Czy KSeF jest obowiązkowy? Krajowy System e-Faktur – co powinieneś o nim wiedzieć
O Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest ostatnio głośno. Wszystko dlatego, że zbliża się termin, kiedy przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania faktur przez KSeF. Co powinieneś o nim wiedzieć, aby odpowiednio przygotować się do realizacji nowego obowiązku?
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur, zwany KSef, to platforma teleinformatyczna stworzona przez rząd. Wpisuje się ona w plan digitalizacji sektora publicznego.
Głównym celem KSeF jest usprawnienie procesu wystawiania i wymiany faktur VAT między przedsiębiorcami oraz między przedsiębiorcami a organami administracji skarbowej. Inicjatywa ta ma za zadanie ujednolicenie dokumentacji podatkowej i uszczelnienie systemu podatkowego.
Faktury ustrukturyzowane można wystawić poprzez bezpłatne narzędzia, które udostępnia Ministerstwo Finansów, a także przy użyciu programów komercyjnych. Dokument taki przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Czego dotyczą zmiany w zakresie faktur ustrukturyzowanych?
Zmiany obejmują prawie wszystkie wystawiane i otrzymywane faktury i dotyczyć mają m.in.:
- treści faktur, terminów ich wystawiania,
- korygowania dokumentów sprzedaży, w tym anulowania faktur,
- możliwości odliczania podatku naliczonego na ich podstawie,
- not korygujących, faktur VAT RR, duplikatów faktur,
- ujmowania faktur korygujących po stronie nabywcy, kas rejestrujących, faktur uproszczonych (paragonów z NIP).
Nowe przepisy dotyczyć będą również treści przelewów bankowych, sankcji, sytuacji awaryjnych, gdy nie ma możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych itp.
Doniosłość zmian w zakresie obligatoryjności faktur ustrukturyzowanych będzie miała wpływ na funkcjonowanie całej firmy: od działów księgowości, sprzedaży, przez działy logistyki, po działy zaopatrzenia, informatyków, jak i poszczególnych pracowników mających kontakt z fakturami zakupowymi.
Dla kogo KSeF jest obowiązkowy?
Podstawowym pytaniem, które zadają sobie przedsiębiorcy, jest: „Czy muszę korzystać z KSeF?”. Docelowo każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur. Stanie się to jednak dopiero 1 lipca 2024 r., ponieważ przyjęta przez Sejm ustawa wdrażająca KSeF przesunęła ten termin o pół roku (początkowo miało to być 1 stycznia 2024 r.).
Na stronie rządowej czytamy, że z KSeF korzystają:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Obecnie podmioty te mogą robić to dobrowolnie. Faktury pochodzące z KSeF funkcjonują teraz obok dotychczasowych form papierowych i elektronicznych. Okres od 1 stycznia 2022 do 30 czerwca 2024 r. traktowany jest jako przejściowy.
Zalety KSeF
Polska jest czwartym krajem Unii Europejskiej, który wprowadza faktury ustrukturyzowane. Choć przedsiębiorcy wiążą z tym pewne obawy, KSeF oznacza dla nich wiele zalet:
- Wdrożenie KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe.
- Jednolity standard e-faktury uprości dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. E-faktura to wygoda oraz łatwiejsze rozliczanie i księgowanie dzięki ustandaryzowanej strukturze dokumentu.
- Przyspieszenie obrotu, dzięki któremu faktura po chwili trafi do kontrahenta. Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty dla przedsiębiorcy.
- Brak konieczności przesyłania struktury JPK_FA do organów podatkowych.
- Podatnicy będą mieli w czasie rzeczywistym dostęp do informacji z faktur dla potrzeb zarządczych – w tym analityki – oraz w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności.
- Zwrot VAT w ciągu 40, a nie, jak dotychczas – 60 dni.
- Faktury nie zniszczą się ani nie zginą – przez 10 lat będą dostępne w bazie danych Ministerstwa Finansów.
Wady KseF
Każda nowość budzi wątpliwości i obawy. Przedsiębiorcy od lat przyzwyczajeni do większej dowolności, muszą dobrze przygotować się do dużej zmiany, jaką jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Z pewnością będzie wymagało to od nich zaangażowania, zdobycia nowej wiedzy i wdrożenia modyfikacji w funkcjonowaniu księgowości. Mimo, że przepisy wejdą w życie od lipca 2024 r., zakres zmian jest na tyle obszerny, że wdrożenie procedur w poszczególnych podmiotach może zająć nawet kilka miesięcy i powinno być poprzedzone szczegółowym zaznajomieniem się z przepisami.
To właśnie teraz, kiedy korzystanie z KSeF nie jest obligatoryjne, jest najlepszy moment na przetestowanie systemu, przeszkolenie pracowników i wdrożenie nowych procedur.
- Od 2022 roku masz możliwość sprawdzenia KSeF – skorzystaj z niej.
- Po wstępnym zapoznaniu się z nowym narzędziem prawdopodobnie będziesz miał szereg pytań i wątpliwości dotyczących jego funkcjonowania. Aby je rozwiać, przygotowaliśmy kompleksowe szkolenie z zakresu regulacji dotyczących KSeF.