funkcji – z jednej strony wspiera prezesa i zarząd w realizacji zadań, z drugiej jest również „centrum komunikacyjnym” między osobami z zewnątrz firmy a pracownikami. Przez niego przepływają kluczowe informacje i wiele decyzji, a jednocześnie jest wizytówką organizacji.
Office Manager to osoba wielozadaniowa, która łączy umiejętności organizacyjne, doskonałą komunikację i autoprezentację. W trakcie szkolenia, przygotowującego do profesjonalnego pełnienia roli Office Managera, uczestnicy uczą się w praktyczny sposób realizować najważniejsze zadania oraz budują poczucie skuteczności osobistej.
Cele szkolenia:
Przygotowanie do profesjonalnego pełnienia roli Office Managera zgodnie z najlepszymi praktykami biznesowymi.
Korzyści ze szkolenia:
- przygotowanie do zadań wynikających z pełnienia funkcji Office Managera,
- poczucie pewności w roli Office Managera,
- nabycie umiejętności zarządzania czasem i efektywnej organizacji pracy,
- zbudowanie profesjonalnego wizerunku z elementami savoir-vivre.
Uczestnicy nabędą wiedzę i umiejętności w zakresie:
- kompleksowej obsługi biura i organizacji pracy,
- organizacji spotkań, szkoleń i konferencji,
- standardów komunikacji telefonicznej i korespondencji z różnymi odbiorcami,
- budowania relacji biznesowych i prawidłowej współpracy z przełożonym pracownikami oraz klientami,
- etykiety biznesu i budowania profesjonalnego wizerunku.
Adresaci szkolenia:
Osoby, które planują rozpocząć pracę na stanowisku Office Managera lub pragnące poznać techniki i narzędzia ułatwiające pracę i podnoszące poziom profesjonalizmu na pełnionym stanowisku.
Metody szkoleniowe:
Szkolenie oparte jest niemal w całości na treningu umiejętności z wykorzystaniem poznanych technik i narzędzi:
- symulacje scenariuszy rozmów w celu przećwiczenia poznanych technik,
- studium przypadku umożliwiające analizowanie i rozwiązywanie trudnych sytuacji,
- miniwykłady służące przekazywaniu wiedzy teoretycznej dotyczącej omawianych zagadnień – uzupełniają i porządkują posiadaną wiedzę,
- odgrywanie ról umożliwiające indywidualną analizę i trening skutecznych zachowań uczestników,
- dyskusje mające na celu wymianę doświadczeń oraz rozwiązywanie problemów dotyczących specyfiki pracy uczestników szkolenia.
Nastawienie na uczenie w działaniu, w oparciu o doświadczenie, pozwala kształtować wśród uczestników przede wszystkim umiejętności. Stanowi to praktyczne zastosowanie wiedzy oraz ogranicza do minimum teorię, która ma być zapleczem do skutecznego działania.
Szkolenia realizujemy w formie online, hybrydowej lub stacjonarnej. Niezależnie od formy realizacji - zajęcia odbywają się w sposób interaktywny, z możliwością zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki. Nie nagrywamy szkoleń. Pomagamy w kwestiach technicznych.
Program
- Rola Office Managera – kształtowanie osobistego wizerunku
- Office Manager w sercu organizacji i w centrum dowodzenia
- Jakie umiejętności warto rozwijać, aby czuć się świetnie na swoim stanowisku
- IMPACT w pracy Office Managera - złote zasady profesjonalnego wykonywania zawodu
- Wizerunek Office Managera – dobór kolorów i materiałów w ubiorze, stylizacje, mowa ciała wyrażająca pewność siebie
- Etykieta biznesu i dbanie o wizerunek firmy
- Biznesowy savoir-vivre w pigułce – kluczowe wytyczne w kontaktach z prezesem, kierownictwem, współpracownikami, kontrahentami i klientami
- Sztuka dyplomacji w trudnych sytuacjach – przykłady i taktyki
- Aranżacja sali konferencyjnej, gabinetu – jak przygotować spotkania biznesowe, szkolenia, wydarzenia firmowe
- Poufność i ochrona tajemnic firmy – co, kiedy i komu można powiedzieć lub przekazać
- Efektywna organizacja i zarządzanie czasem
- Wielozadaniowość w pracy Office Managera – codzienne wyzwania
- System planowania 60/40 i zasada Pareto – maksymalne wyniki w optymalnym czasie
- Sposoby wytyczania priorytetów w natłoku zadań – siatka pilności i ważności
- Optymalizacja pracy w wykorzystaniem lean management
- Zarządzanie terminami i kalendarzem (rodzaje terminów, koordynowanie i pilnowanie terminów, lista pomocnicza)
- Komunikacja pisemna i telefoniczna
- Budowanie wizerunku przez telefon - właściwe powitanie, przebieg i zwroty domykające rozmowę
- Weryfikacja połączeń i ważności sprawy - skuteczne reagowanie przez telefon, także w trudnych rozmowach
- Standard komunikacji przez e-mail – konstrukcja, forma wizualna i treść
- Oficjalna korespondencja biurowa – standardy i przykłady
- Rozwiązywanie trudnych sytuacji
- Budowanie dobrej relacji biznesowej we współpracy z przełożonym
- Właściwe reagowanie na nieuzasadnione prośby i roszczenia ze strony pracowników
- Asertywne odpowiadanie na zapytania i oczekiwania ze strony klientów oraz oferentów
- Elementy radzenia sobie z presją czasu i stresem w pracy
- Odpowiedzi na pytania uczestników, dyskusje, podsumowanie szkolenia
Wykładowca
Psycholog z kilkunastoletnim doświadczeniem w biznesie, trener trenerów, coach, specjalista HR, trener umiejętności osobistych i menedżerskich.
Gromadziła doświadczenia pracując w międzynarodowej korporacji w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w sektorze bankowym oraz usług konsultingowych jako członek zarządu firmy doradczej i specjalista w zakresie nowoczesnych rozwiązań podnoszących efektywność, komfort pracy i zaangażowanie pracowników.
Prowadzi szkolenia w oparciu o aktywne metody uczenia się dorosłych, w tym cykl Kolba, oraz proces grupowy. W ramach projektów szkoleniowych przeprowadza diagnozę potrzeb szkoleniowych z wykorzystaniem metodologii IPA (Importance-Performance Analysis), kompleksową ewaluację w oparciu o Nowy Model Kirkpatricka (także z rozszerzeniem Phillipsa z badaniem zwrotu z inwestycji) oraz stosuje narzędzia podnoszące efektywność biznesową szkoleń.
Ekspert w obszarze budowania skuteczności osobistej, m.in.:
- radzenia sobie ze stresem i budowania odporności psychicznej,
- rozwiązywania konfliktów i radzenia sobie z trudnymi sytuacjami interpersonalnymi,
- motywowania i wzmacniania zaangażowania,
- standardów profesjonalnej obsługi klienta,
- zarządzania zespołami, także rozproszonymi,
- przywództwa i budowania autorytetu lidera,
- identyfikowania i rozwoju talentów własnych oraz podwładnych.
Prowadzi wykłady oraz wystąpienia w ramach ogólnopolskich konferencji z zakresu nowoczesnych rozwiązań w zarządzaniu zasobami ludzkimi, motywowania, sprzedaży i przywództwa. Współpracuje z jedną z ogólnopolskich telewizji w charakterze eksperta z zakresu psychologii i zjawisk społecznych. Publikuje m.in. dla Personel i Zarządzanie, Gazety Wyborczej, HR News, HRna5.pl, Beck Info Biznes.
Bada potrzeby szkoleniowe i efektywność projektów szkoleniowych w oparciu o najlepsze praktyki metodologiczne.
Zajęcia przeprowadza w sposób dynamiczny, atrakcyjny i efektywny, łącząc w zróżnicowanych formach pracy potrzeby indywidualne i grupowe.
Zawsze czerpie z szerokiego doświadczenia biznesowego, kładąc największy nacisk na praktykę i rozwiązania dopasowane do realiów organizacji.
Miejsce
Forma realizacji szkolenia wskazana jest na górze strony, bezpośrednio pod terminem szkolenia. Szkolenie może być realizowane:
- ONLINE
- stacjonarnie (w sali szkoleniowej)
- lub hybrydowo (jednocześnie w sali szkoleniowej i ONLINE).
W Warszawie nasze szkolenia odbywają się w Centrum Szkoleniowym Golden Floor, w dwóch lokalizacjach, obie są w centrum Warszawy:
- przy ul. Prostej 69 (przy stacji metra Rondo Daszyńskiego)
- lub w budynku Hotelu Marriott, Al. Jerozolimskie 65/79, naprzeciwko Dworca Centralnego.
Informację o miejscu szkolenia wysyłamy wraz z potwierdzeniem realizacji szkolenia.
SZKOLENIE ONLINE:
Każdy uczestnik łączy się ze swojego miejsca pracy / zamieszkania. Wymagania: komputer / tablet z dostępem do Internetu, wyposażony w mikrofon, opcjonalnie słuchawki. Link dostępowy do szkolenia dostarczymy z wyprzedzeniem 1-dniowym.
WIELE SZKOLEŃ REALIZUJEMY HYBRYDOWO, by umożliwić Państwu wybór dogodnej formy udziału w szkoleniu. Część uczestników jest w sali szkoleniowej, a część osób łączy się ze szkoleniem zdalnie. Niezależnie od formy udziału w szkoleniu, zajęcia odbywają się w sposób interaktywny, z możliwością zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki.
Cena
Cena szkolenia podana jest na górze strony, obok terminu szkolenia i przycisku ZAPISZ SIĘ. Dla szkoleń hybrydowych (realizowanych jednocześnie w sali szkoleniowej i ONLINE) - cena szkolenia różni się w zależności od formy udziału w szkoleniu.
UDZIAŁ W FORMIE ONLINE:
Cena obejmuje: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć), zapewnienie platformy szkoleniowej i dostępu do szkolenia w czasie rzeczywistym, test połączenia, pomoc techniczną w razie potrzeby.
UDZIAŁ W FORMIE STACJONARNEJ:
Cena obejmuje: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby, materiały szkoleniowe, serwis kawowy, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć).
Ważne informacje:
-
Do podanej ceny netto doliczany jest podatek VAT w wysokości 23%. W przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany co najmniej w 70% ze środków publicznych, szkolenie podlega zwolnieniu z VAT.
-
Przy zgłoszeniu więcej niż 1 osoby - RABAT 5% dla każdego uczestnika.
-
Cena szkolenia nie obejmuje noclegu. Osoby zainteresowane noclegiem mogą skorzystać z naszej pomocy przy dokonaniu rezerwacji, poniżej informacje o dostępnych możliwościach.
-
SPOSÓB PŁATNOŚCI: Płatność może być dokonana po zrealizowanej usłudze, gdy zgłaszającym jest instytucja publiczna, a także w przypadku innych zgłaszających, o ile taka forma płatności zostanie zaakceptowana przez organizatora. Organizator akceptuje wydłużone terminy płatności. Prosimy o wskazanie preferowanej formy płatności na formularzu zgłoszeniowym.
-
Szczegółowe informacje na temat zasad realizacji usługi znajdują się w Regulaminie
- Współpracujemy z 4 hotelami.
- W poniższych hotelach możemy dokonywać rezerwacji noclegu dla Państwa, w związku z przyjazdem na szkolenie.
- Nie dokonujemy rezerwacji noclegów w innych hotelach, spoza poniższej listy.
- Jeśli są Państwo zainteresowani zarezerwowaniem noclegu korzystając z naszego pośrednictwa - prosimy o kontakt: szkolenia@jgt.pl
Ważne:
- Cena noclegu może się zmieniać w zależności od terminu i wolnych miejsc w hotelu.
- Nie możemy zagwarantować, że w danym terminie hotel dysponuje wolnymi pokojami.
- Im wcześniej dokonamy rezerwacji, tym łatwiej o miejsce w hotelu i uzyskanie dobrej ceny.
- Po dokonaniu rezerwacji cena nie ulegnie zmianie.
- Rezerwacja może zostać przez Państwa anulowana do ostatniego dnia roboczego poprzedzającego przyjazd.
Hotele o różnym standardzie należące do grupy Louvre Hotels (ceny minimalne w 2024 roku):
Golden Tulip Warszawa Centrum**** ul. Towarowa 2, Warszawa
Koszt: od 480 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 575 zł (dwójka ze śniadaniem)
tel. +48 22 582 75 00, https://warsaw-centre.goldentulip.com/pl/
Campanile Warszawa Centrum***, ul. Towarowa 2, Warszawa
Koszt: od 330 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 380 zł (dwójka ze śniadaniem)
tel. +48 22 582 72 00, www.campanile-warszawa.pl/pl
Premiere Classe Warszawa Centrum*, ul. Towarowa 2, Warszawa
Koszt: od 240 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 270 zł (dwójka ze śniadaniem)
tel. +48 22 624 08 00, www.premiere-classe-warszawa.pl/pl
Korzystanie z parkingu hotelowego jest dodatkowo płatne: 80 zł za dobę
Hampton by Hilton Warsaw City Centre:
Hotel Hampton by Hilton, ul. Wspólna 72, Warszawa
Koszt przy rezerwacji zależy od terminu i dostępnych miejsc w hotelu.
Średnio ceny kształtują się na poziomie 350-650 zł (jedynka ze śniadaniem) i 450-850 zł (dwójka ze śniadaniem)
tel. +48 22 317 27 00, https://www.hilton.com/pl/hotels/wawcthx-hampton-warsaw-city-centre/
Korzystanie z parkingu hotelowego jest dodatkowo płatne, konieczność rezerwacji parkingu w wyprzedzeniem