Instrukcja kancelaryjna i EZD w praktyce. Tradycyjny i elektroniczny sposób dokumentowania spraw, obieg dokumentów i archiwizacja
Szkolenie z instrukcji kancelaryjnej 2026 obejmuje zagadnienia związane z instrukcją kancelaryjną i prawidłowym prowadzeniem spraw, a także elektroniczne zarządzanie dokumentacją i przygotowanie organizacji do EZD.
Masz pytania do tego szkolenia?
Skontaktuj się z nami:
22 845 52 53
szkolenia@jgt.plDostępne terminy
Opis szkolenia
Sprawne korzystanie z systemu klasy EZD zaczyna się od rozumienia, czym jest sprawa, jakie dokumenty tworzą jej akta, jak je klasyfikować, rejestrować, dekretować, prowadzić i kończyć zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Zapraszamy na szkolenie, które porządkuje zasady tradycyjnego i elektronicznego dokumentowania spraw oraz pokazuje, jak przełożyć je na codzienną pracę – niezależnie od systemu teleinformatycznego używanego w danej jednostce.
Szkolenie:
- koncentruje się na sensie czynności kancelaryjnych, a nie na odtwarzaniu sekwencji kliknięć.
- wyraźnie oddziela EZD jako sposób pracy od systemu klasy EZD jako narzędzia teleinformatycznego.
- stanowi praktyczne połączenie instrukcji kancelaryjnej, JRWA, obiegu dokumentów i elektronicznego prowadzenia spraw.
- prezentuje podejście niezależne od producenta i nazwy systemu używanego w jednostce.
Cele szkolenia
- Uporządkowanie wiedzy o instrukcji kancelaryjnej, JRWA i zasadach dokumentowania spraw.
- Zrozumienie zależności między obiegiem dokumentów, prowadzeniem akt sprawy i archiwizacją.
- Rozróżnienie EZD jako sposobu pracy od systemu klasy EZD jako narzędzia.
- Przygotowanie do prawidłowego prowadzenia spraw niezależnie od używanego systemu teleinformatycznego.
- Rozpoznawanie ryzyk organizacyjnych, prawnych i informacyjnych związanych z pozornym lub niepełnym wdrożeniem EZD.
- Wyposażenie uczestników w schematy działania i listy kontrolne możliwe do zastosowania po szkoleniu.
Korzyści z udziału w szkoleniu
Uczestnicy nabędą wiedzę jak:
- rozpoznać przesyłkę, dokument, sprawę, akta sprawy oraz dokumentację niestanowiącą akt sprawy
- ustalić właściwy sposób rejestracji, dekretacji i przekazania dokumentu
- prawidłowo dobrać klasę JRWA, nadać znak sprawy i prowadzić spis spraw
- ocenić kompletność akt sprawy i poprawnie ją zakończyć
- zrozumieć funkcję metadanych, akceptacji i podpisu w środowisku elektronicznym
- odróżnić czynność kancelaryjną od funkcji konkretnego systemu klasy EZD
- rozpoznać dokumenty wymagające obsługi składu chronologicznego
- wskazać działania organizacyjne potrzebne przed uruchomieniem pracy w EZD
- identyfikować błędy, które prowadzą do niekompletnych akt, podwójnego obiegu lub utraty kontroli nad dokumentacją
Korzyści dla organizacji:
- wspólny język i jednolite rozumienie czynności kancelaryjnych
- mniejsze uzależnienie poprawności pracy od znajomości jednego interfejsu
- lepsze przygotowanie pracowników do zmiany systemu lub sposobu dokumentowania spraw
- ograniczenie błędów w klasyfikowaniu, rejestrowaniu i kompletowaniu dokumentacji
- większa spójność między regulacjami wewnętrznymi a rzeczywistym obiegiem dokumentów
- lepsze przygotowanie do bezpiecznego i odpowiedzialnego wdrożenia EZD
Adresaci szkolenia
- pracownicy administracji publicznej i innych jednostek stosujących przepisy kancelaryjno-archiwalne
- pracownicy kancelarii, sekretariatów, punktów kancelaryjnych i komórek merytorycznych
- koordynatorzy czynności kancelaryjnych oraz osoby wspierające ich pracę
- archiwiści zakładowi uczestniczący w przygotowaniu organizacji do EZD
- kadra kierownicza odpowiedzialna za organizację obiegu dokumentów
- członkowie zespołów wdrożeniowych, pracownicy IT, bezpieczeństwa informacji i ochrony danych
- osoby przygotowujące lub aktualizujące instrukcję kancelaryjną, JRWA i procedury wewnętrzne
Metody szkoleniowe
- krótkie wprowadzenia eksperckie porządkujące przepisy i pojęcia
- analiza sytuacji występujących w codziennej pracy
- praca na przykładach dokumentów i akt spraw
- ćwiczenia dotyczące klasyfikowania, rejestrowania i prowadzenia spraw
- schematy decyzyjne i listy kontrolne
- dyskusja moderowana oraz odpowiedzi na pytania uczestników
Materiały dla uczestników
Każdy uczestnik otrzymuje autorski zeszyt pracy zawierający uporządkowane materiały, miejsca na własne ustalenia i notatki oraz narzędzia ułatwiające przełożenie wiedzy na praktykę jednostki.
Program
DZIEŃ I: Instrukcja kancelaryjna i prawidłowe prowadzenie spraw
1. Najpierw sprawa, potem system
-
- co organizacja naprawdę dokumentuje i dlaczego interfejs nie zastępuje zasad kancelaryjnych
- EZD jako sposób dokumentowania spraw, a system klasy EZD jako narzędzie teleinformatyczne
- jak zachować poprawność pracy przy zmianie systemu lub dostawcy rozwiązania
2. System przepisów kancelaryjnych i odpowiedzialność
-
- instrukcja kancelaryjna, JRWA oraz instrukcja archiwalna — funkcje i wzajemne zależności
- regulacje wewnętrzne i ich związek z rzeczywistym przebiegiem pracy
- odpowiedzialność kierownika jednostki, koordynatora, kancelarii, komórek merytorycznych, archiwum i IT
3. Dokument, przesyłka, sprawa i akta sprawy
-
- pojęcia, których nie można stosować zamiennie
- dokumentacja tworząca akta sprawy i dokumentacja niestanowiąca akt sprawy
- kompletność akt jako warunek rozliczalności i ciągłości działania
4. Wpływ, rejestracja i dekretacja
-
- kanały wpływu i pierwsze decyzje dotyczące dokumentu
- rejestracja przesyłki a rejestracja sprawy
- dekretacja, przekazywanie i odpowiedzialność za dalszy bieg dokumentu
- postępowanie z dokumentacją papierową, elektroniczną i odwzorowaniem cyfrowym
5. Zakładanie i prowadzenie spraw
-
- kiedy powstaje sprawa i kto odpowiada za jej założenie
- znak sprawy, spis spraw i chronologia dokumentowania przebiegu załatwiania sprawy
- dołączanie dokumentów, notatki, przekazywanie i współdzielenie spraw
- przerejestrowanie, kontynuacja i łączenie dokumentacji — sytuacje wymagające szczególnej uwagi|
6. JRWA w praktyce
-
- klasyfikowanie według przedmiotu sprawy, a nie nazwy dokumentu lub komórki
- wybór klasy, kategoria archiwalna i konsekwencje błędnej kwalifikacji
- teczki rzeczowe, podteczki i dokumentacja niestanowiąca akt sprawy
7. Tradycyjny i elektroniczny sposób dokumentowania
-
- gdzie znajdują się kompletne akta sprawy i co z tego wynika dla organizacji
- wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania
- ryzyka obiegu równoległego, duplikowania i rozproszenia dokumentacji
8. Zakończenie sprawy i przygotowanie do archiwizacji
-
- kiedy sprawę można uznać za zakończoną
- kontrola kompletności akt i porządkowanie dokumentacji
- przekazanie dokumentacji jako kolejny etap jej cyklu życia
DZIEŃ II: Elektroniczne zarządzanie dokumentacją i przygotowanie organizacji do EZD
1. Dokument elektroniczny i jego wiarygodność
-
- dokument elektroniczny, odwzorowanie cyfrowe, metadane i załączniki
- oryginał, kopia i integralność dokumentacji w środowisku elektronicznym
- znaczenie poprawnych metadanych dla wyszukiwania, dowodowości i archiwizacji
2. Akceptacja, podpis i odpowiedzialność
-
- akceptacja projektu a podpisanie pisma
- dobór sposobu uwierzytelnienia do rodzaju dokumentu i kanału komunikacji
- role pracownika, przełożonego i osoby podpisującej
3. e-Doręczenia, ePUAP, poczta elektroniczna i inne kanały
-
- kanał komunikacji a sposób włączenia dokumentu do obiegu
- dowody wysłania i odbioru oraz ich miejsce w aktach sprawy
- unikanie luk między skrzynką odbiorczą, systemem dziedzinowym a aktami sprawy
4. Czynności kancelaryjne z wykorzystaniem systemu klasy EZD
-
- rejestracja, dekretacja, zakładanie i prowadzenie spraw — cel czynności i oczekiwany rezultat
- przekazywanie dokumentów do akceptacji, podpisu, wiadomości i realizacji
- korespondencja wychodząca, spisy, wyszukiwanie i kontrola terminów
- jak odnaleźć potrzebną funkcję w różnych systemach bez uzależniania wiedzy od interfejsu
5. Składy chronologiczne i informatyczne nośniki danych
-
- kiedy dokument papierowy trafia do składu chronologicznego
- odwzorowanie cyfrowe pełne i niepełne oraz dokumenty wyłączone ze skanowania
- powiązanie dokumentu papierowego z dokumentacją elektroniczną
- odpowiedzialność za kompletność i dostępność dokumentacji
6. Elektroniczne akta sprawy i archiwizacja
-
- kompletność, uporządkowanie i zakończenie sprawy elektronicznej
- przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego
- brakowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych — zakres niezbędny dla pracownika prowadzącego sprawy
7. Przygotowanie organizacji do wdrożenia EZD
-
- diagnoza obiegu dokumentów i punktów, w których powstają ryzyka
- wybór podstawowego sposobu dokumentowania i wskazanie wyjątków
- aktualizacja regulacji wewnętrznych oraz podział ról i odpowiedzialności
- przygotowanie pracowników, testowanie i przejście do pracy produkcyjnej
8. Role w procesie wdrożenia
-
- zadania kierownictwa, zespołu wdrożeniowego i koordynatora czynności kancelaryjnych
- współpraca komórek merytorycznych, kancelarii, archiwum, IT, bezpieczeństwa informacji i ochrony danych
- właścicielstwo procesu a odpowiedzialność dostawcy rozwiązania
9. Bezpieczeństwo informacji i ciągłość działania
-
- uprawnienia, dostęp, rozliczalność i ochrona dokumentacji
- postępowanie podczas awarii, niedostępności systemu lub utraty łączności
- kopie bezpieczeństwa, odtwarzanie danych i procedury zastępcze jako element organizacji pracy
10. Najczęstsze błędy i pozorne wdrożenie EZD
-
- wdrożenie narzędzia bez uporządkowania sposobu pracy
- przenoszenie papierowych nawyków do środowiska elektronicznego
- niekompletne akta, błędne klasyfikowanie i niekontrolowany obieg równoległy
- jak rozpoznać problem i od czego zacząć działania naprawcze
11. Podsumowanie i konsultacja pytań uczestników
-
- utrwalenie najważniejszych zasad
- omówienie wybranych sytuacji zgłoszonych przez uczestników
- wskazanie działań możliwych do zastosowania po powrocie do jednostki
Wykładowca
Trenerka. Analityczka biznesowa. Konsultantka i koordynatorka wdrożeń EZD.
Od ponad 25 lat prowadzi szkolenia dla administracji publicznej, jednostek sektora finansów publicznych oraz organizacji przygotowujących się do zmiany sposobu zarządzania dokumentacją. Specjalizuje się w instrukcji kancelaryjnej, elektronicznym zarządzaniu dokumentacją, porządkowaniu obiegu informacji i przygotowaniu jednostek do wdrożeń systemów klasy EZD.
Łączy znajomość procesów kancelaryjnych i archiwalnych z doświadczeniem w analizie biznesowej, koordynowaniu wdrożeń oraz zarządzaniu obszarem IT. Pokazuje nie tylko, jakie czynności należy wykonać, ale przede wszystkim – z czego wynikają, jaki mają cel i jakie ryzyko powstaje, gdy odpowiedzialność zostaje przeniesiona na narzędzie.
Zna administrację od ponad trzech dekad, od strony codziennej pracy i współpracy komórek merytorycznych, kancelarii, archiwum, IT, bezpieczeństwa informacji oraz ochrony danych. Jest autorką cyklu artykułów „EZD w finansach publicznych”. Prowadzi także zajęcia akademickie i szkoli trenerów.
Certyfikat
Imienny certyfikat ukończenia szkolenia
Uczestnicy szkolenia otrzymują imienny certyfikat J.G.Training potwierdzający udział oraz zdobycie praktycznej wiedzy i umiejętności. Dokument stanowi wiarygodne potwierdzenie podniesienia kwalifikacji zawodowych i może być wartościowym uzupełnieniem CV oraz dokumentacji rozwoju pracownika.
Opinie
Zobacz, co uczestnicy docenili w tym szkoleniu:
Wykładowca ciekawie prowadził szkolenie (pomimo że ta tematyka nie należy do moich codziennych obowiązków i przed szkoleniem mogłabym ten temat zakwalifikować jako nudny).
Wykładowca doskonale przygotowany do tematu, na każde zadań pytanie odpowiadał natychmiast.
Sposób prowadzenia i przekazywania wiedzy. To nie było pierwsze moje szkolenie z tym prowadzącym i zawsze chętnie wracam na jego szkolenia.
Miejsce
- ONLINE
- stacjonarnie (w sali szkoleniowej)
| Wiele szkoleń realizujemy jednocześnie stacjonarnie oraz online – Uczestnik wybiera dogodną dla siebie formę szkolenia. Zarówno osoby uczestniczące online jak i obecne na sali szkoleniowej, mają możliwość zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki. Nie nagrywamy szkoleń. |
SZKOLENIE STACJONARNE:
Informację o dokładnym miejscu szkolenia wysyłamy wraz z potwierdzeniem realizacji szkolenia.
Szkolenia odbywają się w Warszawie, w Centrum Szkoleniowym Golden Floor, w dwóch lokalizacjach:
- w budynku Atlas Tower, Aleje Jerozolimskie 123a (przy Placu Zawiszy)
LUB - w budynku, w którym mieści się Hotel Presidential (naprzeciwko Dworca Centralnego), Al. Jerozolimskie 65/79, wejście przez Centrum LIM
Obie lokalizacje znajdują się w centrum Warszawy, z dogodnym dojazdem komunikacją publiczną, w bliskiej odległości od dworca PKP Warszawa Centralna i Warszawa Zachodnia.
SZKOLENIE ONLINE:
Najczęściej na Platformie ZOOM. Link dostępowy do szkolenia dostarczymy w wiadomości e-mail z wyprzedzeniem 1-dniowym.
W przypadku formy ONLINE Każdy uczestnik łączy się ze swojego miejsca pracy / zamieszkania. Wymagania: komputer / tablet z dostępem do Internetu, wyposażony w mikrofon, opcjonalnie słuchawki.
Cena i faktura
Cena szkolenia obejmuje:
- dla szkolenia stacjonarnego: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby, materiały szkoleniowe, serwis kawowy, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć)
- dla szkolenia online: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby w czasie rzeczywistym, z możliwością aktywnego udziału i zadawania pytań, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć), zapewnienie platformy szkoleniowej, wcześniejsze przetestowanie połączenia oraz pomoc techniczna – jeśli jest taka potrzeba.
Rabaty
Rabat 5% dla każdego uczestnika, przy zgłoszeniu więcej niż 1 osoby z jednej organizacji, na to samo szkolenie, w tym samym terminie.
Podatek VAT 23% lub usługa zwolniona
Do podanej ceny netto doliczany jest VAT 23%. Jeśli Zamawiający finansuje szkolenie ze środków publicznych, wówczas szkolenie podlega zwolnieniu z VAT. (W celu zastosowania stawki VAT „zwolnione” na fakturze, wymagane jest oświadczenie Zamawiającego o finansowaniu szkolenia ze środków publicznych, chyba że Zamawiający jest instytucją publiczną.)
Sposób płatności
Płatność może być dokonana po zrealizowanej usłudze, gdy zgłaszającym jest instytucja publiczna, a także w przypadku innych zgłaszających, o ile taka forma płatności zostanie zaakceptowana przez Organizatora. Organizator akceptuje wydłużone terminy płatności. Prosimy o wskazanie preferowanej formy płatności na formularzu zgłoszeniowym.
Faktura
Faktura zostanie wystawiona w systemie KSEF w ciągu 1-3 dni po zakończeniu szkolenia, a w przypadku płatności przed szkoleniem – po zarejestrowaniu wpłaty na rachunku Organizatora. Osoby prywatne (bez NIP) otrzymają fakturę wysłaną w wiadomości e-mail (poza systemem KSEF).
Cena szkolenia nie obejmuje noclegu
Osoby zainteresowane noclegiem mogą skorzystać z naszej pomocy przy dokonaniu rezerwacji, poniżej informacje o dostępnych możliwościach.
Szczegółowe informacje na temat zasad realizacji usługi znajdują się w Regulaminie
Rezerwacja noclegu
Ważne:
|
Poniżej lista hoteli, z którymi współpracujemy i w których możemy dla Państwa dokonać rezerwacji noclegu.
Hotele o różnym standardzie należące do grupy Louvre Hotels. Ceny minimalne w 2026 roku (są uzależnione od sezonu):
Golden Tulip Warszawa Centrum**** ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 582 75 00, https://warsaw-centre.goldentulip.com/pl/
- styczeń-luty oraz lipiec-sierpień: od 400 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 495 zł (dwójka ze śniadaniem)
- marzec-czerwiec oraz wrzesień-grudzień: od 500 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 595 zł (dwójka ze śniadaniem)
tel. +48 22 582 72 00, www.campanile-warszawa.pl/pl
- styczeń-luty oraz lipiec-sierpień: od 330 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 385 zł (dwójka ze śniadaniem)
- marzec-czerwiec oraz wrzesień-grudzień: od 400 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 455 zł (dwójka ze śniadaniem)
Premiere Classe Warszawa Centrum*, ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 624 08 00, www.premiere-classe-warszawa.pl/pl
- styczeń-grudzień: od 280 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 315 zł (dwójka ze śniadaniem)
Inni klienci oglądali również:
Sprawdź, co o nas mówią