Zamykanie projektu unijnego w praktyce - końcowe rozliczanie projektu, kontrola, monitorowanie trwałości projektu

Pozyskanie dofinansowania stanowi dopiero preludium do sukcesu, jakim jest zrealizowanie projektu i jego zamknięcie.

Niewielu Beneficjentów rozpoczyna realizację z jasną wizją końca. Wiemy, co jest celem projektu, ale jak udokumentować jego osiągnięcie i z sukcesem obronić go przed kontrolą?

A co w przypadku, gdy szczytne cele okażą się niewykonalne w trakcie realizacji projektu? Jak zakończyć projekt bez strat w postaci konieczności zwrotu części lub całości dofinansowania?

Cel szkolenia:

Przygotowanie do prawidłowego zamykania projektów współfinansowanych ze środków unijnych i postępowania z dokumentacją projektową. 

Korzyści dla uczestników:

W efekcie udziału w szkoleniu uczestnicy i uczestniczki:

• poznają zasady prawidłowego zamykania projektów współfinansowanych ze środków unijnych i postępowania z dokumentacją projektową,
• zastanowią się, jak wykorzystać zapisy specustaw w zakresie rozliczenia projektu,
• przyjrzą się najczęstszym dylematom i nieprawidłowościom u innych Beneficjentów i ich konsekwencjom,
• zauważą, jakie uchybienia zostały popełnione w ich projektach i dowiedzą się, jak je naprawić.

Adresaci szkolenia:

• kierownicy i koordynatorzy projektów unijnych,
• specjaliści ds. funduszy unijnych,
• księgowi, kadrowi, prawnicy oraz audytorzy zaangażowani w końcową fazę realizacji projektów unijnych oraz opiekunowie projektów z instytucji zarządzających i pośredniczących współpracujący z beneficjentami podczas zamykania projektów w ministerstwach, urzędach, gminach, instytucjach kultury, uczelniach wyższych, jednostkach badawczych, przedsiębiorstwach,
• opiekunowie projektów w Instytucjach Zarządzających, Pośredniczących i Wdrażających.

Metody prowadzenia zajęć:

• prezentacja multimedialna prowadzona przez trenerkę,
• ćwiczenia indywidualne i w grupach,
• analizy przypadków, 
• dyskusja moderowana przez trenerkę.

Szkolenia realizujemy w formie online, hybrydowej lub stacjonarnej. Niezależnie od formy realizacji - zajęcia odbywają się w sposób interaktywny, z możliwością zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki. Nie nagrywamy szkoleń. Pomagamy w kwestiach technicznych.

1. Główne zobowiązania Beneficjenta w kontekście zamykania projektu współfinansowanego ze środków UE w latach 2014-2020:
    
   • Przegląd instrukcji i procedur dotyczących projektu – czy mamy wszystko?
   • Wymogi w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji.
   • „Papier na wszystko?” – czyli jakie dodatkowe dokumenty są niezbędne, aby ustrzec się przed zakwestionowaniem kwalifikowalności wydatków (wynagrodzenia, środki trwałe – zakup/amortyzacja, usługi obce, prace zlecone).
      
2. Weryfikacja dokumentacji merytorycznej pod kątem osiągnięcia założonych w projekcie wskaźników.

• Obowiązek osiągnięcia wskaźników produktu oraz rezultatu na poziomie określonym we wniosku o dofinansowanie.
• Sankcje z tytułu nieosiągnięcia wskaźników rezultatu.
• Czy specustawa funduszowa z 3 kwietnia 2020r. wprowadza taryfę ulgową dla projektów „dotkniętych” koronawirusem lub wojną w Ukrainie w aspekcie osiąganych wskaźników?
   

3. Główne dylematy w rozliczeniach - czy właściwie je rozwiązaliśmy?
    
   • Kwalifikowalność wydatków na wynagrodzenia (umowy o pracę i cywilno-prawne) oraz szczegółowe wymogi dotyczące dokumentowania tych wydatków.
   • Czy VAT na pewno jest i będzie kosztem kwalifikowanym – jak uniknąć ryzyka kwestionowania tego kosztu?
   • Rozliczenie dochodów i kar umownych w projekcie. 
   • Środki trwałe i obowiązki w zakresie odtworzenia i/lub wymiany dofinansowanej infrastruktury.
   • Rozliczanie amortyzacji w koszty kwalifikowane projektu – czy mamy wszystko co potrzebne, aby uznać ten koszt za kwalifikowalny.
      
4. Trwałość Projektu w rozumieniu art. 71 rozporządzenia 1303/2013:
    
   • Okoliczności powodujące naruszenie trwałości projektu i sankcje z tego tytułu.
   • Przegląd dokumentacji niezbędnej do zabezpieczenia trwałości projektu. 
      
5. Pozostałe dylematy - czy możemy spać spokojnie? 

• Weryfikacja podwójnego finansowania projektu.
• Kontrola sposobu prowadzenia działań promocyjnych.
• Kontrola sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją projektu.

6. Oszacowanie ryzyka ewentualnych sankcji.
    
7. Czyszczenie budżetu - czyli ostatnie zmiany do projektu:
    
   • Zestaw najczęstszych zmian w projektach.
   • Jakich zmian nie można wprowadzić.
   • Możliwości zmian wynikających z umowy o dofinansowanie.
   • Możliwości wynikające ze specustawy funduszowej z dnia 3 kwietnia 2020r. w zakresie zamykania projektów.
   • Możliwości zmian w umowach w z wykonawcami wynikające z Ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19.
      
8. Zamykanie projektu – raporty i sprawozdania merytoryczne:
    
   • Odbiór produktów i rezultatów.
   • Opracowanie niezbędnych rejestrów i raportów.
   • Powiadomienie interesariuszy o zamykaniu projektu.
      
9. Końcowy wiosek o płatność w systemie SL2014:
    
   • Termin złożenia Wniosku o płatność końcową w systemie SL2014.
   • Wykazywanie postępu rzeczowo-finansowego projektu w systemie SL2014 w projektach. 
   • Rozliczenie / zwrot środków / odsetek.
      
10. Kontrola na zakończenie projektu:
     
    • Kto i kiedy ma prawo nas kontrolować?
    • Jak się przygotować do kontroli?
    • Zasady BHP w postpowaniu z kontrolą.
    • Główne obszary zainteresowania kontroli – czyli na co kontrolujący zwracają szczególną uwagę - co znajdują u Beneficjentów.
       
11. Dyskusja i konsultacje z trenerką.

Ekspertka Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie funduszy unijnych, certyfikowana trenerka biznesu, z dyplomami (w tym MBA) czołowych szkół zarządzania w Polsce i we Francji. Jako ekspertka zewnętrzna ocenia wnioski o dofinansowanie w Instytucjach Pośredniczących i Zarządzających. Jest praktykiem, prowadząc szkolenia wykorzystuje swoją wiedzę i umiejętności zdobyte w ramach 20-letniego doświadczenia w realizacji projektów, wsparcia doradczego dla Beneficjentów, Instytucji Zarządzających i Pośredniczących w ramach EFRR, FS i EFS, a także audytów i kontroli projektów. Specjalizuje się w zarządzaniu projektami, koncentrując się na osiąganiu ich celów, realizacji zasad horyzontalnych i kwalifikowalności wydatków. Od 18 lat prowadzi szkolenia i doradztwo dla Beneficjentów i Instytucji zaangażowanych w fundusze unijne.

SZKOLENIE ONLINE:

Każdy uczestnik łączy się ze swojego miejsca pracy / zamieszkania. Wymagania: komputer / tablet z dostępem do Internetu, wyposażony w mikrofon, opcjonalnie słuchawki. Link dostępowy do szkolenia dostarczymy z wyprzedzeniem 1-dniowym.

SZKOLENIE STACJONARNE:

Miejsce szkolenia zlokalizowane w centrum Warszawy, czas dojazdu tramwajem z Dworca Centralnego - około 5 minut.

Na 4 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia skontaktujemy się z Państwem i przekażemy szczegółowe informacje na temat lokalizacji szkolenia.

1290,00 zł + 23% VAT = 1586,70 zł brutto

1290,00 zł + VAT zw = 1290,00 zł brutto - w przypadku, gdy udział w szkoleniu jest finansowany co najmniej w 70% ze środków publicznych.

Przy zgłoszeniu więcej niż 1 osoby - RABAT 5% dla każdego uczestnika.

SZKOLENIE ONLINE:

Cena obejmuje: udział w zajęciach dla 1 osoby, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia, zapewnienie platformy szkoleniowej i dostępu do szkolenia w czasie rzeczywistym, test połączenia, pomoc techniczną w razie potrzeby.

SZKOLENIE STACJONARNE:

Cena obejmuje: udział w zajęciach dla 1 osoby, materiały szkoleniowe, serwis kawowy, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.

Cena szkolenia nie obejmuje noclegu.