Tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów, instrukcja kancelaryjna, archiwizacja, system EZD - szkolenie dla administracji

Zapewnienie efektywnego obiegu dokumentów oraz ich właściwa i zgodna z przepisami organizacja stanowią kluczowe elementy sprawnego funkcjonowania jednostek administracji publicznej. Udział w szkoleniu umożliwi praktyczne zapoznanie się z zasadami prawidłowego prowadzenia i archiwizacji dokumentacji, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Uczestnicy poznają także system EZD, dzięki czemu efektywnie wdrożą go w swoich jednostkach.

Cel szkolenia:

Celem szkolenia jest przybliżenie uczestnikom przepisów regulujących tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów w jednostkach administracji publicznej, zasad instrukcji kancelaryjnej, archiwizacji dokumentów, a także przygotowanie ich do efektywnego korzystania z systemu EZD w swoich organizacjach.

Korzyści z udziału w szkoleniu:

• Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do organizacji pracy w kancelarii i archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów prawnych dotyczących elektronicznego zarządzania dokumentacją.

• Wprowadzenie do elektronicznego zarządzania dokumentami na pomocą systemów typu EZD i innych systemów dziedzinowych.

• Poznanie etapów wdrożenia systemów typu EZD wraz z konieczną zmianą wewnętrznych aktów normatywnych tj. instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.

• Praktyczne zapoznanie się z zasadami prawidłowego prowadzenia i archiwizacji dokumentacji archiwalnej kat. A oraz dokumentacji niearchiwalnej kat. B, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej.

• Poznanie zasad tworzenia i prowadzenia składów chronologicznych, ich sposobów oznakowania, działania na składach oraz ich skutecznego archiwizowania wraz z brakowaniem składów i przekazaniem ich do Archiwum Państwowego w ślad za danymi elektronicznymi przekazanymi za pomocą systemu ADE.

Adresaci szkolenia:

• pracownicy służby cywilnej i państwowych agregacji instytucjonalnych mających w zarządzaniu archiwa zakładowe/ składnice akt
• pracownicy sekretariatów i koordynatorzy do spraw czynności kancelaryjno-archiwalnych mający w zakresie zadań dbanie o prawidłowy obieg informacji i dokumentów w instytucjach (firmach) państwowych, ale i prywatnych.

Metody szkoleniowe:

• mini-wykłady w oparciu o prezentację multimedialną
• dyskusje grupowe
• praca na dokumentach

Szkolenia realizujemy w formie online, hybrydowej lub stacjonarnej. Niezależnie od formy realizacji - zajęcia odbywają się w sposób interaktywny, z możliwością zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki. Nie nagrywamy szkoleń. Pomagamy w kwestiach technicznych.

1. Wprowadzenie do problematyki

• Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury
• Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
• Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
• Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego
• Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC

2. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum zakładowego w jednostce

• Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
• Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
• Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt
• Procedura wdrażania i modyfikacji normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
• System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
• Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
• Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych

3. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją
    
4. Profesjonalne archiwum zakładowe

• Zasób archiwum zakładowego
• Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
• Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
• Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
• Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
• Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów

5. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym

• Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
• Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą zewnętrzną brakującą dokumentacje. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
• Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowy wyłączające dalsze przetwarzanie danych osobowych
• Postępowanie w przypadku uszkodzenia/zniszczenia/zaginięcia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty a ochrona danych osobowych
• Procedura skontrum: kiedy należy ją przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej
• Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy
• Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze, obowiązki archiwisty zakładowego
• Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.

6. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją za pomocą systemów typu EZD

• Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci elektronicznej
• Pismo, dokument elektroniczny, rodzaje podpisów elektronicznych
• Akta sprawy w EZD, metryka sprawy w EZD

7. Zadania organizacji w zakresie przygotowania jednostki do wdrożenia systemu typu EZD. Wymogi techniczne i organizacyjne dla systemów typu EZD

• Wymagania techniczne: komputery - specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne, łącze internetowe, skanery, serwerownia a może chmura wirtualna, sprzęt peryferyjny
• Wymagania organizacyjne: przygotowanie nowych przepisów, opracowanie procedur obiegów dokumentacji, powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD, zarządzanie zmianą w jednostce

8. Etapy wdrożenia systemu EZD. Rola koordynatora czynności kancelaryjnych, nowe zadania archiwisty

• Rekomendowane etapy wdrożenia systemu, jak długo mają trwać
• Powołanie zespołu ds. wdrożenia systemu EZD
• Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych, jego rola w jednostce
• Działania dostosowawcze tj. instalowanie i zarządzanie wersją testową, szkolenia pracowników
• Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usług

9. Praca w systemie typu EZD. Rejestracja pism, spraw, korespondencji wychodzącej w platformie ePUAP oraz platformie eDoręczenia. Warsztaty prowadzone w oparciu o systemy EZD PUW oraz EZD RP

• Rejestrowanie korespondencji wpływającej – dokumentacja papierowa oraz dokumentacja elektroniczna (ePUAP, e-maile)
• Uzupełnienie metadanych przesyłek wpływających
• Tworzenie odwzorowań cyfrowych – obsługa aplikacji skanującej QuickScan
• Obsługa składów chronologicznych
• Obsługa korespondencji wychodzącej
• Tworzenie zestawień korespondencji wychodzącej
• Dodawanie kontaktów do bazy kontaktów
• Zakładanie spraw i gromadzenie dokumentacji akt spraw
• Zarządzanie sprawami – zmiany tytułu, terminu realizacji, dodawanie notatek, przerejestrowywanie spraw
• Tworzenie i edycja dokumentów w sprawie
• Przekazywanie dokumentów do akceptacji lub podpisu przełożonego
• Udostępnianie dokumentów do wiadomości lub w trybie zadania do realizacji – edycja lub wkład własny
• Zapraszanie do współdzielenia sprawy
• Obsługa wysyłek korespondencji (listowna, ePUAP, e-mail)
• Obsługa wyszukiwarki
• Obsługa spisu spraw
• Obsługa spisu pism niestanowiących akt sprawy
• Rozdzielanie korespondencji
• Akceptacja i podpisywanie pism

10. Archiwizacja spraw elektronicznych, ich brakowanie oraz przekazywanie do Archiwum Państwowego. Archiwizacja składów chronologicznych
     
11. Pytania uczestników, dyskusje, podsumowanie szkolenia

Ekspert z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP i EZD), prawa archiwalnego oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym w instytucjach państwowych, samorządowych i firmach prywatnych.

Absolwent studiów podyplomowych na kierunku: Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych. Były archiwista zakładowy z kilkunastoletnim doświadczeniem w administracji publicznej, kierował projektami archiwizacji dokumentacji.

W ramach własnej działalności współpracuje z klientami w zakresie usług EZD, usług archiwalnych, usług szkoleniowych i usług audytowych. Trener, którzy przeprowadził setki szkoleń i przeszkolił tysiące osób.