Czym jest kontrola zarządcza, czyli cele i wyzwania w jednostkach sektora finansów publicznych
Jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania w sektorze publicznym jest kontrola zarządcza, która pełni funkcję systemu monitorowania i kierowania działaniami organizacji. Przeczytaj, czym jest kontrola zarządcza, jakie są jej cele, mierniki, a także jakie wyzwania mogą się pojawić w procesie jej implementacji.
Czym jest kontrola zarządcza
Jednostki sektora finansów publicznych funkcjonują, aby realizować postawione przed nimi cele i zadania. Kontrola zarządcza stanowi system zarządzania, który ma pomóc w realizacji tych celów.
System ten został opisany w ustawie o finansach publicznych. Zgodnie z nią kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych 
dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Kontrola zarządcza odbywa się poprzez cykl realizacji celów i zadań jednostki, na który składają się: planowanie, bieżące realizowanie zadań, monitorowanie. Cykl ten nie kończy się, a po etapie monitorowania następuje kolejny etap planowania na podstawie wyciągniętych wniosków.
Kontrola zarządcza – zbędne formalności czy praktyczny system
Innymi słowy, kontrola zarządcza to systematyczny proces, który ma za zadanie monitorowanie i ocenę efektywności działań organizacji publicznej w osiąganiu założonych celów. Choć bywa postrzegany jako zbędne formalności, jest to tak naprawdę kluczowy element zarządzania, pomagający zidentyfikować ewentualne nieprawidłowości, dostosować bieżące działania do założonych planów, a także poprawić efektywność procesów.
Kontrola zarządcza nie jest określonym z góry, stałym systemem działań. Jej elementy są elastyczne, mogą ewaluować w czasie, dostosowując się do zmiennych warunków i potrzeb konkretnej jednostki. Kluczowe dla jej poprawnego wdrożenia jest również zrozumienie, że nie jest to system nowych, odgórnie narzuconych i nieprzystających do rzeczywistości działań. Jej istotą jest raczej wykorzystanie i ewentualne doskonalenie tych konstrukcji, które na poziomie funkcjonowania struktur JST już istnieją.
Cele kontroli zarządczej
Jak czytamy w ustawie o finansach publicznych, celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
- skuteczności i efektywności działania;
- wiarygodności sprawozdań;
- ochrony zasobów;
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
- efektywności i skuteczności przepływu informacji;
- zarządzania ryzykiem.
Poprawnie realizowana kontrola zarządcza jest więc gwarancją, że poszczególne działania organizacji są zgodne z założonymi celami strategicznymi, co przekłada się na skuteczność realizacji misji instytucji publicznej. Umożliwia także optymalne wykorzystanie zasobów, takich jak ludzie, finanse czy technologia, co jest kluczowe w kontekście ograniczonych środków publicznych.
Kontrola zarządcza pomaga również wychwycić potencjalne nieprawidłowości na wczesnym etapie, co ułatwia ich naprawę i minimalizuje ryzyko szkód dla organizacji. Umożliwia także identyfikację obszarów wymagających optymalizacji, co prowadzi do lepszej efektywności funkcjonowania jednostki.
Mierniki w kontroli zarządczej
Aby cele te mogły być realizowane, konieczne jest określenie konkretnych mierników, które wykażą, czy i w jakim stopniu jednostka osiąga swoje założenia. Umożliwiają one dokładne monitorowanie postępów i efektywności działań, dlatego ich poprawne skonstruowanie jest kluczowe w całym procesie kontroli zarządczej.
Przykładowe mierniki w kontroli zarządczej mogą obejmować:
- wskaźniki finansowe: oceniające zdolności organizacji do efektywnego zarządzania środkami finansowymi,
- wskaźniki efektywności operacyjnej: mierzące efektywność procesów operacyjnych instytucji,
- wskaźniki zadowolenia klientów: określające poziom satysfakcji beneficjentów usług publicznych,
- wskaźniki wydajności personelu: oceniające efektywność i zaangażowanie pracowników,
- wskaźniki realizacji planów, np. liczba zrealizowanych wydarzeń kulturalnych.
Wyzwania w kontroli zarządczej JST
Największym wyzwaniem dla jednostek samorządu terytorialnego w związku z kontrolą zarządczą jest brak jednolitych standardów. Instytucje publiczne różnią się pod względem struktury i celów, co utrudnia stworzenie uniwersalnych zasad i wskaźników dostosowanych do wszystkich przypadków. Każda organizacja powinna we własnym zakresie stworzyć indywidualny system kontroli zarządczej dopasowany do własnych warunków.
Jest to tym trudniejsze, im większa i bardziej rozbudowana jest dana jednostka. W dużych organizacjach publicznych procesy są często złożone, co sprawia, że identyfikacja i monitorowanie kluczowych obszarów staje się wyzwaniem. Problem ten nabiera jeszcze większego znaczenia w kontekście ograniczonych zasobów. Brak funduszy, a tym samym odpowiednio przeszkolonego personelu, może utrudnić wdrożenie skutecznego systemu kontroli zarządczej.
Mimo tych trudności instytucje publiczne powinny stale doskonalić swoje podejście do kontroli zarządczej, dostosowując procedury do specyfiki swojej działalności i otoczenia. Skuteczna kontrola zarządcza jest kluczowym elementem zapewniającym efektywne i zrównoważone funkcjonowanie instytucji publicznych, co w konsekwencji przekłada się na korzyści dla społeczeństwa jako całości.
Aby poprawnie i efektywnie wdrożyć system kontroli zarządczej w jednostce, niezbędna jest odpowiednia edukacja, w tym szkolenia specjalistyczne. Zachęcamy do udziału w szkoleniu:
Jest ono spojrzeniem od strony praktycznej na kontrolę zarządczą i zarządzanie ryzykiem w jednostkach sektora finansów publicznych. Poza kompleksowym przedstawieniem zagadnień związanych z powyższą tematyką ukazuje ono sens oraz korzyści płynące z racjonalnego wdrożenia kontroli zarządczej. Stanowi także inspirację do szukania rozwiązań odpowiednich dla organizacji oraz zachęca do ich wdrażania.
